El Certificado de Retenciones es especialmente importante durante las campañas de la Declaración de la Renta y es que todas las empresas que hayan practicado algún tipo de retención tienen la obligación de emitir el Certificado de Retenciones de IRPF.
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¿Qué es el Certificado de Retenciones?
El Certificado de Retenciones nos dice la cantidad de dinero que ya se ha adelantado a la Agencia Tributaria a través de las retenciones de IRPF que se practican en las nóminas o facturas de un negocio.
Así pues, es un documento que la empresa debe entregar a todos aquellos que le hayan prestado servicios. Esto incluye a trabajadores, profesionales y arrendatarios de locales o inmuebles. En el Certificado de Retenciones hay que recoger las retribuciones (en el caso de trabajadores) o pagos (profesionales y arrendadores) entregados durante el año anterior, así como las deducciones y retenciones que se hayan aplicado en las nóminas o en las facturas.
Es, básicamente, el justificante que declara que la empresa ha ingresado esta cantidad de retención por los servicios prestados.
Es importante señalar que en el Certificado de Retenciones solo se recogen los impuestos que se han retenido efectivamente. Por lo tanto, si existen facturas impagadas o se debe una mensualidad a los trabajadores, no aparecerán en dicho documento hasta que se haya pagado.
Los datos que indiquemos en este documento deberán coincidir exactamente con la información que tiene la Agencia Tributaria. En caso contrario podríamos provocar una inspección.
La obligación de entregar el Certificado de Retenciones
La obligatoriedad de emisión del Certificado de Retenciones viene recogida por el Reglamento del IRPF en su artículo 108.3:
El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir en favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual a que se refiere el apartado anterior”.
Por lo tanto, tendremos que emitir el Certificado de Retenciones a:
- Todos los trabajadores que hayamos tenido contratados durante el año anterior.
- Todos aquellos profesionales con los que hayamos mantenido algún tipo de relación comercial. Deberemos entregar un certificado por trabajo pagado. Es decir, una vez que esté la factura hecha y hayamos pagado, tendremos que facilitar al profesional un certificado de retenciones con toda la información.
- Facturas de alquileres o pagos de intereses que hayamos realizado nosotros que se hallen sujetos a retención.
Durante el mes de enero de cada año, la Agencia Tributaria envía a las empresas un documento con el resumen de las retenciones que hayan practicado durante el año anterior. Este documento se formula a partir de los datos recogidos mediante el modelo 180 (el resumen anual del modelo 115 de retenciones de alquileres), el modelo 190 (anual del modelo 111 de retenciones de salarios y profesionales), entre otros.
Certificado de Retenciones para empleados
En el caso de los empleados, la empresa está obligada a realizar y calcular las retenciones de IRPF con los datos personales que le suministra el trabajador y los salariales que posee. En este caso, el trabajador solo deberá asegurarse de que los datos personales que facilita a la empresa son correctos. A partir de ahí, es responsabilidad de la compañía el cálculo de las retenciones.
Las retenciones de IRPF dependen no solo de los ingresos del trabajador sino también de su situación personal. Por lo tanto, este deberá comunicar a la empresa cualquier cambio a través del modelo 145.
Descargar Modelo 145 de Comunicación de datos al pagador para el cálculo de las retenciones de IRPF.
En este modelo deberemos incluir los aumentos o rebajas de salario, si hemos tenido un hijo, un familiar dependiente o si recibimos una pensión compensatoria o anualidades por alimentos en favor de los hijos. Todos estos datos se reflejarán posteriormente en el Certificado de Retenciones e Ingresos a Cuenta del IRPF.
Para saber si la retención está bien calculada, se puede emplear la calculadora de retenciones de la propia Agencia Tributaria.
Sanciones por no emitir y enviar el Certificado de Retenciones
La obligación como empresa retenedora no acaba en la emisión del certificado, sino que también tenemos que hacérsela llegar a los contribuyentes antes de la apertura del plazo de presentación de la Declaración de la Renta.
Es decir, si a día 5 de abril todavía no has mandado todos los certificados estarás cometiendo una infracción tributaria leve que puede ser sancionada con 150 euros por cada certificado que no hayas emitido, según queda reflejado en el Real Decreto 2063/2004, artículo 206.
El certificado se tiene que entregar en original y tiene que venir firmado y sellado por la empresa o profesional que lo emite.
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