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Empieza gratis hoy¿Qué es y en qué consiste la memoria contable?
La memoria contable es un dossier muy detallado que, junto al balance de pérdidas y ganancias, compone las cuentas anuales de una compañía y ofrece transparencia financiera a través de sus datos. Es uno de los informes más importantes dentro de las cuentas anuales.
Son los administradores de la empresa quienes tendrán que elaborarlo en los primeros meses que transcurren desde el cierre del ejercicio. La memoria comenta y amplía la información recogida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Entre los contenidos, informa sobre la distribución de resultados, las normas de valoración de los activos, etc.
¿Cuál es su función y objetivo?
Su propósito es proporcionar información adicional, explicativa y cualitativa que ayuda a entender mejor las cifras presentadas en los estados financieros. También facilita la toma de decisiones informadas por parte de inversores y acreedores. ¿Qué normativa legal rige a la memoria contable?
La memoria contable está regulada por varias normativas:El Código de Comercio; el Plan General de Contabilidad (PGC); las normas internacionales de la información financiera, para las empresas que cotizan en bolsa; la Ley de Sociedades de Capital (LSC); normas de auditoría para las empresas obligadas a auditar sus cuentas y, por último, las normas específicas de cada sector. .
¿Cuáles son los tipos de memoria contable qué existen?
Existen dos tipos de memorias contables y su contenido está regulado por el Plan General de Contabilidad (PGC)
- Memoria ordinaria: es la que tienen que presentar aquellas empresas más grandes, que tienen un elevado volumen de activos. Incluye una serie de puntos específicos que proporcionan una visión detallada y explicativa de la situación financiera de la empresa.
- Memoria abreviada: está destinada a aquellas empresas que cumplen ciertos criterios de tamaño y, por lo tanto, no están obligadas a presentar una memoria completa. Las empresas que pueden presentar memoria abreviada son las que no superan los 4 millones de euros de activos. Además el importe neto de la cifra anual de negocios no puede superar los 8 millones de euros y el número de empleados medio no puede ser superior a 50.
¿Cómo hacer la memoria contable?
No existe una estructura concreta prevista aunque sí unos puntos que los expertos recomiendan incluir para que la información sea relevante y comprensible para sus receptores.
¿Qué información debe contener la memoria contable?
En el caso de la memoria ordinaria la información que no debe faltar es la siguiente:
- Actividad de la empresa
- Bases de presentación de las cuentas
- Distribución de resultados
- Normas de valoración
- Situación fiscal
- Situación de los activos y pasivos
- Ingresos y gastos
- Hechos posteriores al cierre
- Operaciones con partes vinculadas
- Información sobre el personal
- Activos intangibles
- Instrumentos financieros
- Subvenciones y ayudas públicas
- Compromisos y contingencias
- Información ambiental
- Otra Información Relevante
En el caso de la memoria abreviada la información que no debe faltar se reduce a la siguiente:
- Actividad de la empresa
- Bases de presentación de las cuentas
- Distribución de resultados
- Normas de valoración
- Situación fiscal
- Situación de los activos y pasivos
- Ingresos y gastos
- Hechos posteriores al cierre
- Operaciones con partes vinculadas
- Información sobre el personal
- Subvenciones y ayudas públicas
- Compromisos y contingencias
¿Cuándo se debe realizar y presentar?
La presentación de la memoria contable debe coincidir con la entrega de las cuentas anuales, cuyos plazos varían según la legislación de cada país. Generalmente, las empresas deben presentar sus cuentas anuales, incluida la memoria contable, entre los tres y seis meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal. Este plazo permite a las empresas preparar adecuadamente toda la documentación necesaria y realizar una auditoría, si es requerida.
En España hay varias fechas clave a tener en cuenta:
- Formulación: existe un periodo de tres meses a partir del cierre del ejercicio para formular las cuentas, normalmente el plazo que va desde el 1 de enero al 31 de marzo.
- Aprobación: las cuentas anuales deben ser aprobadas por el órgano de administración de la empresa dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, siendo la fecha límite el 30 de junio, en el caso de que el ejercicio contable coincida con el año natural.
- Presentación: las cuentas anuales deben presentarse ante el Registro Mercantil para su depósito en el plazo de un mes desde su aprobación.
Ejemplo práctico de la memoria contable
Para hacernos una idea pongamos el ejemplo de una empresa grande llamada Efecto 2000 que se dedica a la fabricación y venta de productos electrónicos y que presenta su memoria ordinaria:
1. Actividad de la empresa
Efecto 2000 S.A. se dedica a la fabricación y venta de productos electrónicos. Durante el ejercicio, expandió sus operaciones a nuevos mercados internacionales, en específico Colombia y Perú.
2. Bases de presentación de las cuentas
Las cuentas anuales se han preparado de acuerdo con el Plan General de Contabilidad. No se han realizado desviaciones de las normas contables.
