Todo lo que has de saber sobre el flujo de trabajo para que tu empresa fluya

Prediquemos con el ejemplo. Este post que ahora lees ha seguido un flujo de trabajo. En una primera fase ha sido conceptualizado y a continuación, redactado. Luego ha habido una comprobación de la adecuación gramatical y ortográfica y posteriormente ha sido optimizado para el SEO. Finalmente, ha involucrado a un supervisor que lo ha validado y publicado. Esto es, para que lo entiendas, un flujo de trabajo Hay otros, lógicamente, que involucran a más trabajadores. Te lo contamos todo.

¿Qué es el flujo de trabajo?

Un aspecto fundamental para que tu empresa funcione como un reloj suizo es la organización de tareas. Que todo mantenga un orden y funcione según lo previsto es fundamental para responder a las expectativas de tus clientes. Para lograrlo es necesario que establezcas una metodología de trabajo que permita a una coordinación entre el personal y el equipo implicados en la actividad productiva de tu empresa. Es decir, necesitas conectar de manera eficaz a los empleados con los procesos de negocio, estableciendo un orden entre ellos.

El workflow, como también se conoce al flujo de trabajo, es precisamente eso: la automatización de los distintos procesos de trabajo que se desarrollan en las empresas a diario. Siguiendo unos modelos determinados, estos flujos permiten asignar tareas y dotar de información a los trabajadores y máquinas de una compañía siguiendo unos patrones establecidos con anterioridad. Y no, no es un modelo exclusivo de grandes corporaciones con miles de trabajadores. Es absolutamente válido (y recomendable) para pequeñas empresas e incluso autónomos. Este flujo de trabajo puede ser global (implica a la empresa en su totalidad) o parcial (se centra únicamente en una parte concreta de su operativa).

Vamos con un ejemplo

Este otro ejemplo (aunque a priori pueda parecer a algunos lectores algo anticuado) te hará entender los distintos procesos de manera mucho más visual:

• Un comercial de tu empresa pone gasolina y pide la factura correspondiente como comprobante de pago (el participante es el comercial y la tarea es la de registrar el gasto).
• Cada final de mes, éste comercial entrega todas las facturas en la empresa para cobrar los gatos que ha tenido (el participante es el departamento de administración y la tarea es la de recepcionar esas facturas).
• El equipo de administración comprueba la validez de esos tickets, aprueba unos y rechaza otros hasta dar por válidos los que considera adecuados (el participante sigue siendo la administración y la tarea es la revisión de los comprobantes).
• El departamento de administración envía al de Recursos Humanos esa liquidación para que sea abonada junto al sueldo del comercial (el participante es el departamento de RRHH y la tarea es el pago final del importe).

¿Qué ha ocurrido? Qué tres departamentos (Ventas, Administración y Recursos Humanos) han participado, de manera coordinada, en distintas fases. Eso es exactamente un flujo de trabajo: un conjunto de actividades interconectadas y sincronizadas dentro de la empresa que se complementan siguiendo un orden cronológico y correlativo para alcanzar un objetivo dentro de la organización. En este sentido es importante resaltar que estos participantes pueden ser tanto personas como sistemas (máquinas, software…). De hecho, la automatización de estas acciones para la ejecución del proceso, siguiendo el estado de cada etapa, es un elemento esencial para la correcta gestión de un flujo de trabajo.

Objetivos del workflow

El objetivo principal del flujo de trabajo es reducir el tiempo de trabajo mediante la conjunción de tareas entre el equipo humano y las máquinas de la empresa, incluso trabajando en equipo desde distintos lugares. Para ello, el workflow, como hemos indicado hace un momento, automatiza los métodos, facilita la interacción y la movilidad de los trabajadores, organiza y agiliza la información, propone mecanismos de control y seguimiento de tareas, controla recursos y facilita la toma de decisiones. En fin, el flujo de trabajo ayuda a planificar y monitorear las tareas de la empresa de forma metódica y lógica. Es decir, hace la vida empresarial más sencilla y productiva, buscando una mayor agilidad, como detallaremos un poco más abajo.

Existen, principalmente, tres modelos de flujo de trabajo que, dependiendo de su flexibilidad, pueden aplicarse a los distintos departamentos de las empresas:

• De producción: Muy poco flexible, modelo rígido. Sigue una dirección reestablecida y conocida de antemano por todos los trabajadores.
• Estado: Se mueve en diferentes estados. Sus reglas no son tan rígidas y pueden modificarse sobre la marcha, en función de las necesidades que surjan.
• Administrativo: A caballo entre los otros dos. Suele implementarse para tareas repetitivas, previsibles y de coordinación simple.

