Top 11 de los mejores software de gestión para pymes

Cuando se inicia un negocio, y más en plena transformación digital, este no se concibe sin herramientas tecnológicas que nos liberen de carga de trabajo. Un buen software de gestión para pymes es, de hecho, imprescindible: son formatos de empresa en los que optimizamos los recursos humanos para llegar a todo. Vamos a ver analizar estos 11, que son los mejores del mercado en 2023:

1. Holded
2. SAP
3. Gestpymes
4. Factusol
5. Factorial HR
6. HubSpot
7. Salesforce
8. Trello
9. Asana
10. Google Drive
11. Zoom

¿Qué es un software de gestión para pymes?

Es cualquier tipo de herramienta digital que agiliza el flujo de trabajo y que, como su propio nombre indica, está pensada específicamente para empresas de pequeño o mediano tamaño.

Estos programas cubren distintas necesidades: desde la facturación y la contabilidad hasta la gestión de la relación con los clientes, las dinámicas de trabajo y la comunicación dentro de la empresa, el control del inventario, etcétera. De las mencionadas, cada una de ellas está especializada en una o varias áreas.

¿Qué tipos de software de gestión para pymes existen?

Hay muchísimos tipos de software de gestión para pymes, pero podríamos englobar los más importantes en seis grupos:

• ERP, inventarios, contabilidad y facturación. Los ERP para pymes suelen ser las soluciones digitales más completas. Un ERP (enterprise resource planning, es decir, planificación de los recursos de empresa) es un sistema que permite la trazabilidad de todos los procesos y, en consecuencia, permite planificar y optimizar los recursos de que se dispone en ella.
• Software de RRHH. Los recursos humanos son la base de todo dentro de una empresa. Gestionar las tareas, distribuirlas adecuadamente, racionalizar el esfuerzo, disponer de un control de horarios, vacaciones, etcétera, es mucho más sencillo si tenemos la herramienta digital adecuada.
• CRM. El CRM o customer relationship management (gestión de las relaciones con el cliente) está basado en el marketing relacional. Se trata de mantener a nuestros clientes (actuales y potenciales) informados de todo aquello que les pueda interesar, así como de hacer un seguimiento de las transacciones, dudas, incidencias, etcétera, que puedan surgir.
• Planificación y seguimiento de tareas. Estos programas son tableros digitales, por así decirlo, en los que podemos colgar ideas, compartirlas, hacer brainstorming, distribuir cometidos, agregar comentarios… En definitiva, un espacio para las reuniones virtuales.
• Ofimática. El típico pack de procesador de textos, imágenes, hojas de cálculo y programa de presentaciones que se usa prácticamente en cualquier oficina. Hoy, contar con una versión en la nube donde poder compartir ese material también forma parte del software de gestión para pymes imprescindible.
• Videoconferencias. Aunque ya existían, la pandemia implementó y mejoró estas herramientas y las hizo de uso global. ¿Quién no mantiene hoy en día reuniones a través de alguno de estos programas?

¿Qué funciones cumplen?

Como hemos podido ver, estas son muy variadas, pero responden a una demanda muy concreta: la de externalizar ciertas tareas que, por la propia naturaleza de la pyme (son empresas de pequeño tamaño), no pueden asumir con más personal, por lo que necesitan liberar a sus empleados de trabajos “mecánicos”, que puede hacer un software adecuado a ellas.

¿Cuáles son sus características?

Las que tiene o, al menos, debe tener, son estas:

• Sencillo de utilizar. ¿De qué nos sirve una elaboradísima solución digital, que en ocasiones puede ser costosa, si no se aprende a manejar enseguida?
• Colaborativo. Un software de gestión, sea el que sea, debe servir para que todas las personas que lo compartan aporten ideas, sugerencias, cambios y un largo etcétera. Un software de gestión para pymes, en sí mismo, la ayuda a crecer y a expandirse.
• Se integra con otras aplicaciones. Cada software tiene su propia área de expertise, pero no lo cubre todo. Cuanto más cubra, mejor; pero a donde no llegue tiene que ser capaz de integrar a las mil maravillas otros programas que sí se ocupen de esas otras materias.
• Tiene toda la información a mano y en un mismo espacio. Por tanto, un software de este tipo, en sentido ideal, debe poder estar en la nube para que accedamos a los datos en cualquier momento.
• Ayuda a planificar proyectos.
• Reduce los riesgos cuando emprendemos algún proyecto nuevo. Aunque esto no es aplicable a cualquier software de gestión para pymes, sí es algo que debemos tener en cuenta al adquirir un ERP: que emita informes que nos ayuden a tomar decisiones solventes.

Beneficios de usar un software de gestión para pymes

• Ahorra recursos.
• Incrementa la productividad.
• Mejora el ambiente (y el flujo) de trabajo.
• Ahorra dinero. Lo creas o no, y utilices software gratis, freemium o de pago, estás ahorrando dinero, ya que si no lo hace una herramienta digital necesitaríamos uno o varios empleados para hacer esas mismas tareas.

