Factura rectificativa. Su propio nombre lo indica y deja entrever la respuesta a la pregunta que mucha gente se hace: ¿qué son? Documentos que sirven para corregir errores o hacer modificaciones en una factura original ya emitida. Por ejemplo, para ajustar importes, descripciones, datos de clientes, etcétera.
Se regulan según cada jurisdicción, pero su papel siempre es protagonista en la gestión de empresas de todo tipo e industria. Por eso, en esta guía desgranamos todo que rodea a las facturas rectificativas: cómo se contabilizan, su estructura contable… Lo que ya debes tener claro es que su óptima gestión te garantiza precisión en tu contabilidad y el cumplimiento de la normativa fiscal.
¿Cómo es el proceso para contabilizar una factura rectificativa?
Una factura rectificativa es útil para corregir errores o modificar información de una factura anterior. La empresa que emite la factura original debe cancelar la factura original y emitir una nueva factura con los cambios necesarios. Esta nueva factura se registra en los registros contables. Por otro lado, la empresa receptora registra la recepción de la factura rectificativa y ajusta su contabilidad original con el fin de reflejar los cambios efectuados.
Formas de contabilizar una factura rectificativa
“Recibo una factura rectificativa: ¿qué hago?”. O, peor: “me he equivocado en una emitida y tengo que modificarla. ¿Cómo lo hago?”. Dos situaciones cotidianas en numerosas organizaciones. Ahora bien, ¿cómo las afronto? Depende de si eres el emisor o el receptor de la factura.
Siendo la empresa emisora de la factura
- Anula la factura original. Para ello, genera un asiento contable que registre la cancelación de los importes erróneos.
- Emite la factura rectificativa con la información corregida. Haz una referencia en ella a la anulada con una explicación clara de los cambios.
- Contabilízala como una nueva transacción en tus libros contables.
Siendo la empresa receptora de la factura
- Registra y verifica la factura rectificativa enviada por tu proveedor. Compara los detalles con los de la original para entender los ajustes.
- Actualiza tus registros contables reflejando los cambios. Esto implica corregir las cuentas afectadas por los nuevos importes.
Como te comentábamos en el apartado anterior, la contabilización de facturas varía según las normativas y prácticas contables de cada empresa y país. No obstante, mantener una adecuada documentación contable es fundamental, sea donde sea.
Ahorra tiempo automatizando tu contabilidad
Consulta tus estados financieros en tiempo real, calcula los impuestos por pagar y automatiza la presentación de algunos modelos.
Empieza gratisPrecisamente por esas diferencias, existen distintas maneras de contabilizarlas. La elección dependerá de la fiscalidad y de las políticas contables de cada organización. Aun así, las formas de contabilizar una factura rectificativa más extendidas son:
Método de cancelación y emisión
- Anulas la original mediante un asiento que cancela los importes incorrectos.
- Emites la rectificativa con las correcciones.
- La contabilizas como una nueva operación, reflejando los importes corregidos en las cuentas correspondientes.
Método de compensación
- Registras la factura rectificativa como una transacción independiente con los cambios pertinentes.
- Ajustas las cuentas afectadas compensando los importes con las cuentas correspondientes de la original.
Método de anotación complementaria
- No modificas la original en los registros contables.
- Registras la rectificativa como una anotación complementaria, indicando los cambios.
- Generas un asiento que refleje los importes corregidos y su impacto contable.
La magnitud de los ajustes, tus políticas contables o las regulaciones fiscales determinarán cuál es el método que más se adapta a tu negocio.
Cuentas contables que intervienen
Llegados hasta aquí, si no dominas las finanzas, quizás haya un término repetido en varios momentos que te descuadre: las cuentas contables. Son los movimientos fiscales de cualquier empresa y debes recogerlos siempre. Por ello, su papel es vital, ya que sostienen la contabilidad del negocio.
En una factura rectificativa las cuentas contables afectadas dependerán de la naturaleza de los cambios y de la estructura contable de cada empresa. No obstante, las que más cambios sufren normalmente son:
- Cuentas por cobrar o por pagar. Si, por ejemplo, reduces el importe a cobrar, tu cuenta por cobrar disminuirá.
- Ingresos o gastos. En el supuesto de que corrijas un error en un gasto, tendrás que ajustar la cuenta de gastos relacionada.
- Impuestos. Cuando el ajuste afecte al importe del IVA o del IRPF, tendrás que modificar las cuentas de impuestos.
- Descuentos o recargos. Si en una factura rectificativa, por ejemplo, corriges un descuento mal aplicado, deberás ajustar la cuenta de descuentos.
Estructura del asiento contable
A su vez, al registrar estos cambios, la estructura del asiento contable por una factura rectificativa cambia. De todas formas, sigue una estructura básica, aunque siempre debes:
- Identificar claramente la transacción, la fecha de emisión de la rectificativa y la referencia a la factura que estás corrigiendo.
- Especificar las cuentas contables modificadas.
- Reflejar los importes corregidos en las cuentas afectadas mediante los débitos y créditos, según el principio contable de partida doble.
- Describir todos los cambios para proporcionar un registro transparente y permitir entender la naturaleza de la rectificación.
- Recoger el total de los débitos y créditos, asegurándote de que se equilibren.
La estructura exacta del asiento contable dependerá de las políticas contables de la empresa y de las regulaciones.
¿Cómo influye el IVA en el proceso de contabilización de una factura rectificativa?
Al mismo tiempo, hay otro actor con peso en la contabilización de las facturas rectificativas: el IVA. Su impacto es significativo, ya que también depende de qué cambios apliques y de la regulación. Así mismo, deberás registrar a nivel contable si has modificado el importe, el tipo impositivo o si has hecho una devolución de este impuesto.
