Todos hemos crecido con esas películas y series en las que el tedio repetitivo de la vida moderna se ejemplificaba con una metáfora laboral: la de fichar cada mañana al llegar al trabajo. Pero los tiempos cambian. ¡Y de qué forma!
No estamos diciendo que, de repente, el fichaje en el trabajo se haya convertido en metáfora de una vida laboral más divertida. No nos hemos caído de un guindo, no. Pero ocurre que, de repente, el registro de las horas trabajadas no solo es algo obligado por ley, sino que hay múltiples formas en las que una empresa puede implementarlo.
Es por eso mismo por lo que en este artículo queremos hablarte de diferentes soluciones para fichar en el trabajo y tener bien controlada la jornada laboral. Aunque, antes, empecemos por lo básico: ¿qué dice la ley al respecto?
Lo que dice la ley
El pasado 12 de marzo de 2019, el Ministerio de Trabajo publicaba en el BOE un nuevo Real Decreto – Ley que modificaba el Estatuto de los Trabajadores vigente hasta ese momento. ¿El objetivo? Blindar por completo el derecho a conocer la duración real de la jornada laboral de todo trabajador.
Esto implica que recursos humanos debe llevar un registro horario de toda la jornada de sus empleados, tanto del horario en general como de su distribución interna. La principal consecuencia es que, obviamente, fichar en el trabajo se convierte en obligación para todos los empleados.
Y que, por lo tanto, todas las empresas deben buscar la forma más óptima para llevar a cabo este control horario. Todo sea por mantenerse dentro de lo que dicta la ley.
3 formas de fichar en el trabajo
Vaya por delante una aclaración: que en este apartado vayamos a catalogar las formas de fichar en el trabajo en tres categorías como “pasado”, “presente” y “futuro” no es ningún tipo de juicio de valor. Ni mucho menos. Lo único que ocurre es que, de alguna forma u otra, nadie puede negar que, observado en perspectiva, es totalmente cierto que existen unos métodos de registro horario que han sido más abundantes en el pasado. Otros son más populares en el presente. Y, finalmente, hay unos últimos que se intuyen como la gran opción del futuro.
Pero que una empresa se decante por un método del pasado no implica que sea una empresa viejuna… Todo depende, como siempre, de las características de esa misma empresa: es necesario analizarlas y, a partir de ese análisis, decidir qué se adapta mejor a los empleados y su jornada laboral.
1. El pasado
El registro horario existe desde que existe el trabajo. Y eso es así. Es por eso mismo por lo que podemos encontrar múltiples métodos para fichar en el trabajo sin necesidad de invertir en complejos métodos informatizados (que no existían hace un siglo, evidentemente).
Un sistema sencillo y barato es la creación de una hoja de cálculo en el que se recojan las horas que cada empleado trabaja cada día. Este es un sistema manual que deberá ser refrendado, además, con la firma del propio trabajador. Admite variaciones diversas como entregar al trabajador un pdf que deba firmar digitalmente, aunque esto entraña también una mayor complejidad burocrática.
Un poco más tecnificado es llevar a cabo el control horario con el típico lector de tarjetas situado a la entrada de la empresa. Este lector registra de forma perfecta la llegada y la salida de los empleados y, por lo tanto, ayuda a llevar un registro perfecto que no deja demasiado espacio para la picaresca.
Aun así, si quieres una opción más puntera todavía, existen sistemas que ya han dejado atrás las tarjetas y han apostado por lectores de códigos QR que cada trabajador puede llevar en su propio teléfono móvil. Ya lo dijimos más arriba: que estemos hablando un sistema del pasado no significa que sea viejuno.
2. El presente
Esto es una obviedad, pero vamos a decirla en voz alta: a día de hoy, la mayor parte de trabajadores desempeñan su labor diaria frente a un ordenador. Y es por eso por lo que el fichaje más común se realiza con sistemas informáticos.
Lo más habitual es que, al empezar su jornada de trabajo, los empleados recurran a un programa en su ordenador en el que deban introducir el código adecuado para registrar su hora de inicio. Igual con la hora de finalización. Ojo: no estamos hablando de una página web ni de un registro por correo electrónico, sino de un software totalmente específico y especializado. A partir de aquí, la sofisticación de este programa ya depende del software en sí, que también puede llevar un control de las horas de cada proyecto e incluso gestionar la petición de vacaciones y días libres.
Ni que decir tiene que, poco a poco, se está imponiendo la nube como hábitat natural de este tipo de programas para fichar en el trabajo. El coste de este tipo de sistemas cada vez es menor para las empresas y, por lo tanto, estas pueden sofisticar el control horario con programas que, además, se beneficien de características intrínsecas de la nube como el trabajo en equipo o las acciones en tiempo real.
3. El futuro
El futuro ya está aquí. Literalmente. Y es que ¿a quién no le suenan términos como biometría, huella digital o escaneo de retina? Pues esas son precisamente las soluciones que nos esperan en los próximos tiempos en cuanto a fichar en el trabajo.
A este respecto, la imaginación es el límite. Ya se han implantado sistemas de asistencia móvil capaces de usar la tecnología GPS para rastrear los movimientos de los trabajadores (siempre dentro de un marco legal y moral, obviamente) y, en consecuencia, llevar un buen registro horario. Además, Los departamentos de recursos humanos más avanzados están explorando posibilidades que hasta hace unos años podrían parecer marcianas, tal y como fichar usando la huella dactilar o la retina. Sea como sea, hay que reconocer que son métodos de control horario mucho menos habituales precisamente porque implican un coste económico elevado.
Así que, llegados a este punto, volvemos un poco sobre nuestros pasos y recordamos algo que decíamos más arriba: cada empresa tiene sus circunstancias propias. Y, por lo tanto, el registro de jornada no es algo que tenga que ser igual para todos… Sino que cada compañía debe encontrar el que mejor se adapta a sus circunstancias. ¿Cuál será el sistema ideal para ti?
