Factura electrónica obligatoria: marco legal y factores a tener en cuenta en 2024

Miedo, desconocimientos, incertidumbre… Son sensaciones muy habituales que han sentido y sienten numerosos empresarios y autónomos al lanzarse al mundo online. Sin embargo, ser digital es una necesidad en el momento actual. Y no lo decimos nosotros, sino que lo exigen las leyes y la burocracia.

Así mismo, no son pocos los emprendedores y empresarios aún analógicos que se plantean la siguiente gran cuestión: ¿es obligatorio emitir factura electrónica? En Holded te ayudamos durante todo el proceso de transformación digital y, por eso, además de ofrecerte nuestro software, elaboramos artículos como este. En él resolvemos esta gran incógnita y el resto de preguntas frecuentes que lo rodean.

¿Qué es la factura electrónica?

Por definición, una factura electrónica es un documento con el mismo valor legal y contable que una factura convencional en papel, pero emitida y recibida en formato digital. 

Hay diferentes tipos de facturas, pero todas ellas, digitales y analógicas, deben reflejar un conjunto de datos estructurados y firmados conforme a los requisitos legales y técnicos que exigen las autoridades fiscales. Estos son:

• Nombre fiscal y dirección del emisor y del receptor.
• Fecha de emisión.
• Número de factura.
• Descripción de la operación.
• Cantidad de bienes o servicios.
• Precio unitario.
• Precio total.
• Impuestos correspondientes.

Si no incluyes alguno de estos datos legalmente tu factura quedará invalidada. Incluso, puede acarrearte sanciones y problemas fiscales.

¿En España es obligatorio emitir factura electrónica?

Comencemos por lo básico. Es decir, resolviendo la pregunta central de este artículo: ¿es obligatorio emitir factura electrónica? La respuesta es sí. No obstante, hay matices en cuanto a su implantación total.

Desde el 1 de enero de 2020, en España, todas las operaciones con la Administración Pública deben tener factura digital. También es obligatorio para cualquier compraventa de productos o servicios entre empresas cuya cuota anual de IVA sea superior a 90 000 euros.

Al mismo tiempo, cualquier empresa o autónomo puede emitir sus facturas para todo tipo de operación voluntariamente. De hecho, también desde 2020, que es cuando entró en vigor la normativa, es obligatorio que así sea. Sin embargo, la implantación de esta ley está siendo progresiva y a diferentes ritmos en según qué regiones. Por eso, aún hay compañías que no la llevan a la práctica.

Con el tiempo, de todos modos, se irá incorporando cada vez más la facturación electrónica para autónomos y deberá cumplirse desde 2025. Por ello, contar con la solución digital adecuada para ello puede ser un gran paso en esa dirección.

¿Quiénes están obligados a emitirla?

Actualmente en España, con la Ley crea y Crece, deben emitir y recibir facturas electrónicas las empresas que facturan más de ocho millones de euros. Sin embargo, lo que contempla la ley es que todas las empresas, sea cual sea su tamaño, deberán adaptarse con el tiempo.

Se espera que para 2026 cualquier tipo de organización, ya sean autónomos, pymes o grandes empresas, deberán emitir facturas electrónicas.

¿Qué información se debe agregar de forma obligatoria en las facturas electrónicas?

La particularidad de las facturas electrónicas no se limita a su formato. Por supuesto que debe ser un documento digital, pero además tiene otras características.

La factura electrónica debe incluir los datos habituales de cualquier factura (nombre, dirección fiscal, CIF, importe, IVA, etc.).

Además, hay que entender que cuando hablamos de factura electrónica obligatoria nos referimos a la de formato estructurado. Una factura electrónica de formato no estructurado es la que se emite en Word o PDF usando programas de facturación o incluso un editor de texto digital. 

La obligatoriedad supondrá que se deberán emitir facturas electrónicas con formato estructurado. Esto significa que se genera con un código informático que permite su emisión y recepción automáticas.

El ejemplo de formato estructurado más conocido es Facturae, que es el que usan en España las administraciones públicas.

¿Qué ley regula la facturación electrónica?

En España, la ley que regula el uso y la obligatoriedad de la facturación electrónica es la conocida como Ley Crea y Crece, perteneciente al Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. En ella se recoge lo establecido principalmente en dos normativas:

• El Real Decreto-Ley 16/2013, de 20 de diciembre, en el que se fijan algunas directivas de la Unión Europea en materia de factura electrónica y de lucha contra el fraude.
• El Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del IVA, que establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas para compraventas con el Estado y para operaciones entre empresas cuya cuota anual de IVA supere los 90 000 euros.

Con la Ley Crea y Crece también se obliga a que las facturas se guarden durante un periodo de tiempo determinado. A su vez, en ellas se recogen las sanciones para los contribuyentes que incumplan estas exigencias, las cuales te mostramos más adelante.

¿Qué objetivos tiene hacer obligatoria la factura electrónica?

Por otro lado, la facturación electrónica es un proceso que las autoridades han hecho obligatorio con el fin de lograr varios objetivos:

• Combatir el fraude fiscal en el tejido empresarial.
• Reducir los errores humanos en los procesos contables y fiscales, ya sean voluntarios o involuntarios.
• Mejorar la eficiencia en la facturación de las compañías, ya que las facturas electrónicas son más fáciles de gestionar, archivar y almacenar.
• Automatizar procesos en empresas de todo tipo.
• Ofrecer mayor transparencia y ayudar a una mejor trazabilidad.
• Mejorar la seguridad en operaciones comerciales.

Es más, hay un último objetivo de carácter medioambiental. Con las facturas digitales se reduce el uso de papel, por lo que se contribuye a un mejor uso de los recursos naturales.

¿Qué plazos tienen para adaptarse a esta obligatoriedad las empresas y los autónomos?

Realmente, las empresas y los autónomos tienen que cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas desde 2020. A su vez, también deben cumplir con las obligaciones digitales establecidas en la Ley Crea y Crece. Hablamos por ejemplo de tener un programa de facturación electrónica, ceñirse a las normas de seguridad y privacidad o adecuarse a las obligaciones fiscales y contables.

No obstante, los plazos dependerán de la normativa concreta y de las disposiciones adicionales que establezca cada administración pública. Así que los márgenes y las sanciones por el cumplimiento pueden variar entre territorios y empresas.

¿Qué sanciones y consecuencias hay por incumplir la ley sobre facturación electrónica?

En cuanto a sanciones, la Ley Crea y Crece establece multas administrativas para quien incumpla las obligaciones digitales fijadas, entre las que está la obligatoriedad de la factura electrónica. Los importes de esas sanciones serán:

• Hasta 3 000 euros por cada factura no emitida en formato electrónico.
• Hasta 6 000 euros por no registrar y almacenar las facturas digitales durante el plazo pertinente.
• Hasta 24 000 euros por no cumplir con las exigencias fiscales y contables relativas a la regulación.
• Hasta 60 000 euros por incumplir las normas sobre seguridad y privacidad.

Si tu empresa o tú como autónomo reincides o incumples de forma grave alguna de las exigencias legislativas, podrías ver cómo el importe de la multa es aún mayor.