Un inventario es un registro detallado de todos los bienes o productos que tiene una empresa en un momento concreto. Es, sencillamente, un listado con los artículos físicos o materiales que tiene la compañía en stock y que están disponibles para la venta o para la producción.
Los inventarios incluyen materia prima, productos en proceso y productos terminados, mercancías para la venta, materiales y repuestos. Se puede decir que el inventario es capital en forma de material, ya que este tiene un valor para las compañías, sobre todo para aquellas que se dedican a la venta de productos.
El inventario desempeña una función vital: proveer a la compañía de materiales suficientes para que esta pueda competir dentro del mercado.
Por eso una buena gestión de inventario es clave para el éxito de nuestro negocio. La experiencia del cliente depende, en gran parte, de tener una buena gestión de inventarios. En este artículo te contamos las claves para hacerlo de forma eficiente.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario es el seguimiento del inventario desde el momento de su fabricación hasta los almacenes, y desde estas instalaciones hasta el punto de venta. Es un elemento crítico de la cadena de suministro. Una buena gestión de inventario nos permite tener el número de productos correcto en el lugar adecuado y en el momento preciso. Que no falte pero que tampoco sobre.
Demasiado poco inventario cuando y donde se necesita puede crear clientes descontentos. Pero un inventario grande también tiene sus propias desventajas: el costo de almacenarlo y asegurarlo, y el riesgo de deterioro, robo y daños.
Con un buen control de inventario se puede conseguir el balance correcto de existencias en los almacenes, cosa que evita perder ventas por falta de inventario. Gracias a esta herramienta sabremos cuándo hacer los pedidos, cuánto se debe pedir y dónde almacenar las existencias.
¿Por qué es importante?
El inventario puede ser el activo más importante de una empresa y en la gestión de inventario es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro. Básicamente, cuando se lleva a cabo una buena gestión de inventarios en la empresa, se garantiza un mejor servicio al cliente.
El reto de administrar un inventario está en decidir cuánto se necesita para cumplir con los requerimientos del mercado, lo que implica decidir qué cantidad se necesita, cuándo debemos colocar los pedidos, recibir, almacenar y llevar el registro de dicho inventario. El objetivo que se persigue con este control es mantener los costos bajos y los suficientes productos terminados para las ventas o para la reposición de los productos consumidos.
Controla toda la información de tu empresa con Holded
Accede fácilmente a tus datos con un sistema ERP en la nube.
Empieza gratis¿Cómo llevar la gestión de inventarios de tu empresa?
Los pasos básicos de la gestión de inventario incluyen:
- Compra de inventario: los productos se compran y se entregan en el almacén o en el punto de venta.
- Almacenamiento de inventario: el inventario se almacena hasta que se necesita.
- Beneficio del inventario: Se controla la cantidad de producto a la venta. Los productos son enviados a los clientes.
Si quieres saber más, descubre aquí cómo llevar de manera óptima la gestión de inventarios de tu empresa.
¿Qué tipos de gestión de inventario existen?
Así como existen varios tipos de inventarios hay también distintas tipologías de gestión de los mismos.
Sistema de inventario Just-In-Time (JIT)
Es un sistema de gestión de inventario para ordenar materias primas o bienes, y recibirlos sólo cuando se necesitan para mantener el proceso de producción en funcionamiento.
Así estamos alineados con la demanda real del cliente. Es decir, no se solicita un exceso de existencias y debe llegar justo a tiempo para que los fabricantes las utilicen en el proceso de producción.
Sistema de análisis ABC
Este tipo de sistema permite a los negocios distinguir los productos en su stock de inventario y enfocarse en administrarlos en función de su valor. Su objetivo principal es ayudar a aprovechar al máximo la inversión mínima, sin desperdiciar recursos ni inventario.
El sistema clasifica las acciones en tres categorías: A, B y C, según los ingresos. A (con respecto a C) es la clase asociada con los artículos que más se venden y consumen.
Sistemas de inventario perpetuo
Este tipo de sistema rastrea el inventario de forma continua, lo que significa que las actualizaciones se realizan automáticamente cuando se adquiere nuevo inventario.
Funciona mejor cuando se usa con el inventario de almacén, una base de datos de cantidades de inventario y ubicaciones de contenedores actualizadas en tiempo real.
Sistema de inventario periódico
No rastrea el inventario diariamente, sino que permite a las empresas conocer los niveles de inventario inicial y final durante un determinado período de tiempo. Para usar estos sistemas, es necesario usar un software, generalmente un sistema de gestión de inventario.
Sistema de inventario de código de barras
Utilizan números de códigos de barras para identificar cada producto que se vende. Los números pueden representar datos diferentes relacionados con el artículo, incluidos el proveedor y el fabricante, la ubicación del producto, el peso, la cantidad de cada artículo en stock, etc.
Sistemas de identificación por radiofrecuencia
Estos sistemas utilizan tecnología activa y pasiva para gestionar los movimientos de inventario. La tecnología RFID (radiofrecuencia) activa utiliza lectores de etiquetas fijos en todo el almacén. Las etiquetas RFID se pasan por el lector y el movimiento se registra en el software de gestión de inventario.
Métodos de gestión de inventario
Otro aspecto fundamental a valorar es la gestión de los stocks. Estos son los métodos más utilizados:
1. Método FIFO (First In First Out)
Este es el método que se suele emplear en los almacenes de alimentos. Consiste en vender en primer lugar los productos más antiguos (los que primero entraron). En este caso, se da prioridad a determinados artículos. Requiere un mayor espacio, pero garantiza el suministro de mercaderías.
2. Método LIFO (Last In First Out)
Al contrario que el anterior, consiste en sacar del stock los artículos más recientes. Así, muchas compañías apuestan por almacenar la mercancía el mínimo tiempo posible.
