¿Qué es un diagrama de Gantt, para qué sirve y cómo crear uno?

Seguro que todos, más de una vez, hemos escuchado (o hasta pronunciado) aquello de «es que no sabía que yo tenía que hacer eso». O también: «Es que no sabía que tenía que entregarlo hoy». Ocurre demasiado a menudo, tanto en grandes como en pequeñas corporaciones. El problema, por otra parte, no afecta solo al rendimiento de esa persona, sino al de toda una cadena de trabajo.

Y ahí es donde llega el drama: si alguien olvida qué tenía que hacer o cuándo, el resto de sus compañeros acusa ese retraso y el plazo de entrega se retrasa. Las consecuencias pueden ser desastrosas, en especial cuando hemos dado una fecha de finalización del proyecto a nuestro cliente.

Contamos, sin embargo, con una herramienta tan sencilla de usar como eficaz para resolver ese problema: el diagrama de Gantt. Vamos a explicar qué es, para qué sirve, cómo se usa, cómo se subdivide, qué ventajas tiene y cómo crear el nuestro.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Se trata de una herramienta gráfica que está pensada para la organización y gestión de proyectos a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Dentro de él debe quedar expuesto con absoluta claridad:

1. Cuándo se inicia la tarea o el proyecto.
2. Cuándo termina.
3. Quién realiza cada parte del proyecto.
4. La fecha de inicio y la de finalización de cada parte del proyecto asignada a cada trabajador.
5. Una estimación muy precisa del tiempo que se tarda en acometer cada fase, con la fecha de inicio bien clara.
6. La superposición de las tareas y si hay relación entre ellas.

Breve historia del diagrama de Gantt

El origen del diagrama de Gantt se remonta a finales del siglo XIX. Fue entonces, en 1896, cuando el economista e ingeniero Karol Adamiecki creó un sistema de representación gráfica con el objetivo de conocer los programas de producción al primer golpe de vista. Lo llamó harmonogram.

La idea de este predecesor de la herramienta que aquí nos ocupa era la de poder identificar las relaciones entre las diferentes partes y los diferentes actores del proceso con el fin de visualizar todos los pasos y potenciales incidencias del mismo.

Catorce años después, Henry Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense, cogió aquel sistema ideado por Adamiecki y le hizo algunas modificaciones. El harmonogram no era conocido en el mundo occidental debido a que su creador solo publicaba en polaco y ruso.

De esta manera, aquel harmonogram fue adaptado por Henry Gantt y terminó conociéndose como diagrama de Gantt.

¿Cuáles son las partes del diagrama de Gantt?

Como hemos dicho en el primer apartado, hay una serie de puntos que deben quedar meridianamente claros. Para que así sea, dentro de este deben estar presentes los siguientes elementos:

1. Fechas. Tanto del inicio y finalización del proyecto al completo como de cada fase del mismo.
2. Qué tareas lo componen.
3. Quién es responsable de cada tarea.
4. Plazos de tiempo previstos para cada fase.
5. Tareas interdependientes (esto es, las que necesitan de que la fase anterior esté completada para iniciarse).
6. El progreso del flujo de trabajo (cada tarea finalizada o en progreso se debe ir marcando como tal).

Visualmente, un diagrama de Gantt es un gráfico con dos ejes: el vertical debe incorporar en orden las tareas que han de llevarse a cabo; en el horizontal, las fechas. Algo así:

Como ves, cada tarea se representa en el cuadro interior, y muchas de ellas están superpuestas y/o interrelacionadas. De un vistazo sabemos qué tiempo lleva cada una, en qué punto del proceso está y si se cumplen los plazos.

Pero ¿cómo hacer un diagrama de Gantt? Lo ideal es tener un software de gestión de proyectos en el que todos los implicados puedan ir viendo cuánto les falta para finalizar, cuándo podrán comenzar o cuánto le queda al eslabón anterior de la cadena de trabajo para iniciar su parte.

