Plan de operaciones: ¿Qué es y cómo elaborarlo?

Un plan de operaciones sirve para organizar la fabricación de un producto o el lanzamiento de un servicio. Se trata de un documento que incluye elementos clave para ese fin, como la capacidad de producción del bien o servicio, los costes que conlleva o los recursos que serán necesarios para culminar el proceso de la forma más eficiente posible.

Existen diferentes tipos y se pueden elaborar planes de operaciones muy completos y efectivos si se siguen una serie de pasos.

¿Qué es un plan de operaciones?

Un plan de operaciones es un documento que incluye las cuestiones técnicas y de organización necesarias para la fabricación de los productos o prestación de servicios que la empresa va a comercializar.

Tipos de plan de operaciones

Existen diferentes tipos de planes de operaciones en función de su nivel de detalle:

• Plan de operaciones general. En ellos se realiza un resumen de las operativas necesarias para la fabricación de productos o prestación de servicios. 
• Plan de operaciones de compras. Pone el foco en la necesidad y coste de adquirir materias primas para la fabricación. O bien de herramientas, maquinaria o equipos necesarios para ese mismo proceso de fabricación o para la prestación de un determinado servicio.
• Plan de operaciones de formación. En ocasiones, las operaciones que se desean llevar a cabo no requieren invertir en enseres o materias primas. Sino que es necesario iniciar un itinerario de formación a los empleados para que sean capaces de implementar una nueva línea de negocio, nuevo proceso, etc. En estos casos es necesario establecer en un plan de operaciones cuáles serán las nuevas habilidades necesarias, cuántos trabajadores tendrán que formarse y el coste y tiempo estimado para esa formación. 
• Plan de operaciones de contratación. Bien para abrir procesos de selección de nuevos profesionales, o bien para la contratación o arrendamiento de ciertos servicios de asesoría, leasing, etc., que puedan ser necesarios para la operativa objetivo.

Podría darse el caso de incluir varias de estas cuestiones en un mismo plan de operaciones.

¿Qué debe contener un plan de operaciones?

Un buen plan de operaciones debe informar de los siguientes aspectos de la forma más clara posible:

• Producto o servicio que se comercializará. Una breve explicación de los bienes o servicios que se van a facilitar, así como el público objetivo al que se dirigen. 
• ¿Qué se necesita para lanzarlo al mercado? En este apartado, la empresa debe detallar todos los procesos que intervendrán en el lanzamiento del producto al mercado a nivel logístico. 
• Procesos de fabricación o prestación del servicio. Se trata de describir todos los procesos que intervendrán en la producción en sí. Incluyendo información sobre el tiempo necesario, número de unidades que se podrán generar y cada cuánto tiempo, controles de calidad, etc. 
• Gestión de stock. En los pasos anteriores habremos descrito una serie de necesidades para que el proceso logístico y de fabricación pueda llevarse a cabo. En este punto se detallarán las gestiones a realizar para un correcto aprovisionamiento. Tanto de materias primas como de licencias de programas u otras cuestiones necesarias para fabricar un producto o prestar un servicio. Un programas de gestión de inventarios puede ser especialmente útil para optimizar esta parte del proceso.

¿Por qué es importante aplicar un plan de operaciones?

El plan de operaciones es fundamental porque nos permite limitar el número de errores durante los procesos de conceptualización, fabricación y lanzamiento de una línea de negocio, producto o servicio.

En cualquiera de ellos interviene un buen número de procesos que es necesario coordinar de forma adecuada para que no se generen sobrecostes derivados de una mala fabricación, un mal lanzamiento o una inadecuada optimización de los recursos de la empresa. 

Las corporaciones deben apostar por la digitalización si quieren cumplir realmente estos objetivos. El uso de un programa de gestión para empresas o un ERP es especialmente útil para:

• Automatizar tareas.
• Ahorrar tiempo.
• Ahorrar, en consecuencia, costes.
• Aportar eficiencia a los procesos. 
• Disponer de más datos e información que ayudarán en la toma de decisiones.

