Uno de los secretos del éxito de una empresa es mantener un riguroso control. ¿De qué? De todo. En ese sentido, los inventarios juegan un papel esencial. ¿Porqué? Porque un inventario o stock es un registro detallado de todos los productos, bienes y mercancías que hay en el almacén de una empresa, ya sea para vender o para ser utilizados en el proceso de producción. Es decir, que un inventario nos indica qué productos tenemos en un momento determinado y su valor.
El truco para no volvernos locos al hacer inventario es utilizar las herramientas adecuadas. Y, aunque hay programas específicos que resultan extremadamente útiles, podemos empezar con una sencilla plantilla de inventario de Word, como las que encontrarás en este artículo. Pero vayamos paso a paso..
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Empieza gratis hoy¿Qué es un formulario o lista de inventario?
Un formulario o lista de inventario es un documento que recopila de manera detallada todos los productos y artículos que posee una empresa en su almacén para venta o uso interno. Esta lista se utiliza para realizar un seguimiento de cada mercancía, por lo que incluye información específica, como el nombre del producto, precio de compra y venta o cantidad en stock, entre otros datos importantes.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar listas y formularios de inventarios en tu empresa?
Las listas de inventarios permiten tener un control exhaustivo sobre el stock y sirven para que la empresa conozca la fluctuación de sus productos. De esta forma, pueden tomar decisiones estratégicas más acertadas en cuanto a los proveedores y las existencias que deben mantenerse para cubrir la demanda de los clientes. Por otro lado, los formularios de inventarios también ayudan a detectar posibles robos, mermas o excedentes de productos que pueden implicar un mayor gasto de almacenaje.
En resumen, un inventario actualizado y ordenado es una herramienta muy útil y necesaria para optimizar recursos, mejorar la rentabilidad, evitar roturas de stock y garantizar la satisfacción de los clientes. Como suele decirse, sin inventario no hay negocio, así que no conviene subestimar su importancia.
¿Cómo crear una lista o formulario de inventario para tu empresa en Word?
Lo primero que tienes que tener claro antes de empezar a crear tu lista de inventario es que el proceso es crucial, pero laborioso y tedioso, especialmente si no cuentas con un programa específico. No obstante, si estás dando tus primeros pasos en el apasionante mundo empresarial o aún no cuentas con recursos, puedes comenzar tu andadura con una plantilla de inventario hecha en Word.
Ahora sí que toca preguntarse cómo hacer un inventario en un documento de Word. Te hará falta una plantilla, que puedes crear tú mismo o descargar una de las tres que encontrarás un poco más adelante. Luego deberás seguir estos pasos.
- Identificar todo tu stock.
- Asignar códigos a cada producto.
- Rellenar la casilla de la descripción de cada artículo.
- Elegir un método de valoración de inventarios (ABC, PEPS, UEPS, cíclico).
- Registrar todos los movimientos.
- Programar revisiones periódicas que, al ser manuales, deberían ser diarias o muy frecuentes.
¿Qué información deben contener estas listas o formularios?
En general, todos los formularios deben incluir la misma información esencial, aunque el contenido puede variar ligeramente según los tipos de inventarios que utilices: de materias primas, de productos terminados, de artículos en proceso de fabricación, perpetuos, periódicos, intermitentes, de suministros de fábrica, de reserva… En cuanto a los datos en sí que deben contener las listas de inventarios son:
- Descripción detallada del producto, incluyendo nombre, modelo, marca, color, tamaño…
- Cantidad o unidades en stock.
- Precio de compra y de venta.
- Valor total de los productos en stock.
- Fecha del registro.
- Ubicación o lugar de almacenamiento.
¿Cómo usar plantillas de Word para optimizar la gestión el inventario?
La gran ventaja de utilizar plantillas de Word para hacer el control de stock del inventario es que solo tienes que abrir el archivo e introducir los datos actualizados. El proceso es sumamente simple y no tiene ningún misterio, especialmente si decides descargar una plantilla prediseñada.
Eso sí, es muy importante revisar que la información sea correcta, porque, como todo se escribe a mano, es probable que se comentan errores. Por lo demás, te hará falta seguir un sistema metódico, paciencia y horas, muchas horas.
Top 3 plantillas de formularios y gestión de inventarios
A continuación, encontrarás tres plantillas de Word para gestionar tus inventarios de manera relativamente sencilla y totalmente gratis. Recuerda que las podrás personalizar como tú quieras. Las plantillas de formularios de inventarios que puedes descargar son las siguientes:
- Plantilla de lista de inventario
- Plantilla de formulario para solicitud o entrada de inventario
- Plantilla de seguimiento de inventario
1. Plantilla de lista de inventario
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de lista de inventario es una opción sencilla con un diseño minimalista que se utiliza para realizar un control del stock a nivel básico. Se trata de una buena opción para negocios pequeños, puesto que permite analizar de un simple vistazo si hace falta pedir nuevos productos y mantener una cantidad regulada de los mismos. No obstante, requiere actualización manual diaria.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Para rellenar esta plantilla, lo primero es tocar el botón azul con el texto Utilizar plantilla. Luego se abrirá un Documento de Google que puedes descargar en varios formatos siguiendo esta ruta: Archivo > Descargar. Ahora ya podrás empezar a trabajar en tu propia plantilla en modo local o subirla a una carpeta de Google Drive para compartirla con tu equipo.
