La factura electrónica es un documento con plena validez legal que sirve como comprobante o justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, equivalente a la factura en papel. La única diferencia entre ambas es que la factura electrónica se transmite a través de medios digitales o telemáticos. En este artículo hablaremos no solo de quién tiene la obligación de emitir factura electrónica, sino a quién debes emitírselas.
Desde el 15 de enero de 2015, la factura electrónica es obligatoria para trabajar como proveedor de servicios de la Administración Pública. Estas facturas se emiten a través del Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado (FACe) y por eso se conocen como factura FACe.
Sin embargo, entre 2023 y 2025 la factura electrónica pasará a ser obligatoria para todos las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos (B2B) según lo dispuesto en la Ley Crea y Crece.
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Empieza gratis hoy¿Quiénes están obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en el 2023?
Con base en el borrador que desarrolla la nueva normativa sobre la Ley 18/2022, conocida como la ley Crea y Crece, el ámbito de aplicación obliga a los empresarios y profesionales a expedir y entregar facturas electrónicas cuando el destinatario de la operación sea otro empresario o profesional. La nueva Ley Crea y Crece establece en su artículo 12 lo siguiente:
“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”
Si alguna de las partes no está establecida en territorio español o no tiene un establecimiento permanente, no se tendrá que emitir facturación electrónica.
También estarán exceptuadas las facturas simplificadas (tickets), a no ser que sea una factura simplificada cualificada.
¿Cómo tengo que emitir y recibir la factura electrónica?
El nuevo sistema español de factura electrónica estará compuesto por un conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado y por una solución pública de facturación electrónica (gestionada por la AEAT) que actuarán como canales de direccionamiento para la emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas. La solución pública actuará también como repositorio de facturas electrónicas, posibilitando su descarga individual y masiva.
Los empresarios o profesionales podrán optar por utilizar un sistema privado de facturación electrónica o el sistema público de facturación electrónica.
En el caso de que se opte por la vía privada, las empresas privadas especializadas tendrán que habilitar la interconexión de la emisión y recepción entre diferentes plataformas privadas y la plataforma pública de facturación electrónica.
¿Puedo obligar a mi cliente a aceptar una factura electrónica?
Las empresas y profesionales estarán obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas a sus clientes, empresarios y profesionales y a recibirlas de sus proveedores a través de alguna de las vías que formen parte del sistema español de factura electrónica.
Nótese que todos los emisores de facturas electrónicas que no utilicen para la facturación la solución pública estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura a la citada solución pública, también, a hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales, y en su página web.
En caso de no identificarse el punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá que dicho punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
Añadido a lo anterior, en caso de emplear una solución privada para la facturación electrónica, se tendrá que firmar con firma electrónica cada factura que se emita. En el caso de que el receptor no esté obligado a emitir la factura electrónica, el emisor tendrá que generar la factura electrónica y un PDF al receptor de la factura.
Según un estudio de Holded, el 86% de los encuestados no conoce la ley Crea y Crece.Las empresas y profesionales estarán obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas a sus clientes, empresarios y profesionales y a recibirlas de sus proveedores a través de alguna de las vías que formen parte del sistema español de factura electrónica.
Nótese que todos los emisores de facturas electrónicas que no utilicen para la facturación la solución pública estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura a la citada solución pública, también, a hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales, y en su página web.
En caso de no identificarse el punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá que dicho punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
Añadido a lo anterior, en caso de emplear una solución privada para la facturación electrónica, se tendrá que firmar con firma electrónica cada factura que se emita. En el caso de que el receptor no esté obligado a emitir la factura electrónica, el emisor tendrá que generar la factura electrónica y un PDF al receptor de la factura.
Posibles sanciones a las que se enfrentan las empresas obligadas
Aunque el reglamento definitivo aún no está publicado, la ley Crea y Crece establece que “las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros“.
Esta posible sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 33 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
¿A partir de cuándo será obligatorio emitir factura electrónica?
La obligación de emitir factura electrónica para empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros comenzará a partir de la entrada en vigor de la ley.
La entrada en vigor de la ley no se ha realizado aún, por lo que habrá que estar pendiente del reglamento definitivo.
Para el resto de las empresas o profesionales con facturación anual inferior a 8 millones de euros, la obligación entrará en vigor dos años después de la entrada en vigor de la ley.
Javier González es manager en Instalservice, asesoría contable y fiscal, especializada en clientes internacionales, grandes y medianas empresas.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio emitir factura electrónica?
Será obligatorio expedir facturas electrónicas si van destinadas a empresarios o profesionales. Están exentos de emitir facturas electrónicas, aquellas en las que el receptor no esté establecido en territorio español o se emita una factura simplificada.
¿Con cuántos días de retraso puedo informar de la recepción de una factura electrónica?
Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar de los siguientes estados de la factura:
– Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
– Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Esta información deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales. Aunque variará el modo de hacerlo en función de si el destinatario de la factura electrónica utiliza o no la solución pública de facturación electrónica para recibir facturas electrónicas.
En el caso de que ambos destinatarios y emisor utilicen el sistema público de facturación electrónica, el proceso de facturación se completará cuando se descargue por parte del receptor la factura en la plataforma pública.
¿A partir de qué monto se emite una factura electrónica?
No establece ningún monto mínimo, se establece la obligatoriedad a cualquier factura nominativa.
¿La obligación de facturar electrónicamente altera la obligación de informar al SII?
No, no se altera la obligación de informar al SII.