¿Cuáles son los mejores software de gestión para pymes?

A continuación vamos a hablar de los 11 mejores programas de gestión para pymes. Los vamos a subdividir por tipos de software (ERP, RRHH, planificación y seguimiento de tareas, ofimática y videoconferencias), para que sepas qué funcionalidades te aporta cada uno.

Top 11 de los mejores de software de gestión para pymes en 2023

ERP, inventarios, contabilidad y facturación:

1. Holded

El software de gestión para pymes de Holded es, principalmente, un ERP. Es decir, que su principal tarea es la de llevar la gestión de los recursos empresariales: contabilidad, facturación, nóminas, impuestos…

Pero es mucho más que un ERP. También incorpora un CRM que te ayudará a crear tu propio funnel de conversión, un software de recursos humanos, un TPV para tu ecommerce, un programa en el que hacer planificación y seguimiento de tareas y un programa de gestión de inventario para pymes. Para que todo esté bajo control.

Además de todo esto, Holded se integra con numerosos programas (de ecommerce, de plataformas de pago, de ofimática con Google Drive, etcétera). Es un software completísimo que está específicamente diseñado para pymes.

Planes de pago

Hay planes de pago para distintos tipos de empresa. Si eres autónomo, dispones de una versión 100% gratis y otra de 7,50 euros al mes durante los tres primeros meses. Las pymes tienen cuatro planes que van de los 14,50 euros al mes del básico hasta los 99,50 del premium pasando por los 49,50 del plan avanzado, el más popular (todos, los tres primeros meses). En el plan de pago puedes ver una comparativa.

Cualquier versión de Holded es gratis y sin compromiso durante 14 días. Como no tienes que dejar tus datos bancarios, si decides no seguir no pasa absolutamente nada.

2. SAP

SAP es un ERP que, como tal, incorpora herramientas útiles para todas las áreas dentro de una misma empresa (desde recursos humanos hasta compras, gestión de materiales, marketing, etcétera). Está diseñada para adaptarse a cualquier tamaño de empresa.

Ventajas y desventajas

Es muy personalizable, se integra bien con otros tipos de software y cuenta con un control estadístico que nos permite visualizar en un solo vistazo el estado de cada departamento. Sin embargo,no está específicamente diseñado para pymes, su proceso de implementación es muy lento debido a su complejidad y requiere equipos muy potentes.

Planes y tarifas

La web solo ofrece precios bajo demanda (te envían la info a tu correo), pero sí hacen una estimación. Según el número de módulos y de licencias que necesites, del pack elegido y de si es en la nube o local, el precio varía muchísimo: entre los aproximadamente 40 euros mensuales del starter pack hasta los 2.700 de la licencia local para el plan profesional.

3. Gestpymes

Gespymes es un programa de facturación y contabilidad con múltiples funcionalidades en esta área en concreto, que van desde las del plan básico (facturas, gestión de empleados…) hasta la versión más completa, que incluye modelos de Hacienda o gestión de obras y proyectos, entre otros.

Ventajas y desventajas

En el lado positivo, tiene numerosas herramientas orientadas a la parte de facturación y contabilidad. Y esta es, a su vez, su desventaja, ya que descuida otras herramientas fundamentales en una pyme, como la atención al cliente o las herramientas de conversión dirigidas a ampliar nuestra cartera de compradores.

Planes y tarifas

Cuenta con tres planes, básico (14,95 euros/mes), pymes (29,95) y profesional (49,95).

4. Factusol

Factusol es un software de facturación cómodo y fácil de usar. Tiene una versión gratuita, pero solo para descargar en el ordenador (es decir, no sirve para el móvil).

Ventajas y desventajas

La gratuidad de la versión para ordenador, además de ser perfecto para la gestión de stock. En el lado negativo, le faltan integraciones y actualizaciones, además de que no ofrece una solución integral, sino solo orientada a la facturación.

Planes y tarifas

La versión en la nube cuenta con dos planes, sin soporte de ningún tipo (28 euros/mes) y con soporte online y por correo (56 euros/mes). La versión local tiene precios anuales y tres planes: digital (169 euros/año), estándar (218 €) y profesional (465 €).

Recursos humanos:

5. Factorial HR

Factorial HR, un software de recursos humanos, es intuitivo y fácil de usar, además de ser asequible y muy adaptable para prácticamente cualquier pyme, con herramientas como un portal del empleado, registros de horario y turnos o informes de flujo de trabajo.

Ventajas y desventajas

En el catálogo de software de RRHH es uno de los más completos. Pero si buscas un programa que vaya más allá y gestione otras áreas de tu empresa lo vas a encontrar poco práctico.

Planes y tarifas

Cuenta con dos tarifas, la business (4,5 euros/mes/empleado a partir de 45 euros mensuales) y la enterprise (6,4 euros/mes/empleado a partir de 64 euros mensuales). Los pagos son anuales.

