Qué es la conciliación bancaria y cómo se hace

Realizar la conciliación bancaria no es algo obligatorio pero sí muy recomendable para controlar la tesorería de una empresa. 

Se trata de justificar todos los movimientos bancarios enlazándolos con su operación. Aquí vamos a ver de qué se trata exactamente y resolveremos las dudas más comunes sobre cómo realizarla.

¿Qué es la conciliación bancaria?

Si tuviéramos que definir la conciliación bancaria en una sola oración, diríamos que es aquel proceso de control que pone en común los registros contables de una empresa y los movimientos de su cuenta bancaria. Su objetivo es descubrir y corregir errores que podrían resultar fatales en la contabilidad de un negocio.

En definitiva, ‘conciliar’ significa hacer compatibles dos cosas. Y, en el ámbito empresarial, la conciliación bancaria supone poner en sintonía lo que está ocurriendo en tus cuentas con lo que se ve reflejado en tu cuenta bancaria. Es un procedimiento que realizan las empresas para tener sus cuentas y movimientos bajo control. 

Este permite hacer una comparación de los apuntes contables que la empresa tiene registrados sobre una cuenta, ya sea una cuenta corriente o de ahorro, con los movimientos bancarios.

En otras palabras, comparar el extracto que el banco nos envía a final de mes con las operaciones que tengamos registradas de los ingresos y gastos que ha generado la empresa en ese mismo mes. Y asegurarnos de que coinciden.

Debemos determinar que cada una de las transacciones del banco pertenece a una factura. Por ejemplo:

• Tenemos un cargo de Endesa por importe de 100 euros y lo conciliamos con la factura eléctrica que previamente nos ha enviado.
• Por otra parte, nos aparece un ingreso por valor de 1000 euros por el cobro de nuestros servicios de fotografía. Deberemos tener a mano la factura que le hicimos a nuestro cliente y ver si los importes coinciden.

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

Existen cuatro motivos primordiales por los que la conciliación bancaria es un proceso crucial en la contabilidad de todo negocio…

Detectar errores 

A nadie le gustan las sorpresas desagradables, y la conciliación te puede ayudar a minimizar estas sorpresas al cien por cien. 

Piensa, además, que los errores que puedes destapar al realizar este proceso pueden venir de dentro de tu negocio, pero también puede resultar que se te han cargado gastos que no debían cargarse, por ejemplo. Los errores siempre ocurren, así que lo importante es detectarlos a tiempo.

Comprobar transacciones 

Esto es algo que suele ocurrir: de repente, la conciliación bancaria trae a la luz el extracto bancario de una transacción que no ha sido procesada por la contabilidad de la empresa. No pasa nada, todavía estás a tiempo de contabilizarla adecuadamente.

Controlar el rendimiento de tu empresa.

Está claro que, al final, de este proceso de conciliación surge una especie de visión panorámica de la contabilidad (y del estado económico) de una empresa. Y eso es algo mucho más que relevante, ya que te permitirá tomar decisiones de futuro con mucha más certeza.

Prevenir pérdidas 

Igual que la conciliación bancaria te puede ayudar a tomar decisiones positivas de futuro, también puede servirte para detectar un sistema que no está funcionando, que está produciendo pérdidas y que necesita ser revisado y replanteado con urgencia.

¿Cuándo tengo que hacer la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria suele hacerse cada mes, aunque muchas empresas deciden acortar el periodo y hacerla cada menos tiempo. No existe una regla ni un procedimiento estandarizado. Todo depende de cómo te sientas más cómodo con tus cuentas.

¿Cómo sucede un descuadre?

Es normal que los saldos finales de los bancos no cuadren con la información en los libros contables de la empresa. Aquí hay una de las razones más comunes:  

• Los tiempos en los que se registran las partidas son diferentes. Los bancos tienden a tardar más.  
• Cheques que no han sido cobrados. 
• Consignaciones en los libros que no han sido abonadas por el banco. 
• Notas de débito y crédito que la empresa aún no ha registrado. 
• Errores cometidos al insertar la información de la empresa por el contable. 

¿Qué necesito para hacer la conciliación bancaria?

Fundamental, antes de empezar a conciliar un periodo, tener la contabilidad de la empresa al día. Y, además, necesitarás:

• Los extractos bancarios que te envía cada mes tu banco. Si tienes servicio de banca online, desde allí puedes acceder a los movimientos.
• Las facturas emitidas y recibidas, los tickets, los cheques emitidos y cobrados, los depósitos recibidos, las retiradas de efectivo. Es decir, todos los movimientos del mes efectuados a tu cuenta o cuentas bancarias.
• La conciliación bancaria del mes o periodo anterior para comprobar el saldo final y los ajustes pendientes.

Más adelante veremos cómo realizar la conciliación bancaria de forma automática. En este caso, solo necesitarás conectarte a tu banco desde el software de contabilidad para importar el extracto bancario.

Siempre y cuando hayas utilizado la aplicación para generar todas tus facturas, tanto emitidas como recibidas, y hayas subido los tickets.

¿Cómo se hace la conciliación bancaria?

Existen dos formas de hacerla. Una manual y la otra automática a través de un programa de facturación y contabilidad como Holded.

Conciliación bancaria manual

La forma manual se lleva a cabo con Excel o en papel. La empresa anota todos los movimientos, tanto bancarios como de facturación, y los compara para ver si coinciden. Empezaremos comprobando el saldo inicial y el saldo final, y si vemos que hay alguna diferencia, procederemos a revisar y verificar los movimientos: puntearemos las operaciones comprobadas y correctas, y señalaremos las que tengan algún error.

Lo más normal es que haya algún descuadre entre los movimientos y hay que averiguar a qué se debe. Lo habitual es que esté producido por un descuido en tu libro contable o por un recibo o factura que se te haya traspapelado. También ocurre en ocasiones que nosotros hayamos anotado un cobro o pago, pero que el banco todavía no lo haya recogido.

Este procedimiento que, en principio, parece tan sencillo, trae muchos quebraderos de cabeza y hace que se pierda mucho tiempo.

Conciliación bancaria automática 

Sin embargo, hoy en día tenemos la posibilidad de hacer la conciliación bancaria de manera automática. Para ello utilizaremos un software de contabilidad en la nube que automatice el proceso. Todos estos programas funcionan de forma similar, aquí te explicaremos como hacerlo con Holded:  

Cómo hacer la conciliación bancaria automática con Holded

Para poder hacer la conciliación bancaria, primero se tendrá que sincronizar un banco para reflejar tus movimientos bancarios en el programa. Este es un proceso sencillo que no requiere de ningún conocimiento técnico y se realiza en pocos pasos. (El software de Holded te permite sincronizar cuantos bancos quieras). 

Una vez hecho esto, solamente se tiene que hacer clic en el botón de ‘Conciliación mágica’ y el programa automáticamente rastreará todos los movimientos del banco y los unirá con los documentos que coincidan por importe. El usuario solo deberá confirmar la transacción y la conciliación bancaria estará lista. 

Asientos automáticos 

Con la conciliación mágica, todos los asientos se hacen de forma automática. Así se ahorra la contabilidad de los asientos de pago y cobro. 

Llegados a este punto, una pregunta muy común es: 

¿Qué pasa con los pagos fraccionados? ¿Y con las comisiones del banco?

No hay ningún problema con los pagos fraccionados, ya que podremos asociar más de un movimiento a una sola factura. Del mismo modo, si el banco nos ha cargado comisiones, podremos indicarlo como un gasto en nuestro programa de facturación y así asociar ese movimiento a dicho gasto.