Estamos en un momento en el que, gracias a Internet, las barreras de entrada a prácticamente cualquier tipo de negocio son muy bajas y la competitividad muy alta. En este escenario, las pymes que no aborden su transformación digital tienen todas las de perder, ya que para seguir siendo competitivas necesitan ser más eficientes. Y para ello, deben automatizar procesos. En este post hablaremos de 5 herramientas digitales que toda pyme debería incorporar para automatizar procesos, gestionar su negocio de forma más eficiente, y no quedarse atrás en la era digital.
¿Qué herramientas de gestión digitales necesitas en tu empresa?
1. Software de facturación y contabilidad
Uno de los departamentos que más puede beneficiarse del uso de herramientas de gestión digitales es el departamento financiero o de administración. En muchas pymes todavía se utiliza excel para llevar la contabilidad, crear y gestionar facturas, controlar gastos, crear presupuestos, presentar impuestos, etc.En términos de tiempo, cambiar constantemente de una herramienta a otra no es precisamente eficiente. Además, estas herramientas suelen estar poco integradas entre sí, de manera que es fácil perder información o no considerar todos los datos relevantes para generar informes financieros y tomar decisiones.
Si eres una pyme y quieres integrar toda la información financiera y contable en una única plataforma debes utilizar una herramienta de facturación y contabilidad, con la que podrás llevar la contabilidad de tu empresa al día prácticamente sin esfuerzo, crear facturas fácilmente, realizar las conciliaciones bancarias en cuestión de minutos o presentar tus impuestos de forma rápida y sin complicaciones.
Hoy en día, prácticamente todas las herramientas de este tipo están en la nube, es decir, son productos de software accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, como es el caso de Holded. Así que no hay gastos de implementación. Lo único que tienes que hacer para empezar a llevar toda tu contabilidad organizada en una única plataforma es abrirte una cuenta.
2. CRM (software para el departamento de ventas)
Muchos departamentos de ventas de muchas pymes viven aún en la era analógica, con bases de datos de clientes en documentos de excel y procesos de venta que se alargan demasiado, por estar mal diseñados y poco automatizados.
Para digitalizar un departamento de ventas, la herramienta básica que toda pyme necesita es un CRM (Customer Relationships Management). O lo que es lo mismo, un software para gestionar las relaciones con tus clientes.
Para concretarlo más, un CRM es base de datos digital de tus clientes en la que puedes ver todo el historial de la relación de cada uno de tus cliente con tu empresa: cuándo se puso por primera vez en contacto y por qué canal (web, email, teléfono), qué comercial le atendió, qué necesidades tenía, cuándo se cerró la venta, etc.
Estas herramientas digitales de gestión de clientes contribuyen a mejorar la relación con los mismos, facilitan su fidelización y permite detectar rápidamente nuevas oportunidades de negocio. Por otro lado, su uso también mejora la gestión interna del propio departamento.
Algunos de los más populares son Salesforce o Forcemanager. Las dos son soluciones de software en la nube, con lo cual no hay que perder tiempo ni dinero con su implementación.
3. Herramientas de financiación alternativa
Si ha llegado o está llegando el momento de expandir o internacionalizar tu negocio, vas a necesitar financiación. La opción clásica es recurrir a un banco, aunque el principal problema de la vía tradicional es que los requisitos que exigen las entidades bancarias para conceder un crédito o préstamo suelen ser bastante estrictos.
Y la otra opción es utilizar una de las múltiples herramientas digitales de financiación alternativa que han ido surgiendo en los últimos años, a raíz de la crisis de 2008 que provocó que las entidades financieras tradicionales cerraran el grifo de la financiación a pymes y autónomos.
Existen muchas herramientas digitales de financiación alternativa que ofrecen diferentes modelos de financiación – crowdfunding, crowdinvesting, crowdlending, descuento de facturas – pero todas ellas son plataformas online. Y si algo las distingue de los bancos es la facilidad y la transparencia con la que conceden préstamos y créditos a pymes y autónomos.
4. Herramientas de gestión de recursos humanos
Otro de los departamentos que suele tener mayor complejidad de procesos y volumen de papeleo es el de recursos humanos. Además de calcular y gestionar las nóminas y los contratos, hay muchos otros procesos – la gestión de ausencias, de vacaciones o de beneficios – para los que la mayoría de pymes no dispone de una herramienta integrada de gestión digital.
Gestionar todos los procesos administrativos de este departamento con una única herramienta digital debería ser prioritario en cualquier pyme, ya que mejoraría la productividad y la eficiencia del personal de RRHH, y les permitiría dedicar más tiempo a todo aquello que aporta más valor a la empresa: mejorar en la captación de talento y en los procesos de onboarding, realizar un seguimiento continuado de satisfacción de los empleados, diseñar planes de desarrollo profesional, elaborar programas de fidelización y compensación, etc.
En el caso de las herramientas digitales de gestión de recursos humanos, la mayoría también son productos de software as a service que están en la nube, y que funcionan con un modelo de suscripción (pago por uso). Para empezar a utilizar cualquiera de estas herramientas tan sólo debes que decidir cuál te conviene y registrarte.
5. Herramientas de comunicación interna
Aunque parezca algo secundario en una pyme, la comunicación interna es fundamental para fomentar entre los empleados el sentimiento de pertenencia y lealtad hacia la empresa, alinearlos con sus valores y objetivos, hacerlos partícipes de los altos y bajos del negocio y, en definitiva, hacer que se sientan a gusto.
Además de los tablones de anuncios, las reuniones periódicas, o los emails informativos – todo ello herramientas analógicas – existen muchas herramientas digitales que permiten mejorar la comunicación interna y que potencian la bidireccionalidad, es decir, que permiten establecer un diálogo transparente entre los jefes y el resto de empleados.
También es interesante que estas herramientas permitan las conversaciones entre los propios empleados. No hay que temer que baje su productividad, sino al contrario: de las charlas entre compañeros de trabajo surgirán muchas iniciativas que reforzarán el sentimiento de pertenencia a la empresa, hará que todos estén más a gusto y no descuidarán la consecución de sus objetivos.
Algunas de las herramientas de comunicación interna, que permiten chats, videollamadas e intercambio de archivos, son Slack, Skype o Google Hangouts. Todas ellas de uso fácil e intuitivo, y sin necesidad de incurrir en gastos de implementación.
