Los 7 mejores programas para hacer horarios de trabajo y turnos rotativos

Una correcta organización de horarios de trabajo y turnos rotativos es fundamental para el correcto desempeño en una empresa. Con un programa para hacer horarios aumentaremos la productividad en la organización. También la satisfacción de los empleados, que percibirán que la empresa atiende sus necesidades respecto a cambios de turno con agilidad, sin que la actividad diaria se resienta. 

A continuación analizamos los mejores programas para hacer horarios de trabajo y turnos rotativos, así como beneficios y consejos para su implantación.

¿Qué es la gestión de horarios?

La gestión de horarios es el proceso que mide, organiza y coordina el tiempo que dedican al trabajo los empleados de una empresa.

Una correcta gestión de horarios contará con tecnología capaz de medir el tiempo de trabajo activo de los empleados. Esta será la base de datos de la que nacerá el posterior análisis para optimizar los tiempos de trabajo, coordinar turnos y asignar tareas.

Siempre con el objetivo de equilibrar cargas de trabajo, aportar eficiencia a los procesos y facilitar un mejor desempeño de los empleados.  

El aumento del teletrabajo y la flexibilidad horaria que reclaman los empleados ha elevado la importancia de una correcta gestión de horarios en las organizaciones.

¿Qué son los turnos rotativos?

Los turnos rotativos son jornadas laborales que se organizan con diferentes horarios de entrada y salida en un determinado periodo de tiempo. Por ejemplo, un empleado puede tener turnos rotativos durante una misma semana.

Día de la semana	Hora de entrada	Hora de salida
Lunes	8:00	15:00
Martes	15:00	22:00
Miércoles	3:00	10:00
Jueves	8:00	15:00
Viernes	15:00	22:00

Importancia de la gestión de horarios y turnos rotativos

Los turnos rotativos son una dificultad añadida a la ya de por sí difícil gestión de horarios. Especialmente en grandes organizaciones. 

El caso que mejor ejemplifica la importancia de una correcta gestión de horarios cuando hay turnos rotativos es un Hospital. 

Este tipo de instalaciones deben contar siempre con una gestión de horarios perfecta, dado que existen posiciones que tienen que estar siempre cubiertas por diferentes personas en diversos horarios. Siendo importante coordinar las entradas y salidas de todos los profesionales, dado que es necesario una comunicación y reporte constante entre ambas partes para el correcto desempeño de las tareas a realizar.

¿Cómo gestionar los horarios y turnos de trabajo de tu empresa?

Para una organización adecuada hay que utilizar programas para hacer horarios de trabajo y gestión de turnos. A las dificultades descritas se añaden otras cuestiones, como vacaciones, ausencias imprevistas, solicitudes de cambio de turno, o intercambios de turno entre profesionales que se han puesto de acuerdo para modificar su planificación.

La tecnología es un excelente aliado para facilitar este tipo de trámites y gestiones organizativas. 

En primer lugar, permiten un importante ahorro de tiempo, al facilitar de forma sencilla y visual la organización de la plantilla. En segundo lugar, minimizan los errores que pueden cometerse cuando se organizan horarios de forma manual mediante hojas de cálculo, por ejemplo.

¿Qué son los programas de gestión de horarios y turnos?

Un programa de gestión de horarios y turnos es una herramienta que permite coordinar las jornadas laborales de los empleados de forma ágil, sencilla y minimizando errores. 

Se trata de plataformas en la nube que permiten a los empleados conocer cuáles son sus próximos turnos de trabajo. También solicitar ausencias, cambios de turno o cualquier otra gestión relacionada con su tiempo efectivo de trabajo. 

En ellas se puede, además, realizar un seguimiento de la jornada laboral, mediante sistemas de registro de jornada. Algo importante si tenemos en cuenta que todas las empresas están obligadas por Ley a llevar este registro de jornada con todos sus empleados. 