Con un software de gestión simplemente podremos ir informando al resto del equipo, de una manera esquemática y visual, cómo va todo. Fíjate, por ejemplo, en cómo lo hace el de Holded:

Vemos cómo a la izquierda tenemos parte del diagrama de Gantt en sí. A la derecha, arriba, el estado en el que está una parte del proyecto (en este caso, la revisión de logotipos), y abajo, el calendario que indica el tiempo que tenemos para terminar.

Pero el software de gestión de Holded tiene muchas más funcionalidades. Imagina que tú estás encargado de lo que aquí hemos dado en llamar «Proyecto 1», y acabas de terminarlo. Con solo arrastrar el recuadro de «en curso» al de «finalizado», habrás avisado al equipo de que el siguiente responsable puede arrancar con su parte:

Como te decíamos, el software de gestión que incorpora Holded es muy intuitivo. Permite ver en qué estado se encuentra cada tarea, cuáles de ellas están haciéndose, cuáles están pendientes y cuáles se han finalizado. La barra de progreso marca cuánto se ha avanzado y arriba a la derecha, el tiempo empleado para cada proyecto (los terminados, los que están en proceso y los que aún no se han iniciado).

¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?

Evidentemente, está orientado a la organización interna de una empresa. Cada proyecto queda registrado por fases y todos los implicados deben poder acceder a él para ver cuándo comenzar su tarea, qué tiempo tienen para acometerla y, en el caso de que sea necesario, modificar los tiempos (tanto si hay algún imprevisto como si se termina antes de tiempo).

La organización es la principal finalidad de crear un diagrama de Gantt, pero no es la única. Con esta herramienta también vamos a poder medir el rendimiento de cada uno de los trabajadores y extraer conclusiones. Por ejemplo, dónde son más eficaces o en qué puntos del proceso vamos a necesitar refuerzos o cambios.

Otra de las finalidades del diagrama de Gantt es la motivación del equipo. Cuando cada persona implicada en un proceso sabe con exactitud los tiempos y las tareas que le corresponden, podrá adaptar su rutina al cumplimiento de estas.

Y de la motivación también viene la implicación. El diagrama de Gantt es muy visual, de modo que el responsable de una parte del proceso, al ver que de él o ella depende que otro compañero termine su labor, se empleará a fondo para no entorpecer el flujo de trabajo.

Ventajas y beneficios en la gestión de proyectos

Veamos ahora qué ventajas tiene usar el diagrama de Gantt.

• Es muy visual. El diagrama general se comprende de un vistazo, ya que desglosa cada tarea en una sola imagen y es muy sencillo de interpretar. Cada día, el equipo puede ir supervisando en qué punto del proceso se encuentra su proyecto para adaptar su tiempo a las necesidades del mismo.
• Es muy simple. A diferencia de otras herramientas para gestionar tareas, el diagrama de Gantt es increíblemente intuitivo. Cada color, cada barra de progreso, cada tarea…, están perfectamente plasmadas en un gráfico que, además, es susceptible de modificarse.
• Es flexible. Lo habitual, dentro de un proyecto, es que haya factores imprevistos que necesiten readaptar el esquema original. Gracias al diagrama de Gantt, incorporar estos nuevos pasos o tareas al flujo de trabajo es sencillísimo, y de este modo todos los implicados estarán al día de dichos cambios.
• Resulta perfecto para gestionar el tiempo. Cuando hacemos un diagrama de Gantt establecemos periodos realistas para concluir cada parte del proyecto. De hecho, si hemos sido austeros a la hora de programar una de las tareas en lo que a tiempo se refiere, el responsable de la misma podrá comunicarlo antes de ponerlo en marcha. Como lo habitual es que trabajemos con varios proyectos en paralelo, sabremos organizarnos mejor dentro de nuestro horario laboral.
• Es una herramienta motivacional. Ya lo hemos dicho antes: trabajar en equipo, ser consciente de la interdependencia de los departamentos, de la importancia de nuestra función dentro de todo el esquema, hará que nos impliquemos de manera sensata para que el resto de los compañeros no padezca las consecuencias de un retraso.
• La comunicación fluye mejor. Especialmente, cuando estamos ante un software de gestión empresarial. Si te has fijado en cómo lo hace el de Holded, verás que basta con actualizar dentro de él el estado en el que está nuestra tarea; tan sencillo como arrastrar un bloque de un estado a otro. De esta manera, todos sabrán en cuestión de segundos el progreso de cada proyecto.

