10 hábitos para optimizar el tiempo en el trabajo

Como trabajadores, pero especialmente si somos autónomos o pequeños empresarios, optimizar el tiempo es esencial para resultar productivos. Tener jornadas normales de trabajo debe ser un objetivo a corto o medio plazo, más allá del sobreesfuerzo inicial que supone montar un negocio. Es decir, una vez hayamos constituido nuestra empresa, trazado un plan de viabilidad y contratado a nuestro equipo, el siguiente paso es buscar el equilibrio entre vida profesional y personal. Por eso, gestionar el tiempo es imprescindible para la sostenibilidad del proyecto. Pero ¿por qué debemos hacerlo, qué nos aporta y cómo podemos lograrlo? Vamos con ello.

¿En qué consiste optimizar el tiempo?

A menudo confundimos trabajar mucho con trabajar bien. Con una serie de hábitos y herramientas lograremos lo segundo y eliminaremos lo primero. Es obvio que hay picos de trabajo en el que puede que nuestra jornada laboral se alargue, pero esto debe ser excepcional.

Por tanto, gestionar el tiempo, optimizarlo, es planificar cada acción diaria al milímetro, con periodos de ejecución razonables, que nos permitan acometer la jornada siguiente con fuerzas renovadas. Es, también, lograr que cada proceso dentro de la empresa fluya bajo una puesta en común; es decir, que cada parte que conforma el todo se interrelacione, que se trabaje en horizontal y no en vertical. Es ser eficaz aprovechando al máximo los recursos de los que disponemos sin llevar al límite nuestra energía.

Trabajar mucho no es trabajar bien, y trabajar rápido, tampoco. O mejor dicho: ser eficaz no siempre significa ser veloz. A menudo hay tareas que exigen reflexionar, pararse un momento a pensar y dar con la solución adecuada.

Beneficios de optimizar el tiempo en el trabajo

¿Quién no quiere trabajar menos y rendir más? Es decir, hay beneficios de optimizar el tiempo que dedicas a trabajar bastante obvios. Pero no todos. Estos son los principales:

1. Ser más productivo

Esto no quiere decir trabajar más horas. Al contrario: se trata de lograr hacerlo todo dentro de una jornada laboral normal eliminando procesos repetitivos o tareas improductivas.

2. Reducir costes

Si logramos ser eficaces dentro de la jornada estipulada, eliminaremos las horas extras (o al menos las reduciremos a momentos muy específicos).

3. Optimizar los procesos al aprender a repartir tareas

Esto tiene mucho que ver con ser específico y no ambiguo.

4. Equipo eficaz

Trasladar ese concepto de la optimización al resto del equipo y crear una cultura de la eficacia que redundará en un aprovechamiento cada vez mayor del tiempo.

5. Beneficios en la relación con el cliente

Ser más eficaces hará que reciban un mejor servicio y también crecerá nuestra reputación.

Consejos para optimizar el tiempo

Siguiendo este decálogo lograremos aumentar considerablemente nuestra eficacia:

1. Identificar (y eliminar) a los ladrones de tiempo

Seguro que lo has oído más de una vez, pero te lo contamos. Los ladrones de tiempo son todos esos actos del día a día en los que a veces ni caemos, pero que nos roban un tiempo precioso: reducen hasta un 70% nuestras horas reales de trabajo e interrumpen nuestra concentración, así que el primer punto a tener en cuenta es este. Algunos ejemplos: el WhatsApp y demás servicios de mensajería instantánea, las redes sociales, las llamadas telefónicas, el correo electrónico… Ahora, algunas soluciones: dedicar media hora a contestar correos y mensajes al arrancar la jornada, en mitad de la misma y al final, y olvidarnos de ello el resto del tiempo; reducir las llamadas imprescindibles a uno o dos minutos y pedir, en la medida de lo posible, que esa incidencia se gestione mediante correo electrónico o mensaje; no utilizar las redes sociales en horas de trabajo (las profesionales se pueden programar con herramientas como Hootsuite); planificar las reuniones de trabajo a primera hora o a última de la jornada.

2. Delegar (y aprender a hacerlo)

A veces tenemos la sensación de que podemos con todo o de que nadie va a hacer esto o aquello mejor que nosotros. Consecuencia: estamos dejando sin tareas a alguien del equipo para sobrecargarnos. Piensa en qué tareas que no te corresponden específicamente te roban más tiempo y dedícale un tiempo a pensar quién podría hacerlas por ti. Delegar trabajo no solo te quitará peso, sino que otorgará confianza y nuevas responsabilidades a alguien, lo cual es un activo importantísimo en el proceso de producción de la empresa: sentirse valorado redunda en una mayor implicación.