La empresa, por su parte, va a agilizar enormemente la organización de los diferentes turnos y horarios. Las solicitudes de cambio, vacaciones o peticiones de cualquier tipo quedan centralizadas en un mismo programa. De este modo, el encargado de coordinar estas cuestiones no tiene que responder vía whatsapp, email, etc. al interesado en una solicitud, pues todo se realiza desde el propio programa. 

Beneficios de los programas de gestión de horarios y turnos

La constante evolución de los programas para hacer horarios de trabajo y gestión de turnos está incrementando paulatinamente las ventajas que aportan tanto a las empresas como a los trabajadores. 

Beneficios para las empresas

• Ahorro de tiempo en la organización de cuadrantes.
• Agilidad a la hora de añadir nuevos empleados.
• Facilidad para realizar cambios en los turnos.
• Automatización de procesos de poco valor añadido (por ejemplo, se puede configurar que cuando dos empleados pacten un intercambio el sistema notifique al supervisor, para que dé el ok. Y, automáticamente, se actualicen las planillas de ambas partes.
• Se minimizan errores derivados de actualizaciones manuales. 
• Registro de jornada conforme a la Ley.
• Rapidez a la hora de consultar cualquier tipo de ausencia, cambios, etc. 
• Ágil obtención de datos estadísticos para el análisis de parámetros relacionados con la productividad o la eficiencia de ciertos procesos. 
• Fácil recopilación de horas extra u otros eventos extraordinarios, que podrán ser rápidamente incorporados a nóminas, por ejemplo.
• Implementación fácil. Se trata, mayoritariamente, de soluciones en la nube que no requieren de instalación, son intuitivas y no exigen de una gran implicación por parte del equipo de IT.

Beneficios para los empleados

• Fácil y ágil consulta respecto a cualquier dato relacionado con las horas realizadas en un determinado periodo de tiempo. 
• Rapidez a la hora de solicitar cambios de turno. 
• Velocidad a la hora de recibir respuesta de los cambios propuestos. 
• Registro de jornada intuitivo. 
• Información y trámites accesibles desde cualquier lugar y dispositivo.

Los 7 mejores programas de gestión de horarios y turnos rotativos

A continuación encontrarás los mejores programas de gestión de horarios y turnos rotativos, después de haber analizado las diferentes opciones disponibles en el mercado. Encontrarás sus principales características, las razones que le han llevado hasta este ranking y los precios y planes para su contratación:

• Holded
• Timecamp
• Workday
• Aturnos
• Papershift
• Gesturn
• Express Schedule

Holded

Principales características de Holded

Uno de los rasgos distintivos es la facilidad de uso, por parte de empresa y empleados, de la funcionalidad de registro horario conforme a la Ley, que incluye horario de entrada y de salida, de forma diaria. Además destaca por:

• Su portal del empleado.
• Opciones para solicitar y aprobar ausencias y vacaciones.
• Calendario laboral por Comunidades Autónomas.
• Integración de horarios con la gestión de proyectos, para conocer tiempos de desempeño en cada tarea, rentabilidad de los proyectos, etc.
• Sección de documentos.
• Sección de nóminas.

Planes

El módulo de Equipo que incluye estas funcionalidades tiene un coste de 4,5€/mes por cada empleado de alta en el sistema.

¿Por qué elegir el programa de gestión de Holded?

El alta en la plataforma de cada empleado se realiza de forma rápida e intuitiva. Se pueden realizar aprobaciones masivas de horarios de trabajo en un sólo clic, agilizando el proceso de revisión y aprobación de registro de jornada. 

Combinado con otras funciones de la plataforma permite coordinar proyectos, asignar tareas y analizar los niveles de eficiencia y tiempo dedicados a cada cuestión. Convirtiéndose en una herramienta que va más allá de la gestión de turnos y horarios, donde ya es de por sí potente. 