Se trata de una plantilla simplificada compuesta por las siguientes casillas: número del artículo, fabricante, nombre, descripción, coste por unidad, cantidad en stock, precio del inventario, solicitud de más productos, cantidad a reponer y días estimados para el re-stock. Obviamente, necesitarás escribir todos estos datos a mano.
2. Plantilla de formulario para solicitud o entrada de inventario
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de formulario para solicitud o entrada de inventario se utiliza, como indica su nombre, para pedir nuevos productos o para registrar la entrada de nuevos artículos. Consta de tres apartados: una tabla para indicar quién ha pedido los productos, otra con las fechas (del pedido, de la aprobación y de la recepción) y una tercera con la lista de los artículos solicitados, incluyendo descripción, cantidad y precio.
¿Cómo llenar esta plantilla?
El primer paso es descargar la plantilla, tal y como hemos visto en el caso anterior. Cumplimentar las casillas es bastante fácil, ya que solo hay que indicar los datos del pedido. Ahora bien, te hará falta una calculadora para sumar el coste total de los productos solicitados por el departamento correspondiente.
3. Plantilla de seguimiento de inventario
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de seguimiento de inventario es la más completa de las tres y contiene información detallada relativa a stock, proveedores, fecha de operaciones, presupuesto, movimientos, lista de productos, precios… Al mismo tiempo, incluye apartados para añadir la información de ventas y cobros. Como es de suponer, mantener al día esta plantilla requiere más tiempo y trabajo… que puede dar sus frutos o no.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Tras descargar la plantilla siguiendo los pasos indicados en el primer apartado, hay que disponer de las órdenes de compra, facturas y presupuestos para llenar las casillas. Recuerda que este documento tiene tres hojas con diversas tablas.
Ventajas y desventajas de utilizar plantillas de Word para la gestión de inventarios
En cuanto a las ventajas que tiene utilizar plantillas de Word para realizar la gestión de inventarios, podemos destacar las siguientes:
- Las plantillas de Word se pueden personalizar por completo, incluyendo casillas, colores e información relevante.
- Tanto si diseñas tus propias plantillas como si decides descargar las plantillas de inventario de Word de Holded, podrás utilizarlas completamente gratis, con el consiguiente ahorro económico que supone frente a alternativas de pago.
- No hace falta conexión a internet para acceder a la plantilla una vez descargada.
- Se comparten de manera sencilla y se pueden abrir en la gran mayoría de dispositivos.
En el otro extremo de la balanza encontramos las desventajas, que no son pocas. Los principales inconvenientes que plantean las plantillas de Word a la hora de hacer control de inventario son las siguientes:
- Hay que introducir todos los datos manualmente y no se puede automatizar nada de nada.
- No cuentan con integraciones ni con conexiones a los puntos de venta.
- Es más probable que se comentan errores humanos.
- La actualización de los datos en tiempo real queda descartada.
También puedes optar por hacer un inventario en Excel. Si configuras las fórmulas adecuadamente, la actualización de los datos se automatiza ligeramente. De todas formas, sigue sin ser la solución perfecta, ya que la mejor opción es recurrir a un programa de gestión de inventarios o a un software que esté equipado con una herramienta específica creada a tal efecto.
¿Existe una alternativa para llevar la gestión del almacén e inventarios?
En conclusión: sí, puedes llevar la gestión del almacén y de los inventarios en una plantilla de Word. Pero también puedes ir de Madrid a Ávila en bici y seguro que prefieres ahorrar tiempo, energía y esfuerzo viajando en tren o en coche. Pues lo mismo ocurre con los inventarios.
Aunque puedes descargar nuestras plantillas gratuitas de Word para controlar el stock de tu negocio, es mucho más cómodo, eficiente y práctico llevar la gestión del inventario con Holded, una plataforma online que unifica y automatiza todos los procesos en un único lugar.
Aparte de controlar tu inventario en tiempo real gracias a su conexión con los puntos de venta, con Holded también podrás llevar tu facturación, automatizar hasta un 95% de tu contabilidad, organizar tu equipo y administrar los proyectos. Además, este software en la nube está disponible en cualquier tipo de dispositivo y está equipado con ERP, CRM, TPV y un montón de herramientas e integraciones. Si quieres llevar la gestión del inventario de tu empresa al siguiente nivel, Holded es justo el programa que necesitas.
Preguntas frecuentes
¿Es posible llevar la gestión de inventarios en Excel?
Sí, es posible llevar la gestión de tu inventario en hojas de Excel. Sin embargo, como hemos señalado a lo largo del presente artículo, hacer un inventario es un proceso complejo y arduo, sobre todo si no cuentas con las herramientas adecuadas. Es decir, un programa de gestión de inventarios o un software que contenga una herramienta especializada.
En otras palabras, puedes controlar tu inventario con Excel o incluso con Word, pero ya que te vas a arremangar para meterte en faena hasta los codos, ¿no es mejor ahorrar tiempo, trabajo y esfuerzo utilizando un programa preparado específicamente para ello? Con la funcionalidad de gestión de inventarios del software en la nube de Holded podrás monitorizar tu stock en tiempo real, controlar su evolución, crear pedidos de fabricación de manera eficiente, administrar tus existencias y mucho más. Y todo ello de manera automática, sin necesidad de introducir los datos uno a uno.
¿Qué plantillas de Excel se podrían usar para dicha gestión?
Si quieres probar suerte, en Holded te ofrecemos completamente gratis varias plantillas de inventarios en Excel. Solo tienes que descargar la plantilla que más te guste y rellenar las casillas con los datos de tu negocio. Además, las puedes personalizar como prefieras.