3. Distribución de resultados
Se propone distribuir el 40% del beneficio neto en dividendos y destinar el resto a reservas.
4. Normas de valoración
Los inventarios se valoran al menor entre el coste y el valor neto realizable. No ha habido cambios en las normas de valoración durante el ejercicio.
5. Situación fiscal
Efecto 2000 S.A. tiene bases imponibles negativas por valor de 50,000 euros pendientes de compensación. Se han reconocido activos por impuestos diferidos relacionados.
6. Situación de los activos y pasivos
Los activos fijos incluyen maquinaria valorada en 100,000 euros. Los pasivos a corto plazo incluyen un préstamo bancario de 20,000 euros.
7. Ingresos y gastos
Ingresos de ventas ascendieron a 500,000 euros, y los gastos de personal fueron de 150,000 euros. No hubo ingresos extraordinarios.
8. Hechos posteriores al cierre
En el mes siguiente al cierre, se firmó un contrato importante con un nuevo cliente que se espera genere ingresos significativos en el próximo ejercicio.
9. Operaciones con partes vinculadas
Se realizaron ventas por 20,000 euros a una empresa del grupo en condiciones de mercado.
10. Información sobre el personal
La empresa tiene una media de 50 empleados, clasificados en administrativos, operativos y técnicos. El coste de las retribuciones salariales fue de 1,000,000 euros.
11. Activos intangibles
Incluye patentes valoradas en 30,000 euros, amortizadas en 5 años. No se han realizado ajustes significativos.
12. Instrumentos financieros
La empresa tiene préstamos a largo plazo por valor de 200,000 euros. Los principales riesgos asociados son el riesgo de tipo de interés y el riesgo de crédito.
13. Subvenciones y ayudas públicas
Se recibió una subvención de 10,000 euros para investigación y desarrollo, que ha sido contabilizada como ingreso diferido.
14. Compromisos y contingencias
La empresa tiene un compromiso de alquiler operativo por 20,000 euros anuales y está involucrada en un litigio menor que no se espera tenga un impacto significativo.
15. Información ambiental
Gastos en gestión de residuos ascendieron a 5,000 euros. La empresa ha implementado políticas de reducción de emisiones.
16. Otra Información relevante
La empresa ha adoptado un nuevo sistema de gestión de calidad certificado y está en proceso de certificación ISO 9001.
Además de este ejemplo, se puede ver la memoria contable de varias grandes empresas españolas cuya información es pública, por ejemplo la de Inditex, de 583 páginas o la del Grupo Día, de 37 páginas. El nivel de complejidad y detalle varía mucho entre empresa y empresa pero para todas es un elemento imprescindible en la transparencia financiera.
Preguntas frecuentes
¿Existen diferencias entre la memoria contable de las empresas grandes y de las pymes?
Si, existen diferencias significativas entre la memoria contable de las grandes empresas y las pymes. Radican principalmente en la extensión, el detalle, la complejidad y los requisitos regulatorios específicos para cada tipo de empresa.
Las grandes empresas tienden a tener una memoria más extensa y detallada, mientras que las pymes pueden optar por una versión abreviada que cumpla con los requisitos legales pero con menos complejidad y detalle.
¿Qué errores comunes se cometen al hacer la memoria contable y cómo evitarlos?
1. Falta de transparencia y claridad: un error común es no dar la información de manera comprensible. Para evitarlo hay que ordenar de manera lógica cada concepto y utilizar lenguaje accesible, evitando jergas innecesarias.
2. Omitir información relevante: esto puede afectar en la toma de decisiones de los receptores de esta información. Para evitarlo habrá que revisar exhaustivamente las guías para la elaboración de memorias contables y utilizar listas de verificación de las mismas.
3. Errores en la aplicación de políticas contables: puede suceder que se aplican las políticas de manera incorrecta o no actualizada. Para evitarlo hay que mantenerse actualizado con las normativas contables vigentes o consultar a expertos contables sobre su correcta aplicación.
4. No revelar operaciones con partes vinculadas o no cumplir con los requisitos de divulgación establecidos. Para evitarlo es conveniente establecer controles internos para identificar y revelar todas las operaciones con partes vinculadas de manera completa y precisa.
5. Cálculos y presentación de datos: para evitar estos errores habrá que revisar todos los cálculos y asegurarse de que todos los datos son correctos antes de incluirlos en la memoria contable.
6. Falta de análisis de riesgos y estimaciones contables, para evitarlo habrá que realizar un análisis detallado de los riesgos relevantes para la empresa y documentar las estimaciones contables utilizando métodos y supuestos razonables.
¿Se puede usar software para mejorar el proceso de la memoria contable?
El uso de software es muy recomendable para facilitar el proceso de elaboración de la memoria contable y reducir el riesgo de errores manuales. Un software como Holded nos puede ser muy útil a la hora de organizar toda la información de manera intuitiva en un solo software de planificación empresarial.
