Existen muchas dudas sobre lo que es una factura electrónica, basta con una búsqueda rápida en Google para darse cuenta, pero la respuesta es más sencilla (aunque extensa) de lo que parece.
A pesar de ser una obligación a nivel europeo, sigue siendo un concepto que solo dominan bien las personas que trabajaban con organizaciones públicas. En España se extendió su uso cuando se aprobó la implementación de TicketBAI en Euskadi, que introducía la obligación para empresas y freelancers de emitir facturas electrónicas para las transacciones entre profesionales usando un software de facturación.
En 2022, con la aprobación de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica pasa a ser de interés general, puesto que esta ley obligará a todos a adoptarla para el 2025.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento legal que ha sido generado por medios informáticos y justifica el intercambio de bienes o la prestación de servicios.
- Contiene los mismos datos que una factura en papel,
- está firmado electrónicamente por un certificado digital reconocido,
- y tiene un formato estructurado.
La definición definitiva cambia, dependiendo a quién le preguntes y del contexto, pero esta es la que se maneja cuando hablamos de las iniciativas que requerirán su uso.
Factura electrónica según el Estado
Empecemos con la página oficial del Gobierno en el tema. Aquí la factura electrónica se define como:
“Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.”
A efectos legales, una factura electrónica tiene la misma validez que una factura en papel, añade que una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico, pero, ¿qué entendemos por ‘electrónico’? También menciona que está condicionada al consentimiento del destinatario, pero tampoco desarrolla cómo es este proceso.
Podemos concluir que el Estado considera cualquier factura que se envíe por medios digitales (y sea aceptada por el receptor) como una factura electrónica. El problema es que este concepto se ha quedado obsoleto porque no se adhiere a los requisitos de iniciativas como la Ley Crea y Crece y TicketBAI.
Factura electrónica según la Ley Crea y Crece y TicketBAI
La Ley Crea y Crece y TicketBAI son iniciativas del Estado y el gobierno de Euskadi, respectivamente, que tienen como objetivo revitalizar el tejido empresarial mediante propuestas como la factura electrónica. En ambos casos obligan a su uso y le imponen los mismos requisitos técnicos.
En su definición, además de todos los requisitos de una factura regular, añaden que la factura electrónica deberá garantizar dos cosas:
- La autenticidad del origen de la factura.
- La integridad del contenido de la misma (que no haya sido modificado).
Estos puntos se pueden garantizar mediante distintos procesos:
- A través de la firma electrónica avanzada.
- A través de intercambio electrónico de datos (EDI).
- A través otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Orígenes de la factura electrónica
En los 60, con las primeras computadoras electrónicas y los sistemas de procesamiento de datos, se empezó a investigar la posibilidad de reemplazar la factura en papel por un equivalente electrónico, aunque no fue hasta una década después que la posibilidad se convirtió en algo real.
Gracias al desarrollo de los procesos EDI (Electronic Data Interchange), que permitía la comunicación e intercambio de información comercial entre empresas (órdenes de compra, facturas, avisos, etc.), hubo un gran avance en la automatización de las transacciones comerciales y una reducción en los errores humanos.
En los 90 se produjo una democratización en el uso de internet y las primeras empresas empezaron a adoptar el uso de programas en línea para generar y enviar facturas en tiempo real.
En Europa, en 2010 se implantó el Marco Europeo de Facturación Electrónica para estandarizar las prácticas en todos los países de la Unión. Asimismo, el Ministerio de Industria de España elaboró un Plan de difusión de la factura electrónica basado, entre otros, en los siguientes puntos:
- Conseguir acuerdos de fomento de la factura electrónica con suministradores de servicios que alcancen a un gran número de ciudadanos.
- Elaborar y distribuir un manual didáctico sobre factura electrónica.
- Crear un portal específico temático para fomentar el uso de la factura electrónica.
- Alcanzar acuerdos de colaboración con proveedores de soluciones de factura electrónica para poner en contacto la demanda generada y una oferta ventajosa de soluciones.
En 2013 se publicó en España la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, por la cual desde el 15 de enero de 2015 todas las facturas remitidas a las administraciones públicas tienen que ser electrónicas.