Limitaciones y desventajas

• En grandes corporaciones, que manejan multitud de proyectos y mueven a decenas o cientos de personas, trabajar con diagrama de Gantt no siempre es lo mejor. Algo que, como hemos visto, es tan sencillo visualmente, puede devenir en un esquema muy complejo, difícil de interpretar y que puede llevarnos a equívocos o malas interpretaciones.
• Hay que entender muy bien todos los procesos de nuestra propia empresa y conocer sus tiempos de ejecución para crearlo. Lo habitual, como responsable de una pyme, es que esto lo tengas absolutamente interiorizado. Pero si no es así, necesitas un periodo de aprendizaje de cada parte del proceso hasta poder elaborar un diagrama de Gantt realista.
• Hacerlo a mano puede ser un incordio. A menudo, actualizar cada tarea se nos puede olvidar, de manera que el diagrama se convierta en papel mojado. Solo un software adecuado resolverá este potencial problema. Recuerda, si vas a incorporar algún programa a tu empresa, contar con uno que resuelva todas esas tareas que pueden mecanizarse. Programas ERP como el de Holded incorpora, además del software para gestionar proyectos, el de contabilidad, facturación y CRM (gestión de las relaciones con el cliente).

¿Quiénes deberían utilizar un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es la herramienta gráfica perfecta para pymes. Para una gran empresa, se hace complejo de usar. Una vez sabido esto, el diagrama de Gantt es perfecto para cualquier empresa que tenga proyectos muy concretos y acotados.

1. Empresas de e-commerce. Si tenemos una tienda online, sabemos perfectamente en qué partes se divide un proyecto, desde que lo creamos o comercializamos hasta que se le entrega al cliente.
2. Marketing y publicidad. En este tipo de empresas, el diagrama resulta altamente eficaz. Son compañías en las que múltiples factores externos pueden entrar en juego, de manera que prediseñar los tiempos de ejecución, dejando espacios para potenciales cambios por parte del cliente, es muy rentable.
3. Diseño gráfico online y offline. Un diseñador suele encontrarse con periodos de tiempo muerto (esperar la confirmación de un cliente tras la presentación del diseño inicial) que puede aprovechar para avanzar en otros proyectos. De esta manera, especialmente si es un autónomo, podrá gestionar perfectamente su tiempo sin que ninguno de sus encargos se resienta.
4. En general, todas las pymes del sector servicios. Y estamos hablando del sector aplastantemente mayoritario en nuestro país: más del 70% de las pymes pertenecen a él, según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. El conocimiento profundo del sector por parte del dueño de una pyme le permite establecer periodos muy realistas de entrega, por lo que un diagrama de Gantt será el mejor aliado especialmente cuando hay picos de trabajo.

Comparación con otras herramientas de gestión de proyectos

Hay numerosas herramientas de gestión de proyectos; vamos a ver algunas de las más utilizadas en comparación con el diagrama de Gantt.

Agile

La metodología Agile cuenta con una ventaja principal de la que carece el diagrama de Gantt, que es su sistema circular, que permite por una parte un aprendizaje constante y, por otra, una capacidad de adaptación a los cambios, lo que hace que los equipos avancen más rápido.

Los fans al cien por cien de Agile no encontrarán en el diagrama de Gantt, que es la contraposición a este método. Sin embargo, muchas organizaciones escogen una forma híbrida, es decir, incorporar diagramas de Gantt a los métodos Agile.

Kanban

Si el diagrama de Gantt permite al gestor de un proyecto saber en qué fase se encuentra cada parte del proyecto, el método Kanban es más participativo en el sentido de que todos los equipos pueden ver en qué momento de sus respectivas tareas están ellos y los demás.

