No importa el tamaño de la empresa de la que hablemos, la gestión de inventario que ha de hacer le resultará un quebradero de cabeza. Siempre es una tarea compleja que, sin embargo, comprende cauces a partir de los cuales se puede convertir en una labor ligera, indolora.
Pero antes de conocer estos cauces, definamos el concepto: ¿qué es la gestión de inventarios?
Según la definición estándar, la gestión de inventarios consiste en administrar de manera ordenada el registro, la compra y salida de inventario dentro de una determinada empresa.
Es una parte de la contabilidad de costes y su importancia dentro de la organización es absoluta, pues su administración influye directamente en la coordinación y administración de los bienes de la empresa, ya sean los destinados a la venta o los que se ocupan en el proceso productivo.
En cuanto a las tareas que se realizan en los programas de gestión de inventarios, suelen tener relación con la decisión de los métodos de registro, los puntos de rotación, el procedimiento de clasificación y la implementación de métodos de control. Al final, el objetivo de realizar las tareas mencionadas pasa por mantener siempre un nivel óptimo de stock.
Ahora veamos qué pasos debe seguir una empresa para hacer una gestión del inventario indolora.
Primer paso: acondiciona de manera correcta el espacio donde se ubican los artículos de la empresa. El almacén. Lo ideal es que la empresa cuente con un espacio amplio, luminoso y asesado. Una vez que esté bien organizado, se deben incorporar estanterías rotuladas en las que se señale el orden de la mercancía.
Contar con un stock bien distribuido ayudará a dar salida fluidamente a todos nuestros artículos a nivel logístico y permitirá que llevemos una mejor contabilidad de estos en el apartado administrativo.
Segundo paso: este punto consiste en determinar el sistema y el formato que se va a emplear para organizar el almacenamiento. Normalmente, esta decisión está muy vinculada al tipo de mercancía que se está comercializando. Utiliza un sistema acorde a tu producción, pero siempre apostando por la automatización y la fluidez de los procesos que consigue, por ejemplo, la gestión online.
Tercer paso: precisa la codificación que se va a utilizar para cada producto, en la cual se deben precisar diferentes variables como el color, el modelo, el proveedor, etc. Cuanta más información se aporte, más fácil será de encontrar y de procesar a nivel contable para el sistema de gestión que se utilice.
Cuarto paso: llegados a este punto, la empresa debe seleccionar las herramientas de control del stock. La herramienta que se elija va a depender mucho del tipo de actividad que se realice y de la cantidad de producto que se almacene. Como ya hemos dicho un poco más arriba, las herramientas online permiten agilizar mucho todos los procesos, desde la clasificación hasta el control final.
Quinto paso: una vez que se han realizado todos los pasos anteriores, es momento de realizar un inventario físico real y comenzar a registrar los movimientos de entrada y salida. Con todo el sistema de clasificación y control ya montado, falta ponerlo todo en marcha y comprar qué tal funciona.