Timecamp

Planes

Cuenta con cuatro planes, el primero de ellos gratuito aunque muy limitado en cuanto a funcionalidades:

• Gratis: 0$
• Básico: 7$ usuario/mes 
• Pro: 10$ usuario/mes
• Enterprise: Personalizado

Ventajas

Su versión Pro es muy completa y permite realizar estimaciones sobre el coste laboral en relación a horas de trabajo invertidas en proyectos. 

Es, además, una de las herramientas más intuitivas, que puedes descubrir y utilizar de forma gratuita para familiarizarte con ella. Bien es cierto que las opciones más potentes no estarán disponibles en la versión gratuita.

Consideraciones

Las opciones más interesantes y que realmente marcan la diferencia solo están disponibles a partir de la versión Pro.

Workday

Planes

El precio es personalizado en función del tipo de proyecto, programación y funcionalidades necesarias. 

Ventajas

Es una herramienta muy potente, que va más allá de la simple gestión de horarios y turnos de trabajo. Cuenta con infinidad de funcionalidades que ayudan a la empresa a mejorar su productividad, eficiencia, gestión de clientes…

Consideraciones

Si lo que necesitas es un software para la gestión de horarios y turnos de trabajo Workday te quedará grande. Es muy potente, pero está diseñado para grandes empresas. 

Para conocer con exactitud el coste tendrás que recibir una auditoría personalizada, en función de tus necesidades concretas. 

Aturnos

Planes

Cuenta con dos modalidades: standard y enterprise. La segunda incluye funcionalidades avanzadas de automatización, o control legal avanzado, entre otras. 

• Standard: 1€/mes por empleado, si se abona todo el año.
• Enterprise: 2€/mes por empleado, si se abona un año completo.

Ventajas

Es una de las más veteranas y de las más completas. Específicamente diseñada para la gestión de turnos de trabajo es la que más personalizaciones ofrece en este sentido. Es una muy buena alternativa para empresas que únicamente estén buscando una fórmula para organizar turnos de trabajo que impliquen varios empleados y organización y seguimiento constante de horarios.

Consideraciones

Si necesitas añadir funcionalidades más allá de la gestión de turnos la plataforma es más limitada. Es de las mejores alternativas para esa funcionalidad. Pero no ofrece módulos de CRM, contabilidad u otras opciones relacionadas con la gestión de una empresa de forma nativa.

Papershift

Planes

Precio personalizado en función de las necesidades de cada empresa.

Ventajas

Otra buena alternativa si lo que necesitamos es ceñirnos a la gestión de horarios y turnos. En este sentido incluye muy buenas funcionalidades, siendo una plataforma que destaca por su agilidad y sencillez.

Consideraciones

Tienes que contactar para que analicen tus circunstancias y recibir un presupuesto personalizado. Esto dificulta la decisión, aunque puedes probar cómo es la plataforma gratis durante siete días. 

Si necesitas una gestión activa de turnos tendrás que elegir el plan Premium o Professional, siempre pasando previamente por la mencionada auditoría para recibir precio exacto.

Gesturn

Planes

Es un software gratuito que puedes instalar y usar en tu ordenador de inmediato.

Ventajas

Su principal ventaja es que es gratuito. Por otro lado, se trata de software que se instala en local, lo que en función de tus servidores y niveles de seguridad puede ser mejor que los datos en la nube de terceros, como ocurre con otras plataformas.

Consideraciones

Aunque es gratuito, tiene limitaciones en cuanto a usabilidad. Resulta menos intuitivo y, sobre todo, menos visual, dificultando la ejecución de ciertas tareas con la agilidad que sí ofrecen otras plataformas. 

Requiere de instalación local, lo que también exige en consecuencia del espacio y recursos suficientes para su utilización.

Express Schedule

Planes

Aunque requiere de la instalación de software ofrece dos tipos de planes. El básico limita su utilización a tres empresas y 50 empleados. Si necesitas más capacidad tendrás que pasar al plan Plus. Esta es la única diferencia. Las funcionalidades son las mismas en ambos casos. 