Ejemplos
En este punto, lo mejor es reforzar con ejemplos cómo se contabilizan las facturas rectificativas, junto con los asientos contables correspondientes. A continuación, planteamos dos escenarios: uno para la emisora de la factura y otro para la receptora.
Ejemplo: Empresa emisora de la factura rectificativa
Supongamos que una empresa emite una factura original con un importe incorrecto y necesita corregirlo con una factura rectificativa. Los detalles son los siguientes:
Factura Original:
- Cliente: XYZ Company
- Importe: 1.000 €
- IVA: 210 € (21%)
Factura Rectificativa:
- Cliente: XYZ Company
- Importe corregido: 900 €
- IVA corregido: 189 € (21%)
El asiento contable para la empresa emisora sería:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Cuenta por cobrar – XYZ Company | 1.000 | |
| Cuenta de ingresos | 1.000 | |
| Cuenta de IVA a pagar | 210 | |
| Cuenta de IVA a cobrar | 210 | |
| Cuenta por cobrar – XYZ Company | 900 | |
| Cuenta de ingresos | 900 | |
| Cuenta de IVA a pagar | 189 | |
| Cuenta de IVA a cobrar | 189 |
Ejemplo: Empresa receptora de la factura rectificativa
Ahora supongamos que una empresa recibe una factura original con un importe erróneo y, después, recibe una factura rectificativa para corregirlo. Los detalles son:
Factura Original:
- Proveedor: ABC Company
- Importe: 2.000 €
- IVA: 420 (21%)
Factura Rectificativa:
- Proveedor: ABC Company
- Importe corregido: 1.800 €
- IVA corregido: 378 (21%)
El asiento contable para la compañía receptora sería:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Cuenta por pagar – ABC Company | 2.000 | |
| Cuenta de gastos | 2.000 | |
| Cuenta de IVA a recuperar | 400 | |
| Cuenta de IVA a pagar | 400 | |
| Cuenta por pagar – ABC Company | 1.800 | |
| Cuenta de gastos | 1.800 | |
| Cuenta de IVA a recuperar | 360 | |
| Cuenta de IVA a pagar | 360 |
Conclusión
Comprender qué es una factura rectificativa y cómo se contabiliza te garantiza una gestión precisa y el poder cumplir con tus obligaciones fiscales. Sirven para corregir errores o cambios y afectan a diversas cuentas. Por eso, es necesario identificar dónde impactan, ya que conllevan ajustes en los débitos y créditos.
En este sentido, un software como Holded es de gran ayuda para simplificar y agilizar la contabilización de facturas rectificativas. Sus herramientas y funcionalidades te permiten realizar un seguimiento preciso de tus operaciones, generar automáticamente asientos y descargar informes personalizados y actualizados.
Por razones como esas, Holded es el mejor programa de contabilidad o uno de los mejores para los más de 80.000 negocios que ya lo utilizan. Proporciona características específicas para el registro y seguimiento de las facturas rectificativas. De esta forma, mantienes un control exhaustivo y una trazabilidad clara de tus operaciones.
En resumen, Holded es una solución eficiente para la contabilidad y la facturación. Y es que, con una herramienta adecuada y una comprensión sólida del proceso de contabilización, tu empresa ganará precisión en la contabilidad, a la par que cumplirá con las obligaciones fiscales, y tendrá una visión clara y real de su situación financiera.
Preguntas frecuentes
¿Quién se encarga de contabilizar una factura rectificativa?
El encargado de contabilizar facturas rectificativas es el departamento contable. El equipo o la persona responsable gestiona las transacciones, incluyendo estas facturas, las cuales conllevan ajustes que deben reflejarse correctamente.
A su vez, el encargado debe identificar la original y el motivo de la rectificación. Después revisará los registros contables, aplicará los cambios y analizará su impacto en los saldos y cuentas. Posteriormente, actualizará y registrará el número único y las fechas en los libros contables y sistemas.
Este paso a paso varía según las políticas y protocolos de cada empresa, aunque es similar para la mayoría.
¿Cuánto tarda el proceso de contabilizar una factura rectificativa?
La contabilización de una factura rectificativa depende de varios factores: la complejidad de la rectificación, la cantidad de transacciones involucradas y la eficiencia del departamento contable.
Si el cambio es sencillo y conlleva pequeños ajustes, (corregir un importe o modificar algún dato) supondrá desde unos minutos a alguna hora. Sin embargo, si implica cambios importantes en múltiples cuentas, podría requerir varios días.
¿Qué ocurre si no se contabiliza una factura rectificativa?
Si una factura rectificativa no se contabiliza, puede haber consecuencias en función del contexto y la normativa fiscal correspondiente:
— Doble imputación de ingresos/gastos. Los ingresos o gastos recogidos en la original seguirán en los registros contables, lo que puede generar una duplicación de datos y ofrecer una imagen irreal de la economía de la empresa.
— Implicaciones fiscales. Si la factura original incluía un error en el cálculo, por ejemplo, de un impuesto, al no contabilizar la rectificación, la compañía podría estar pagando menos o recuperando más fiscalmente. Algo que puede ocasionar multas, intereses o sanciones.
— Incumplimiento de normativas contables. Omitir una factura rectificativa puede considerarse un incumplimiento contable, repercutiendo negativamente en los estados financieros. En algunos casos, esto podría ser motivo de auditoría o investigación por parte de organismos reguladores.
— Efectos en las transacciones y conciliaciones. No recoger una factura rectificativa puede producir discrepancias entre la contabilidad de la empresa y las transacciones reales. Algo que podría afectar la conciliación de cuentas, bancaria, de proveedores o de otros procesos internos.
