Gracias a la digitalización hemos conseguido transformar y optimizar de manera drástica muchos de los procedimientos en el ámbito empresarial. El próximo paso será universalizar la facturación electrónica en todas las relaciones comerciales.
Aunque sigue siendo una asignatura pendiente para muchas empresas y trabajadores autónomos de nuestro país, las administraciones tienen claro que la digitalización de la facturación es el camino a seguir para evolucionar como sociedad y luchar contra la morosidad y el fraude fiscal.
En este artículo te explicamos en qué consiste la facturación electrónica, qué ventajas te ofrece y por qué es importante que empieces a familiarizarte con ella.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica no es más que la digitalización de las facturas que las empresas o trabajadores autónomos remiten para cobrar los productos o servicios prestados. De este modo, una factura electrónica, igual que la de papel, sirve para justificar ciertas operaciones comerciales o financieras.
Es decir, que el concepto de factura no cambia y tiene los mismos efectos legales, pero el formato en el que se expide y recibe es electrónico. Ahora bien, su expedición está sujeta al consentimiento de su destinatario, cosa que no ocurre con las facturas tradicionales de papel.
¿Dónde nace la facturación electrónica?
En 2014 La Unión Europea impulsó la implementación de la factura electrónica en sus estados miembros y en 2019 estableció un formato común obligatorio en las relaciones B2G europeas.
Desde entonces, la digitalización en la facturación ha ido ganando terreno y ya son muchos los países en los que las facturas electrónicas son obligatorias en los intercambios comerciales con el sector público. En España, la factura electrónica pasó a ser obligatoria en enero de 2015 para todos aquellos proveedores de la Administración pública cuyas facturas superen los 5.000 euros.
Como consecuencia, todas las empresas que tienen relaciones comerciales con las Administraciones públicas han tenido que adaptarse al nuevo modelo y enviar sus facturas a través de un formato estructurado conocido como Facturae. Aunque por ahora esta obligatoriedad solo afecta a este tipo de operaciones, está previsto que acabe imponiéndose también para las relaciones B2B.
¿Para qué sirven las facturas electrónicas?
El motivo por el cual las Administraciones públicas y algunas empresas ya están apostando por la factura electrónica es que ofrece muchas ventajas frente al sistema de facturación tradicional, que pronto quedará obsoleto. Estos son algunos beneficios de su uso:
- Ahorro económico.
- Ciclos de tramitación más cortos.
- Menor probabilidad de fraude.
- Menor impacto medioambiental.
- Reducción de errores humanos.
- Ahorro de espacio de almacenamiento.
- Acceso rápido y ágil.
- Mayor seguridad en el envío.
Estas ventajas son una clara evidencia de que la factura electrónica ha llegado para quedarse y marcará un antes y un después en el día a día de las empresas. No obstante, también cuenta con ciertas desventajas, empezando por la imposición a empresas y autónomos de hacerse con un programa de facturación, con el consiguiente coste y proceso de aprendizaje.
Elementos que debe tener la factura electrónica
Las facturas electrónicas deben incluir toda la información necesaria relativa a la transacción realizada, así como los datos de ambas partes. En otras palabras, tienen que recoger los mismos datos requeridos en facturas tradicionales de papel, reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esto es:
- Número de factura y serie (si es aplicable).
- Datos identificativos del emisor y del receptor.
- NIF del emisor y del receptor.
- Fecha de emisión.
- Fecha de prestación de los servicios.
- Concepto o descripción de las operaciones.
- Base imponible (precio de las operaciones sin incluir impuestos).
- Tipo impositivo e impuestos aplicables.
Leyes y normativas que rigen las facturas electrónicas:
El Real Decreto anteriormente mencionado establece el cumplimiento de ciertos requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas. En el caso de la factura electrónica, la legibilidad del documento está facilitada por el programa informático con el que se crea o recibe.
Por otro lado, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar a través de diferentes métodos, como la firma electrónica con certificado electrónico o un intercambio electrónico de datos EDI, entre otros.
Además, para que la factura electrónica sea legal, a partir de 2024 o 2025 se van a exigir otros requisitos específicos. Los principales son los siguientes:
- Que estén emitidas a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado.
- Que lleven un código alfanumérico identificativo y un código QR.
- Que estén emitidas en un formato accesible para los destinatarios.
- Que incluyan la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”, un distintivo que garantiza que se cumplen todas las obligaciones tributarias.
Cómo hacer una factura electrónica
Seguramente te estés preguntando cómo hacer una factura electrónica. En realidad es bastante fácil, ya que la mayoría de los programas cuentan con una interfaz intuitiva y basta con introducir los datos.
