El Certificado de Retenciones es especialmente importante durante las campañas de la Declaración de la Renta y es que todas las empresas que hayan practicado algún tipo de retención tienen la obligación de emitir el Certificado de Retenciones de IRPF.
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¿Qué es el certificado de retenciones?
El certificado de retenciones es un documento que emiten las empresas a sus trabajadores autónomos o empleados. Detalla el total de las retenciones de IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) que se han practicado durante el año fiscal.
Este documento oficial contiene el importe total de las retenciones, los datos personales del receptor, el periodo de retención y los datos del pagador. Es un certificado necesario para que el trabajador o autónomo pueda realizar su declaración de la renta, ya que sirve como prueba de los impuestos ya pagados.
¿Cómo se regula dicho certificado?
El certificado de retenciones se regula a través de la normativa fiscal española, en concreto por la Agencia Tributaria. El marco legal lo establece la Ley del IRPF, además del Reglamento del IRPF, y queda recogido en el Modelo 190, que es el formulario que se debe presentar en Hacienda.
Es importante señalar que en el certificado de retenciones solo se recogen los impuestos que se han retenido efectivamente. Por lo tanto, si existen facturas impagadas o se debe una mensualidad a los trabajadores, no aparecerán en dicho documento hasta que se haya pagado.
Los datos que indiquemos en este documento deberán coincidir exactamente con la información que tiene la Agencia Tributaria. En caso contrario podríamos provocar una inspección.
¿Para qué sirve dicho certificado?
El certificado de retenciones nos dice la cantidad de dinero que ya se ha adelantado a la Agencia Tributaria a través de las retenciones de IRPF que se practican en las nóminas o facturas de un negocio.
Así pues, es un documento que la empresa debe entregar a todos aquellos que le hayan prestado servicios. Esto incluye a trabajadores, profesionales y arrendatarios de locales o inmuebles. En el certificado de retenciones hay que recoger las retribuciones (en el caso de trabajadores) o pagos (profesionales y arrendadores) entregados durante el año anterior, así como las deducciones y retenciones que se hayan aplicado en las nóminas o en las facturas.
Es, básicamente, el justificante que declara que la empresa ha ingresado esta cantidad de retención por los servicios prestados.
¿Cuál es la importancia de este certificado?
El certificado de retenciones tiene una gran importancia tanto para el receptor como para el pagador, ya que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la correcta liquidación de impuestos. Es fundamental para evitar sanciones, acceder a posibles devoluciones y en definitiva actuar con transparencia.
¿Cómo solicitar y emitir el certificado de retenciones?
La solicitud del certificado de retenciones se puede realizar online a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. En la AEAT es posible descargar el fichero en PDF para rellenarlo y presentarlo.
Proceso de solicitud del certificado de retenciones
En caso de ser el receptor, es la empresa o el empleador quien debe facilitártelo, ya que es su responsabilidad emitirlo. Los empleadores deben entregarlo a más tardar el 31 de enero del año siguiente al ejercicio fiscal. En caso de ser autónomo, deberías recibirlo al finalizar el ejercicio fiscal.
Proceso de emisión del certificado de retenciones
Si eres el pagador (empleador o empresa) y necesitas emitir el certificado de retenciones para tus empleados o autónomos, deberás presentarlo en Hacienda. Debes presentar el Modelo 190 en la Agencia Tributaria antes de la fecha límite (normalmente, el 31 de enero). Este modelo recoge un resumen anual de todas las retenciones practicadas, y con él se emite el certificado para los trabajadores.
¿Quiénes están obligados a emitir este certificado?
Los pagadores son los que tienen la obligación de emitir el certificado de retenciones. Todas las empresas o autónomos que hayan contratado a trabajadores o que hayan realizado pagos por rendimientos del trabajo, arrendamientos o actividades profesionales, están obligadas a emitir este certificado a sus empleados o proveedores. Esto incluye tanto a trabajadores por cuenta ajena como a trabajadores autónomos.