3. Stock bajo demanda
La gestión bajo demanda es aquella en la que únicamente se hace el pedido cuando el cliente lo ha solicitado. Es arriesgada, puesto que se corre el riesgo de agotar las existencias.
4. Existencias mínimas
Es uno de los más usados. Se realizan pedidos a los proveedores, pero siempre se cuenta con un mínimo nivel de existencias en el almacén. Eso sí, necesita un completo análisis de datos de compra y venta de cada producto. Cuando se llega al mínimo de existencias, se tramita el pedido.
5. Método ABC
El método ABC es similar al sistema de análisis con el mismo nombre. Está dividido en esas tres categorías. La A se relaciona con los artículos de mayor consumo. La categoría B hace referencia a productos de consumo medio. Deben ser controlados de forma periódica para que no formen parte de la categoría A y C. Por último, la C abarca la mercancía que presenta un bajo consumo, por lo que su reposición es poco frecuente. En este caso, los pedidos se efectúan solo cuando se produce una venta.
6. Modelo de Wilson
Es un sistema fácil de implementar, aunque implica una gran supervisión. Se trata de hacer pocos pedidos con el máximo número de productos posible.
¿Qué características debe tener una óptima gestión de inventarios?
Estas son las principales funcionalidades que cabe esperar de un buen sistema de gestión de inventario:
- Precisión en el registro de existencias
- Control de entradas y salidas en tiempo real
- Análisis de rotación de productos
- Automatización de pedidos y reabastecimiento
- Visibilidad de inventarios en toda la cadena de suministro
- Integración con otros sistemas de gestión empresarial
- Alertas y notificaciones para niveles de stock críticos
En resumen, se trata de optimizar el flujo de productos y asegurar la disponibilidad, evitando también excesos que puedan dar lugar a pérdidas económicas.
¿Cuáles son los beneficios de llevar una óptima gestión de inventarios?
Controlar el inventario de forma adecuada permite anticiparse a la demanda, minimizar el exceso de stock y evitar la escasez.
Estos son los principales beneficios de un control óptimo del stock:
- Reducción de costos de almacenamiento
- Mejora en la rotación de productos
- Aumento en la satisfacción del cliente
- Minimización de pérdidas y desperdicios
- Mayor precisión en las proyecciones de demanda
- Agilidad en la toma de decisiones estratégicas
- Optimización del flujo de caja
Al final, el objetivo es operar de manera más organizada y rentable, garantizando que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten sin generar exceso de stock.
¿Cómo utilizar herramientas online para optimizar la gestión de inventarios?
Para sacar partido a los sistemas de inventario para empresas, es fundamental seguir algunas buenas prácticas:
- Automatizar el control de stock
- Configurar alertas de stock mínimo
- Emplear análisis de datos en tiempo real
- Analizar resultados para tomar decisiones
- Integrar el sistema de inventario con otras soluciones
Además de estos puntos, cada empresa debe adaptar sus acciones a las necesidades concretas del negocio. Por ejemplo, en caso de grandes inventarios, puede ser útil incorporar códigos de barras u otros sistemas similares.
Holded: el software de gestión para optimizar tu inventario
Basándonos en todas estas premisas, llegamos a la conclusión de que es necesario contar con un sistema automatizado que nos permita llevar un control continuo y actualizado del inventario, los pedidos realizados y las ventas de los productos.
Automatizar el proceso de gestión de inventarios, a través de un software, puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero, al agilizar la toma de decisiones sobre qué productos almacenar y cuándo reordenar. Holded ofrece uno de los mejores software de gestión para optimizar tu inventario.
Esta herramienta te ayudará a automatizar los procesos, tener controlado el stock, filtrar por producto, saber qué está pedido, recibido y pendiente etc. Con ella podrás recibir ventas, actualizar el stock y generar facturas.
En conclusión, la gestión del inventario es muy importante para optimizar los recursos disponibles. Las empresas deben apostar por el modelo más adecuado según sus necesidades e intereses comerciales.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencian la gestión del inventario y el control de inventario?
Aunque estos dos conceptos van de la mano, existen ligeras diferencias entre el control y la gestión de inventarios.
Gracias al control de inventario es posible detectar errores o problemas logísticos como fallos en las etiquetas, desajustes en el número de referencias o equivocaciones en la recogida, entre otros.
El control de inventarios se ocupa de las existencias en un almacén, mientras que la gestión de inventarios implica el movimiento general de mercancías a través de las cadenas de suministro.
También se encuentra el subsistema de inventarios, que consiste en resumir los requisitos mínimos a cumplir en la recepción, almacenaje, conservación, custodia, control y entrega de las materias primas y más.
¿Cómo se puede aplicar la gestión de inventarios en un e-commerce?
Lo básico a la hora de gestionar el inventario de tu e-commerce es, personalizar todos los productos que ofreces a través de un sistema de gestión. Aunque no haya tienda física todo ha de estar ordenado y clasificado. Todos los productos son diferentes y, para no acabar haciéndote un lío, has de tener en cuenta todo un conjunto de parámetros que te permitan diferenciar un producto del resto.
Un buen software de gestión de inventario te debería proporcionar la opción de crear atributos personalizados y clasificar tus productos siguiendo los criterios que te faciliten más la vida.
Incluso deberías llevar esta clasificación más allá y crear grupos de variantes con opciones diversas que te ayudarán a gestionar el inventario de forma ágil. Por último, deberías considerar agrupar los productos en lotes que faciliten la venta y compra de tu inventario.
Solo si realizas correctamente esta personalización de tus productos dentro del software correspondiente, podrás consultar tu inventario en tiempo real y visualizar los movimientos a la perfección en tu e-commerce.