3. Discernir entre lo urgente y lo importante y jerarquizarlo

Hay una metáfora magnífica para este punto: estamos de safari, vamos en un jeep y nos atacan los mosquitos. A lo lejos, se acerca un elefante que podría aplastarnos. Eliminar los mosquitos es urgente; evitar la embestida del elefante, importante. Los mosquitos son esas tareas urgentes que debemos resolver cuando aparecen, pero sin olvidarnos de que hay un elefante acercándose. El elefante puede ser un correo electrónico o un informe. Lo que no es ni urgente ni importante ni se considera: se deja para algún momento en el que tengamos tiempo o, como suele suceder casi siempre, para cuando hemos terminado nuestra jornada de trabajo, puesto que lo «ni urgente ni importante» suele ser, por ejemplo, mirar nuestras redes sociales personales.

4. Planifica tu agenda con una frecuencia semanal

Teniendo en cuenta el punto anterior, haz una planificación a semana vista, si es posible (si no, día a día) con las tareas urgentes e importantes. Jerarquízalas y ponte un objetivo diario. Sé realista con los tiempos: si normalmente tardas tres días en elaborar un informe, no lo consignes como una tarea de un solo día. Es más, añade siempre un 10% más para controlar posibles interferencias (reuniones, imprevistos, etcétera).

5. Organiza tu escritorio y tu ordenador

A veces, buscar un documento en una mesa desordenada puede llevarte un tiempo precioso. Ordenar y clasificar papeles es imprescindible: hazlo mínimo una vez al mes. Te llevará mucho menos tiempo que buscar algo. Lo mismo para el ordenador: ten organizado tu escritorio y ve convirtiendo todos tus documentos en papel en documentos digitales. Por ejemplo, digitalizar tus facturas es una maravillosa manera de quitarte de en medio papeles y organizarte. Otra gran solución es contar con un ERP como el de Holded para que la mayor parte de tus documentos importantes esté en la nube en lugar de ocupando espacio en tu área de trabajo.

6. Elimina todo lo que se pueda automatizar (y ponlo en manos de un buen software)

Y aquí tenemos que mencionar de nuevo al ERP de Holded: facturación, inventario, gestión de la relación con los clientes, contabilidad, reparto de tareas… Todo eso y mucho más te lo puedes quitar de la cabeza con un software tremendamente intuitivo que reducirá un montón de horas de trabajo que podrás dedicar a otros asuntos.

7. Descansar

Puede parecer una paradoja, pero desconectar es imprescindible para renovar energías. Dentro de la jornada laboral, concédete pequeñas pausas (organizadas). Pero hazlo con cabeza: entre dos tareas importantes, por ejemplo, limpiar la cabeza con un pequeño paseo, un café, etcétera, hará que el siguiente cometido se realice con más eficacia. De la misma manera, date un tiempo fuera de la jornada laboral para hacer deporte y/o dedicarte a alguno de tus hobbies favoritos: verás como esas concesiones te harán mucho más proactivo.

8. Nada de procrastinar

Hay algunos quehaceres que apetecen menos que otros. Es normal. No los eludas: ponles día y hora y quítatelos de en medio. Arrastrar indefinidamente cometidos menos motivadores hará que los acumules y que, llegado el momento ineludible de acabarlos, no puedas con ellos. No permitas que suceda.

9. «Esta reunión podría haber sido un e-mail»

Esta es una frase que, con el tiempo, se ha convertido en una suerte de chiste viral. Pero es cierto: hay montones de reuniones que podrían solventarse con un correo electrónico. Piensa bien, cuando vayas a organizar una, si merece la pena. Las reuniones infructuosas son uno de los peores ladrones de tiempo y la tecnología, tu aliada.

10. La concentración implica desconectar

Cuando necesites aislarte de todo y de todos para sumergirte en una tarea que implica concentración máxima, hazlo. Avisa, si lo ves procedente, y a continuación quita el sonido de tu móvil, olvídate de correos y ponte a ello sin interrupciones.

Con estos hábitos, la productividad dentro de tu empresa aumentará considerablemente. Y no olvides algo muy importante: sé específico en todas tus comunicaciones, ya sean internas o con los clientes y proveedores. Aprende a explicar qué quieres sin dar rodeos y sin ambigüedades que generen dudas o dilaciones. Concretar es ganar tiempo.