Al igual que sucede con Agile, ni Kanban ni Gantt cubren todas las expectativas, por lo que habrá que ver qué formato le va mejor a cada negocio.

De nuevo, la combinación de ambos es una fórmula adoptada por muchas empresas, empleando uno u otro en función de la operación que se vaya a hacer (Gantt para hacer un seguimiento, Kanban para conocer el estado de cada tarea).

Scrum

También enmarcado dentro de lo que se conoce como método ágil, Scrum guarda ciertas similitudes con Kanban, si bien este último es más visual.

Como hemos dicho anteriormente, Gantt es un sistema que se da un poco de frente con las metodologías ágiles; de hecho, el creador de Scrum prohibió implementar el diagrama de Gantt en este otro método.

Un diagrama de Gantt tendría que recoger los cambios continuamente, y esta constante reconstrucción no tiene demasiado sentido en un método ágil de trabajo. Si bien en Agile o en Kanban la hibridación con Gantt es más factible, Scrum es la elección perfecta para quien no quiere usar Gantt.

¿Cómo se elabora un diagrama de Gantt?

Para crear uno, necesitamos conocer de antemano todos los elementos que conforman un proyecto y los tiempos de entrega. Y aquí incluimos a profesionales externos.

Si, por ejemplo, nuestro proyecto es decorar un escaparate, antes de programar el tiempo que tardaremos en la ejecución en sí de la tarea tenemos que saber qué materiales necesitamos y, sobre todo, qué proveedores nos los van a servir y cuánto tardan en entregárnoslos.

Estos serían los pasos que debemos dar para elaborar un diagrama de Gantt plenamente eficaz:

1. Detalla una a una todas las tareas que conforman el proyecto. Comenzando, como acabamos de comentar, por aquellas externas a nosotros y de las que, por supuesto, dependemos.
2. Cuando las tengas listadas, marca todas aquellas que son interdependientes, es decir, que no pueden ejecutarse sin la finalización previa de otra parte del proyecto, o que necesitan marchar en paralelo.
3. Coloca cada tarea en una línea temporal dentro del diagrama, siendo realista y marcando unos periodos de ejecución razonables: ni demasiado cortos ni excesivos.
4. Asigna cada tarea a un responsable.

Lo ideal es que, una vez tengas creado el diagrama, lo sometas brevemente a revisión con el resto del equipo.

Puede que hayas puesto tiempo de más o de menos en alguna parte, bien por error o bien porque se te haya pasado por alto la complejidad de una determinada tarea. Todo ello debe de estar perfectamente claro antes de que el diagrama se convierta en una herramienta de trabajo.

Herramientas y software para la creación de diagramas de Gantt

El diagrama de Gantt se creó en 1910, así que, como podrás imaginar, su primera versión fue física. Por tanto, podemos afirmar que la manera más fácil de hacer un diagrama de Gantt es… sobre un papel.

O sobre una cartulina. En ella diseñamos el diagrama y marcamos las tareas en la línea temporal. Ahora bien, ¿cómo lo actualizamos? Bien, podemos usar papelitos adhesivos e ir moviéndolos. ¿Nos acordaremos de ir hasta la cartulina, cambiar el estado de cada tarea y seguir trabajando? ¿Quién lo hace? ¿Es fiable?

Y, sobre todo, con el teletrabajo implantado en muchas de las pymes, ¿dónde lo situamos físicamente? Sí, en el siglo XX no había otro remedio, pero ahora… Ahora tenemos ordenadores interconectados.

Lo cual nos lleva a una segunda versión: hacerlo en Excel. Podemos tener un documento tipo Excel en línea e ir actualizándolo, es cierto. Pero con este programa ocurre que es uno de los programas menos intuitivos que hay, por lo que no todo el mundo se maneja bien con él.

Por último, lo ideal es contar con un software de gestión de proyectos que incorpore un diagrama de Gantt. ¿Por qué? Primero, porque este software se comparte en red y acceder a él para avisar del estado en el que dejamos una tarea nos lleva apenas segundos.