Si te preguntas qué es un ERP, sus siglas significan ‘Enterprise Resource Planning’, que traducido al español sería “sistema de planificación de recursos empresariales”. Este sistema permite coordinar de forma centralizada gestiones de la empresa que involucran a varios departamentos, como contabilidad, finanzas, marketing, ventas…

Facilita la interacción de todos ellos, agilizando procesos y permitiendo obtener más datos sobre el negocio. Lo que, al mismo tiempo, permite afrontar mejoras en los aspectos adecuados con datos fiables y actualizados.

¿Cuáles son los beneficios de aplicar un plan de operaciones?

Los principales beneficios que obtiene la empresa al aplicar un plan de operaciones son:

• Ahorro de costes. Una correcta planificación nos permite optimizar los procesos de compra. Por ejemplo, adquiriendo las materias primas que realmente necesitamos, con las características más adecuadas y, en consecuencia, en el precio y cantidades pertinentes.
• Agilizar procesos. Esta planificación  nos permite también saber con antelación que se necesita y cuándo. Esto favorece una ejecución más ágil de todos los procesos que intervendrán en la fabricación y lanzamiento de un producto. 
• Disminución de errores. Una cadena de producción y venta bien organizada reducirá considerablemente fallos a la hora de adquirir materias primas, disponibilidad de stock, etc.
• Mejora del clima laboral. Al contar una con mayor fluidez en los procesos los empleados son más productivos y se reduce el estrés, lo que genera un mejor clima laboral. 
• Aumento de la productividad empresarial. Fruto de todo lo anterior, aumenta el compromiso de los empleados y su productividad. 

¿Cómo elaborar un plan de operaciones?

El primer paso para elaborar un plan de operaciones es la conformación de un equipo de trabajo que será el encargado del lanzamiento / coordinación del producto, servicio o proceso.

Este equipo contará con un responsable, que se encargará de liderar y coordinar todo el proyecto. 

En este equipo deben estar presentes representantes de todos los departamentos, áreas o actividades que vayan a intervenir en la nueva operativa:

• Finanzas, para el control del presupuesto.
• Ventas, para asegurar una salida al mercado coherente con las necesidades del cliente.
• Marketing, para conformar una estrategia que permita mostrar al mercado las virtudes del nuevo producto o servicio.
• Calidad, para confirmar que se cumplen los estándares tanto en procesos intermedios como en la calidad y funciones esperadas para el nuevo producto o servicio.
• Medioambiente, para asegurar que se están cumpliendo parámetros relacionados con sostenibilidad, circularidad y reutilización que deberían intervenir en este tipo de procesos.
• Legal, para corroborar que se cumplen con todas las normativas que intervengan según cuáles sean los nuevos procesos.
• Logística.
• Atención al cliente.
• Cualquier otro departamento cuya presencia pueda mejorar el plan de operaciones y los procesos que intervienen en él.

Fases de un plan de operaciones

Tras conformar el equipo de trabajo se realizarán los siguientes pasos o fases para realizar un correcto plan de operaciones.

Establecer qué cantidad se va a producir (o la capacidad de prestación de servicio de la entidad, en función de sus recursos).	Averiguar cuánto tiempo se va a necesitar para producir bienes / prestar el servicio.
Determinar qué tecnología será necesaria para conseguirlo.	Qué formación tendrá que impartirse a los empleados.
Qué materias primas se necesitarán.	Calcular cuánto costarán esas materias primas / tecnología / formación.
Estimar cuándo estarán listas para comenzar la producción del bien o prestación del servicio.	Establecer dónde voy a vender el bien o prestar el servicio.
Determinar qué cuestiones logísticas necesitaré y cuánto me van a costar.	Confirmar cuánto tiempo voy a tardar en entregar un bien o prestar un servicio desde el instante en que se confirma su venta.
Corroborar que se están cumpliendo los requisitos legales de cada uno de los procesos.	Confirmar también que se están siguiendo los valores y cultura empresarial en los mismos.
Analizar si será necesario contar con proveedores o consultoras externas para la venta del nuevo bien o servicio.	Establecer procesos de seguimiento y monitorización, para asegurar el cumplimiento del plan de operaciones trazado, así como la calidad de los procesos, costes, etc.

Preguntas frecuentes sobre los planes de operaciones