Su uso ha ido en aumento con los años. En 2022 se emitieron más de 300 millones de facturas electrónicas entre negocios, casi un 32% más que el año anterior.
Con la Ley Crea y Crece, se espera que los próximos años este porcentaje aumente hasta la totalidades de negocios y profesionales españoles.
Infografía: Línea de tiempo de la factura electrónica
Normativa legal y fechas de la factura electrónica
En España, y a nivel europeo, existen varias normativas legales (algunas ya las hemos mencionado) dentro las cuales se engloba la facturación electrónica, en ellas se establecen, como puntos más importantes, qué requisitos debe tener una factura electrónica y quién tiene obligación de facturar de esta manera.
También se recogerá próximamente el desarrollo reglamentario técnico con el contenido y especificaciones para los programas de facturación de empresas privadas. Aunque ya existen ERP capaces de emitir facturas electrónicas, los requisitos para saber si es necesario pasar una auditoría o una certificación oficial están pendiente de aprobación.
¿Para quién es obligatorio emitir facturas electrónicas en España?
En realidad, como hemos visto anteriormente, la factura electrónica ya es obligatoria para todos aquellos que quieran facturar con las administraciones públicas, desde la publicación de la Ley 25/2013. Sin embargo, existían ciertos casos en los que no era obligatorio.
Con la aprobación de la Ley Crea y Crece, esto ha cambiado, se establece que:
“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Es decir, actualmente la obligación abarca todas las operaciones comerciales entre profesionales, sean empresas o autónomos, lo que se conoce como B2B. Sin embargo, de momento, no existe obligación de emitir facturas electrónicas si se vende a particulares (B2C).
También existe otra excepción, no será obligatorio cuando una de las partes implicadas no tenga sede de su actividad económica en el territorio español, no tenga en España un establecimiento permanente al que se dirija la facturación electrónica.
¿A partir de que fechas será obligatorio emitir facturas electrónicas?
Hasta el día que se ha publicado este artículo, no tenemos fechas específicas para indicar a partir de cuándo será obligatorio emitir facturas electrónicas. Esto es porque es necesaria la aprobación de un reglamento con el contenido y especificaciones técnicas, que incluye:
- Requisitos técnicos y de información que se deben de incluir en la factura electrónica.
- Requisitos de interoperabilidad mínima entre los programas de soluciones tecnológicas para facturas electrónicas.
- Requisitos de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos necesarios.
Este desarrollo reglamentario salió a consulta en marzo de 2023 y en junio se publicó el borrador en la página del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Cuando sea aprobado por el Consejo de Ministros y publicado en el BOE, empezará la cuenta atrás para la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas. A partir de ese momento, se podrán calcular las fechas específicas de aplicación.
Plazos desde la aprobación del reglamento:
-
Para empresas con una facturación superior a 8 millones de euros
- Antes de 1 año
-
Para el resto
- 2 años desde el desarrollo reglamentario.
-
Para autónomos
- 3 años desde el desarrollo reglamentario.
Es probable que, en principio, para 2025 todas las empresas hayan adoptado ya la facturación electrónica.
Características de la factura electrónica
Existen tres condiciones para considerar a una factura electrónica:
- Se necesita un formato electrónico (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
- Es necesario una transmisión telemática, tiene que ser emitida por un ordenador y recogida por otro.
- Se debe garantizar en todo momento la integridad de la factura a través de una firma electrónica reconocida.
Requisitos
Lo primero a tener en cuenta es que para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).
Además, una factura electrónica tiene los mismos campos obligatorios y elementos que una factura tradicional, es decir:
- Número de factura y serie: es el número que identifica la factura que se está emitiendo y que la distingue como un documento único y diferenciado del resto.
- Fecha de emisión: además de señalar cuándo se emite la factura, determinará el periodo de facturación en el que se deberán imputar el impuesto correspondiente.
- Concepto: una breve descripción de la compraventa o la prestación de servicios.
- Datos fiscales: Tanto los datos del emisor como los datos del destinatario: nombre y apellidos (en el caso de que una de las partes sea autónomo), razón social completa para los negocios, domicilio y, por último, número de identificación fiscal (DNI para autónomos o el NIF para empresas).