La obligatoriedad de emisión del Certificado de Retenciones viene recogida por el Reglamento del IRPF en su artículo 108.3:
"El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir en favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual a que se refiere el apartado anterior".
Por lo tanto, tendremos que emitir el Certificado de Retenciones a:
- Todos los trabajadores que hayamos tenido contratados durante el año anterior.
- Todos aquellos profesionales con los que hayamos mantenido algún tipo de relación comercial. Deberemos entregar un certificado por trabajo pagado. Es decir, una vez que esté la factura hecha y hayamos pagado, tendremos que facilitar al profesional un certificado de retenciones con toda la información.
- Facturas de alquileres o pagos de intereses que hayamos realizado nosotros que se hallen sujetos a retención.
Durante el mes de enero de cada año, la Agencia Tributaria envía a las empresas un documento con el resumen de las retenciones que hayan practicado durante el año anterior. Este documento se formula a partir de los datos recogidos mediante el modelo 180 (el resumen anual del modelo 115 de retenciones de alquileres), el modelo 190 (anual del modelo 111 de retenciones de salarios y profesionales), entre otros.
Certificado de retenciones para empleados
En el caso de los empleados, la empresa está obligada a realizar y calcular las retenciones de IRPF con los datos personales que le suministra el trabajador y los salariales que posee. En este caso, el trabajador solo deberá asegurarse de que los datos personales que facilita a la empresa son correctos. A partir de ahí, es responsabilidad de la compañía el cálculo de las retenciones.
Las retenciones de IRPF dependen no solo de los ingresos del trabajador sino también de su situación personal. Por lo tanto, este deberá comunicar a la empresa cualquier cambio a través del modelo 145.
Descargar Modelo 145 de Comunicación de datos al pagador para el cálculo de las retenciones de IRPF.
En este modelo deberemos incluir los aumentos o rebajas de salario, si hemos tenido un hijo, un familiar dependiente o si recibimos una pensión compensatoria o anualidades por alimentos en favor de los hijos. Todos estos datos se reflejarán posteriormente en el Certificado de Retenciones e Ingresos a Cuenta del IRPF.
Para saber si la retención está bien calculada, se puede emplear la calculadora de retenciones de la propia Agencia Tributaria.
Certificado de retenciones para alquileres
Las personas que alquilan inmuebles para su negocio, por ejemplo un local para almacén o para prestar servicios, deben también presentar el certificado de retenciones. Este certificado es importante tanto para los arrendadores como para los inquilinos, ya que les permite justificar las retenciones ante la Agencia Tributaria. Se debe presentar el Modelo 115 ante la AEAT.
¿Qué sanciones existen por no emitir el certificado de retenciones?
La obligación como empresa retenedora no acaba en la emisión del certificado, sino que también tenemos que hacérsela llegar a los contribuyentes antes de la apertura del plazo de presentación de la Declaración de la Renta.
Es decir, si a día 5 de abril todavía no has mandado todos los certificados estarás cometiendo una infracción tributaria leve que puede ser sancionada con 150 euros por cada certificado que no hayas emitido, según queda reflejado en el Real Decreto 2063/2004, artículo 206.
El certificado se tiene que entregar en original y tiene que venir firmado y sellado por la empresa o profesional que lo emite.
En resumen
El certificado de retenciones es un documento clave tanto para empresas como para trabajadores. A los empleados les permite declarar correctamente sus ingresos y las retenciones sufridas, asegurando el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y evitando posibles sanciones. A las empresas les permite justificar el ingreso de las retenciones a Hacienda, demostrando el cumplimiento de sus obligaciones como retenedor.
Cuenta con un software de gestión y podrás facilitar el proceso. Automatiza la emisión y el seguimiento de las retenciones, asegurando que los documentos estén al día. Así, podrás cumplir con los plazos establecidos, ahorrando tiempo y minimizando errores en tu gestión fiscal.
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