Segundo, porque si contamos con uno especialmente intuitivo, hasta los compañeros con menos pericia tecnológica sabrán manejarlo en poco tiempo. En el caso de Holded, por ejemplo, cuentas con webinars para iniciarte en el programa. De hecho, en 30 minutos ya sabrás empezar a utilizarlo.

Pero, por si fuera poco, también existe Holded Academy, con todos los recursos siempre a tu disposición, desde videotutoriales hasta artículos de ayuda para resolver problemas que se te presenten. Y, por supuesto, atención personalizada en cualquier momento.

Y lo más importante de todo: cuando introduzcas este elemento en la gestión de tu negocio, verás cómo optimizas al máximo los tiempos de ejecución de tus distintos trabajos. Eso sí, para que sea realmente eficaz, debes hacerlo con un software adecuado.

Cómo usar el diagrama de Gantt: ejemplos

Ya hemos visto que el diagrama de Gantt es, en esencia, una herramienta visual que nos permite tener en todo momento nuestros proyectos bajo control. Podemos diseñar uno casi para cualquier empresa. Veamos algunos ejemplos.

Diseño de una web para una empresa de comunicación

Las tareas serían:

1. Definición de contenidos de la web
2. Diseño de la identidad visual (en paralelo al punto 1)
3. Creación del mockup o boceto de la web
4. Creación de contenidos (en paralelo al punto 3)
5. Visto bueno por parte del cliente
6. Programación del sitio

Son tareas superpuestas, pero no interrelacionadas: cada trabajador puede seguir en paralelo sin interferir en las tareas del otro. Sin embargo, para crear el mockup vamos a necesitar que la identidad visual esté creada y aprobada: por tanto, los retrasos del diseñador sí afectarán al maquetador. Estas interrelaciones y superposiciones, con los tiempos estimados de cada tarea, deben quedar perfectamente reflejadas en el diagrama de Gantt.

Apertura de un restaurante

1. Búsqueda y elección de local.
2. Diseño del plan de negocio.
3. Reformas, si fueran necesarias (tarea dependiente de punto 1).
4. Entrevistar y seleccionar empleados (cocinero/a, camareros/as, personal de limpieza, etc.).
5. Solicitud y gestión de los diversos permisos y licencias (en paralelo al punto 4). Tarea dependiente de punto 3.
6. Búsqueda de proveedores (en paralelo al punto 5).
7. Diseño de horario de los empleados. Tarea dependiente de punto 4.
8. Desarrollo de la contabilidad del negocio.
9. Contratación de sistemas de cobro.
10. Desarrollo de plan de comunicación para darlo a conocer (redes sociales, página web…).

Evento de wedding planner

1. Entrevista con los clientes.
2. Búsqueda de enclaves para la celebración.
3. Invitaciones de boda (diseño, gráfica, material…).
4. Búsqueda de menús (en paralelo a punto 3).
5. Otros detalles (flores, música, etcétera). Puntos 3, 4, 5 y 6 son tareas independientes.
6. Presentación de menús e invitaciones a los clientes.

Consejos y trucos para sacarle el máximo provecho

1. Haz un cronograma que se ajuste al máximo a la realidad. Piensa que muchas de las tareas son interdependientes, lo que implica que, si la tarea A no se ha finalizado, quizá la B no pueda comenzarse, y el efecto bola de nieve termine por hacer inviable el proyecto.
2. Subdivide tareas. Es mejor dividir al máximo cada tarea en subtareas que marcar cuatro grandes hitos. Cuanto más subdividido, más manejable y fácil de visualizar y controlar.
3. Agrupa las tareas que sean interdependientes. De esta manera podrás tener mucho más controlada cada fase.
4. Define las interdependencias. Como decíamos en el punto 1, debemos evitar que el proyecto se atasque en ninguna fase. Definir bien qué tareas dependen de otras previas te llevará al éxito.
5. Gantt es visual; usa colores. Cada fase, tarea, subtarea…, debe ir en un color (o formar parte de un grupo de tareas con el mismo color) que haga que podamos identificarla rápidamente en el conjunto.

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