Por ser un poco más precisos, con Holded, solo tienes que:
- Entrar a la plataforma
- Buscar un botón para crear una nueva factura
- Seleccionar al contacto (o crea uno nuevo)
- Incluir los datos correspondientes (número de documento, fecha de emisión, concepto, precio…)
- Rellenar la información relativa a la factura-e*
- Enviar
*Solo en algunos programas.
La buena noticia es que hay varios programas de facturación gratuitos muy buenos que te ayudarán a emitir tus facturas electrónicas sin problemas. Por supuesto, nosotros te vamos a recomendar Holded, que no es un simple software de facturación en la nube, sino una plataforma integral que te permite gestionar todas las áreas de tu negocio.
Para que puedas comprobar si el programa se ajusta a tus necesidades, Holded te ofrece una prueba de 14 días sin límites, y además cuenta con un plan gratuito para autónomos y otros planes económicos.
¿Qué tipos de facturas electrónicas hay?
Cuando hablamos de factura electrónica de forma genérica podemos distinguir dos tipos en función de si su formato es estructurado o no. Es importante no confundirlas, ya que su procesamiento funciona de manera distinta. Veamos cuál es la diferencia.
Facturas en formato estructurado
Estas contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. De la misma manera, también pueden ser tramitadas de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Algunos ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el formato XML, como UBL, Facturae o EDIFACT.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado se pueden considerar electrónicas por ser documentos digitales que podemos enviar telemáticamente. Sin embargo, estas consisten básicamente en una imagen y no están cifradas con ningún lenguaje.
Esto significa que, para poder introducirlas en los sistemas informáticos del receptor, requieren de una intervención manual o un proceso que no es del todo automático, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El ejemplo típico de este tipo de documentos son aquellos que han sido escaneados o almacenados en ficheros PDF.
Dicho esto, ten en cuenta que, cuando hablamos de factura electrónica en este artículo, nos estamos refiriendo al primer caso: a las facturas en formato estructurado.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
Como hemos comentado, en nuestro país están obligados a emitir facturas electrónicas los autónomos y los negocios solo cuando presten servicios a las Administraciones públicas. Estas facturas se envían a través de la plataforma electrónica FACeB2B, proporcionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Asimismo, esta plataforma también ofrece servicios para que las empresas privadas puedan emitir facturas de forma electrónica en sus relaciones con otras empresas privadas.
¿Pero a partir de cuánto será la factura electrónica obligatoria? Aunque ahora es opcional, la Ley Crea y Crece plantea implementar la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales a partir del 2025.
Según el Ministerio, el objetivo de esta ley es luchar contra la morosidad y “garantizar la trazabilidad y control de pagos entre empresas y trabajadores por cuenta propia”. Todo esto gracias a la universalidad de la factura electrónica.
Ante este texto legal, que fue aprobado en 2022, es recomendable que las pymes y trabajadores por cuenta propia empiecen a familiarizarse con la facturación electrónica. Para remitir facturas de este tipo, las empresas privadas pueden hacerlo mediante un programa de facturación informático o un prestador de servicios. Sea como sea, estos documentos deben firmarse debidamente con el certificado electrónico correspondiente.
¿Qué es TicketBAI?
Las Administraciones del País Vasco van un paso por delante en lo que se refiere a la facturación electrónica, ya que han lanzado un proyecto para luchar contra el fraude fiscal que obligará a utilizar un software de facturación a todas las personas y empresas que lleven a cabo una actividad económica.
Este sistema, llamado TicketBAI, permitirá a las Haciendas Forales vascas hacer un seguimiento de todas las facturas emitidas en la región y tener constancia de todas las transacciones realizadas con tal de poder cobrar los impuestos correspondientes.
El sistema TicketBAI entró en vigor el 1 de octubre de 2020 para todas aquellas compañías vascas que quisieran incluirlo de manera voluntaria. Su implementación obligatoria se aplazó debido a la pandemia, pero ya está en vigor en Guipúzcoa y en Álava.
En la provincia de Vizcaya, sin embargo, su uso será obligatorio a partir de enero de 2024. La implantación de un sistema parecido al resto de comunidades del territorio español en un futuro es muy probable, pero dependerá en parte del éxito que tenga TicketBAI en el País Vasco.
¿Qué ocurriría si un proveedor no emite una factura electrónica?
Si un proveedor no emite una factura electrónica cuando es obligatorio, podría enfrentar sanciones legales y administrativas, como multas, penalidades, o incluso la suspensión de sus actividades comerciales. Es importante cumplir con las regulaciones fiscales y legales correspondientes para evitar consecuencias negativas.