• Plan Básico: 50$ 
• Plan Plus: 60$

Ventajas

Dentro de los software que requieren instalación es el más intuitivo. Permite duplicar turnos y calendarios con sencillez y crear planillas de trabajo bajo interfaz drag and drop.

Consideraciones

Muy útil para crear cuadrantes de turnos y calendarios de cualquier periodicidad para el trabajo. Sin embargo no permite registro horario u otras funcionalidades muy relacionadas que sí están incorporadas en otros programas de este tipo. 

No tiene página en español, ni manuales de ayuda en este idioma.

¿Cómo elegir el software de gestión de horarios adecuado para tu empresa?

Lo más importante es medir con exactitud las funcionalidades que necesita tu empresa. Si no lo haces así pueden darse dos escenarios:

• Que estés pagando más de lo que necesitas.
• Que tengas que cambiar de software al poco tiempo porque no cumple con tus expectativas, con la pérdida de tiempo e implementación de nuevos procesos que esto requiere. No solo para ti, sino para todos los empleados.

En segundo lugar, existen características que vas a necesitar sí o sí a la hora de gestionar horarios y turnos de trabajo. Cuestiones que no pueden faltar en la plataforma que finalmente elijas:

1. Usabilidad. Que sea fácil e intuitiva tiene dos grandes beneficios:
   1. Ahorro de tiempo a la hora de realizar trámites y gestiones. 
   2. Ahorro de tiempo en cuanto a formación, que será mucho más sencilla con una plataforma fácil de utilizar. 
2. Registro horario. En España todas las empresas, sean del tamaño que sean, deben llevar el registro horario de la jornada. Si el programa no lo incluye, y no tienes alternativa, te expones a sanciones.
3. Rápida consulta y extracción de datos. No sólo para la gestión de los horarios en sí, sino porque la mencionada normativa exige disponer de esos datos de forma inmediata a disposición de los trabajadores o para posibles inspecciones por parte de la Seguridad Social
4. Integración con otras funcionalidades. Aunque la gestión del horario y los turnos sea el objetivo principal, es importante aprovechar la implantación de un nuevo programa para ampliar las mejoras. Algunas plataformas incluyen la posiblidad de imputar horas a proyectos y tareas, ayudando a realizar evaluaciones de desempeño justas entre tus trabajadores. También es útil a la hora de valorar la rentabilidad de esas mismas tareas y proyectos. 
5. Fácil implementación. Que no requiera de grandes esfuerzos por parte del departamento IT para activar la solución contratada cuanto antes.
6. Precio. 

Tabla comparativa de los mejores programas de gestión de horarios y turnos

Programa	Usabilidad	Registro Horario	Datos	Integraciones	Implementación	Precio
Holded	9	Sí	8	10	10	8
Timecamp	9	Sí	9	9	9	8
Workday	9	Según plan	9	10	10	6
Aturnos	8	Sí	8	9	10	8
Papershift	7	Según plan	7	7	8	6
Gesturn	3	No	5	0	5	10
Express Schedule	5	No	6	1	5	9

Conclusión

Teniendo en cuenta los parámetros anteriores, el mejor programa para hacer horarios de trabajo y turnos rotativos sería Holded. Además de permitir la organización de esta cuestión de forma fácil e intuitiva cumple con la normativa en relación con el registro de jornada. 

Cuenta con facilidad de acceso a datos y una experiencia de uso sencilla tanto desde el punto de vista de la empresa como del empleado, que contará con su propio portal para realizar peticiones de vacaciones, ver sus nóminas y otras gestiones. 

Además, se pueden organizar planillas de trabajo ligadas a proyectos, lo que potencia aún más la implantación de un sistema que se encuentra entre los más fáciles de implementar entre todos los analizados. Pasando a ser mucho más que un programa de gestión de Recursos Humanos.

Preguntas frecuentes sobre los software de gestión de clientes