Adiós a las tareas repetitivas

La implementación de un buen flujo de trabajo en tu empresa tiene una serie de ventajas que no puedes (ni debes) pasar por alto. Te resumimos algunas de las más importantes:

• División del trabajo más clara, definida, concreta y, lógicamente, comprensible para los equipos humanos.
• Comunicación interna entre los departamentos de la empresa más ágil, integrada y segura.
• Supresión de tareas repetitivas y aburridas, lo que redunda en una mayor creatividad del equipo de trabajo.
• Mejora en la toma de decisiones en cada departamento, lo que beneficia directamente a los otros departamentos y trabajadores.
• La información circula más eficazmente.
• Todos los procesos de la empresa quedan integrados, lo que ayuda a la coordinación y evita errores por falta de entendimientos entre los distintos departamentos.
• Ahorro de tiempo en cada proceso de producción, lo que permite mejorar, lógicamente la productividad colectiva de la compañía.
• Mayor agilidad en los procesos operativos (por ejemplo, seguimiento en tiempo real del estado de las solicitudes o recordatorios de las tareas antes de que caduquen).
• Mejora general y mayor consistencia del servicio de atención al cliente, uno de los objetivos sagrados de cualquier empresa.
• Consolidación del sentimiento por parte de los trabajadores de pertenencia real a la empresa, de ser parte activa de ella, de participar en sus decisiones. Ello redunda directamente en un aumento de la productividad ya que el trabajador se siente más valorado y reconocido en el marco de su ambiente laboral y profesional.
• Reducción de papeleo.
• Ahorro de tiempo ya que el personal de la empresa sabe en cada momento lo que tiene que hacer.

Sigue el paso a paso

Llegados a este punto, tienes claro que hay que aplicar cuanto antes el flujo de trabajo en tu proyecto empresarial. Sigue estos cuatro sencillos pasos para su puesta en marcha:

• Define claramente los objetivos: has de ser lo más preciso posible ya que de esa concreción se derivarán las tareas que llevarán a los resultados esperados. Valora toda la información y actúa en consecuencia.
• Identifica al responsable del proceso que deberá aclarar las dudas que vayan generándose y no estén documentadas. Él es la autoridad para llevar a cabo los cambios en los flujos de trabajo pertinentes.
• Diseña el flujo. Los esquemas y dibujos, es decir el diagrama, permiten un diseño más eficaz para determinar la ruta que hay que seguir. Estos apoyos visuales en la definición de tareas son importantes ya que evitan escenarios sin contemplar, caminos sin coger. De lo contrario, el workflow carecería de sentido. De entrada, diseña un flujo corto que siempre podrás ir ampliando y agregando tareas.
• Impleméntalo. Una vez definidos los objetivos y diseñado el proceso toca implementarlo, es decir ponerlo en marcha. Es recomendable que te empieces asignando más tareas que al resto. Asegúrate de que las rutas funcionan correctamente.
• Mide los resultados. Evaluar el rendimiento obtenido mediante las principales métricas es la mejor manera de valorar si la aplicación del flujo de trabajo ha valido la pena. La medición de los objetivos marcados es, pues, determinante.

¡Y cómo hemos cambiado!

El ticket de restaurante en papel que recibe el departamento de Administración pasará rápidamente al olvido y es una metáfora de lo rápido que están cambiando las cosas. Es decir, el workflow puede ser manual pero lo lógico es aprovechar la tecnología para automatizarlo y mejorar en eficiencia. Hoy en día, como sabes, existen numerosas aplicaciones y software, como las de Holded, que ayudan a implementar y controlar de manera altamente eficiente todos los campos del flujo de trabajo en tu empresa. Estos programas informáticos facilitan los procesos mediante su automatización digital, mejorando la productividad y la eficacia final.

Nacieron en los años 90 bajo el nombre de WorkFlow Management System (sistemas de gestión de flujo de trabajo) y evolucionaron con el tiempo hacia los llamados BPM, es decir el Business Process Management, que en nuestro idioma es la Gestión de Procesos de Negocios. A pesar de no ser exactamente lo mismo, tienen muchos elementos en común. De hecho, uno de los vértices fundamentales del BPM es precisamente la automatización de flujos de trabajo.

Todo está en el diagrama

Generalmente el flujo de trabajo viene representado por un diagrama, que no es otra cosa que un mapa gráfico que permite visualizarlo de un plumazo y de manera mucho más sencilla y esquemática. Si tienes una gran empresa, con muchos trabajadores, su implementación es vital para establecer un orden. Pero si la tuya es una pequeña empresa o incluso eres un trabajador autónomo también es enormemente práctico. En ambos casos, el impacto visual que supone, ayuda a poner las cosas claras.

Hasta hace no demasiado tiempo, este mapa gráfico aún se hacía a mano en muchas empresas. Sus ventajas resultan obvias.

• El impacto visual del diagrama facilita la comprensión de la tarea a realizar por el trabajador.
• Su simple visionado ya ayuda a obtener análisis de algunos aspectos.
• Divide claramente los puntos de partida y de finalización de las tareas.
• Permite que los trabajadores se involucren de manera más activa a través de una comprensión directa, estableciendo un ambiente más amigable.

Hoy, lógicamente, está siendo sustituido por aplicaciones y programas digitales que aportan beneficios adicionales a los antes mencionados:

• Te puedes conectar desde cualquier dispositivo para acceder a los diagramas de manera remota y puedes compartir con el resto del equipo.
• Existen actualizaciones continuas de mejora de su funcionalidad.
• Las preguntas y repreguntas, elemento básico en los workflows, tienen continuidad inmediata, mejorando los procesos de manera permanente e inmediata. La inmediatez, suma.