- Base imponible, impuestos aplicables e importe total de la factura.
Por otra parte, la factura electrónica debe incluir una firma electrónica con un certificado electrónico reconocido y tiene los siguientes requisitos para emisores y receptores:
Requisitos para el emisor:
- Contar con el consentimiento previo del receptor.
- Garantizar la autenticidad del origen (identidad) y la integridad de las facturas, a través de un certificado digital (firma electrónica).
- Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo factura y firma electrónica.
- Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.
Requisitos para el receptor:
- Disponer del software adecuado para la validación de la factura dependiendo de cómo se haya generado.
- Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma electrónica).
Ventajas
Combatir la morosidad
- La factura electrónica garantiza mayor transparencia en las transacciones comerciales, así como un mejor control, ya que será obligatorio informar la fecha de pago de dichas facturas.
Acortar ciclos de tramitación
- Una facturación electrónica permite emitir más rápido las facturas a la vez que acelera el cobro de las mismas. Asimismo, permite un acceso más rápido y fácil a las facturas almacenadas.
Ahorro de costes
- De impresión, de envíos, de almacenamiento, de papel…
Evitar errores humanos
- Al ahorrarse parte de la gestión manual, se puede eliminar gran parte de fallos como duplicidades, omisiones, etc.
Digitalización de la economía
- Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Tipos de facturas electrónicas
Existen dos tipos de facturas electrónicas, las de formato estructurado y las de no estructurado. Su principal diferencia es que es las de formato estructurado facilitan su tratamiento automatizado. Ambos tipos pueden ser transmitidos de forma digital.
Facturas en formato estructurado
Este tipo permite que las facturas sean generadas y leídas automáticamente por software de facturación, como Holded. Suelen usar formatos que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Factura electrónica no estructurada
Se trata de facturas que no contienen datos estructurados, como PDF o facturas escaneadas. Contienen toda la información necesaria, pero al mostrarse en una “imagen”, los software de facturación no pueden leerla automáticamente y tiene que introducirse los datos a mano en el programa.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Dependiendo del software de facturación que elijas, este proceso puede variar.
Utilizando Holded de ejemplo, el proceso sería tan sencillo como indicarle al programa que hiciera una nueva factura, seleccionar el contacto al que se quiere remitir la factura, incluir el concepto, la cantidad, el precio por unidad y el impuesto a aplicar.
Screenshot de producto de cómo hacer una factura electrónica.
Después de eso, clicar en la sección opciones y rellenar los campos Factura-e. Tras esto, se guardaría y al descargar la factura se habría generado un documento .XML, el necesario para facturar en formato estructurado a la Administración Pública.
Para más detalles, puedes encontrar la información ampliada en este artículo del blog de Holded.
Términos relacionados
Los siguientes se tienden a confundir, pero como hemos comprobado, no son lo mismo.
Factura electrónica o e-factura: ¿Son lo mismo?
Sí, e-factura es otro término para denominar la factura electrónica, que viene del inglés e-invoicing. No obstante, hay que tener cuidado con no confundirlo con FacturaE, que es una solución gratuita para emitir facturas electrónicas.
FACe
FACe es un portal online que deben utilizar todos los autónomos o empresas para enviar facturas electrónicas a los organismos públicos estatales, autonómicos y locales. Se trata del Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado.
Una factura FACe es, por tanto, una factura electrónica emitida a través de este sistema. Para realizarla se necesita un software de facturación. La Administración ofrece FacturaE como solución pública, aunque también se puede realizar con programas de facturación de índole privada, como Holded, donde se pueden realizar facturas electrónicas y descargarlas como FACe.
FacturaE
Es una solución gratuita de facturación que ofrece la Administración Pública. Con este programa se pueden crear facturas electrónicas que más tarde subir al portal FACe. Además, si se cuenta con firma electrónica, también se puede firmar la factura generada.
¿Factura electrónica o factura online?
Cuando se habla de factura electrónica debemos limitar su definición a la de una factura con formato estructurado, es decir, que puede ser generada y leída automáticamente por un software de facturación. Las facturas en formato no estructurado como PDF, serán facturas digitales u online.