CRM:

6. Hubspot

Dentro del mundo de los CRM, el de Hubspot está entre los más apreciados por los usuarios. Es intuitivo, muy visual e implementa muy bien las herramientas del inbound marketing.

Ventajas y desventajas

Si el centro de tu negocio está en el marketing digital, es una excelente opción. Además, se integra muy bien con varias herramientas de correo electrónico. Pero si tu empresa va más allá, vas a necesitar un software que incorpore elementos orientados a la gestión empresarial de los que Hubspot carece.

Planes y tarifas

Para autónomos y equipos pequeños cuenta con una versión gratuita, si bien es muy limitada. La tarifa starter cuesta a partir de 212 euros al año, y la pro, a partir de 9.493 euros al año. Para empresas, la pro (mismo precio que la pro de equipos pequeños) y la enterprise, desde 39.600 al año.

7. Salesforce

Salesforce se publicita como el CRM número 1 y así es: lidera de largo el ranking de descargas. Al estar en la nube se actualiza continuamente, lo que permite tener siempre la mejor versión del software.

Ventajas y desventajas

Su capacidad de personalización y sus fantásticas herramientas de actualización. En contra, un precio un tanto desorbitado, en especial para pequeñas empresas, que quizá estén comprando un producto sobredimensionado para sus necesidades, y su lenta curva de aprendizaje.

Planes y tarifas

Cuenta con cuatro planes diferentes para pymes: Salesforce Essentials (25 euros por usuario y mes), Sales Professional (75), Professional (75) y Growth (1.250 euros al mes con hasta 10.000 contactos).

Planificación y manejo de tareas:

8. Trello

Fácil e intuitivo, Trello es uno de los programas de planificación más usados en el mundo. Funciona a base de tableros divididos en columnas con tarjetas (todo virtual, obviamente) que podemos ir personalizando y modificando según avanza nuestro proyecto.

Ventajas y desventajas

Tiene una versión gratuita muy completa y es muy colaborativo, de manera que todo el equipo puede contribuir a aportar ideas. Su mayor inconveniente es que se trata de una herramienta perfecta para determinados sectores profesionales (creativo, educativo y médico, principalmente), pero que ofrece poco al resto.

Planes y tarifas

Tiene cuatro planes que van de menos a más herramientas: free (gratis), standard (5 dólares por usuario y mes), premium (10 dólares) y la versión enterprise, que varía según el número de empleados (17,50 por usuario y mes para un equipo de 50 personas).

9. Asana

El competidor directo de Trello. Los fans de Asana aseguran que es más completo que el anterior. Y en efecto tiene más funcionalidades. Otra de sus diferencias es la estructura de sus tableros, mucho más “limpia”. Pero sigue cumpliendo el mismo cometido, el de la gestión de proyectos y planificación de tareas.

Ventajas y desventajas

La ventaja principal es todo lo que es Asana, un magnífico gestor de proyectos muy profesional. Pero su desventaja es… todo lo que no es. Y, como Trello, no es un CRM ni un ERP, ni se ocupa de facturación, de contabilidad, de recursos humanos y un largo etcétera. Es decir, para gestionar una empresa se ocupa de una parte muy pequeña de las tareas.

Planes y precios

Tienes tres planes, basic (0 euros), premium (10,99 euros por usuario y mes) business (24,99 euros/usuario/mes).

Procesadores de documentos online:

10. Google Drive

Esta herramienta probablemente no tenga parangón en el mundo. Ningún otro procesador de documentos le puede hacer sombra a Google Drive, que no solo cuenta con sus propias herramientas para elaborar archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más, sino que además funciona como espacio de alojamiento de todo tipo de documentos.

Ventajas y desventajas

La principal ventaja es que es gratuito y que lo usa prácticamente todo el mundo, por lo que no necesita apenas aprendizaje, además de su capacidad de integrarse con software como el de Holded. Por ponerle un pero, que los programas que integra pueden quedarse cortos para aspectos creativos (pero los podemos hacer en otro programa y compartirlos después en la nube).

Planes y tarifas

Google Drive es 100% gratuito, pero es probable que necesites comprar espacio de almacenamiento (a partir de 1,99 euros/mes los 100 GB).

Videoconferencias:

11. Zoom

El software de videochat Zoom es uno de esos programas a los que nos hemos acostumbrado durante la pandemia. Hoy está perfectamente implementado en la mayoría de las empresas. Aunque hay otros sistemas como Google Hangouts, Jitsi, Skype…, Zoom probablemente sea, hoy en día, el más popular.

Ventajas y desventajas

La principal es que, al ser muy utilizado, todo el mundo está familiarizado con él. Es intuitivo, cómodo de usar y su versión gratuita tiene muchas funcionalidades (chat por escrito si falla el audio, compartir pantalla para hacer presentaciones, etcétera). Entre las desventajas,

Planes y tarifas

Tiene cuatro planes de pago (pro, 139,90 euros/año; business, 189,90 euros/año; más business plus y enterprise, que ofrecen precio bajo pedido). Pero la versión gratuita permite hasta 100 usuarios simultáneos, por lo que muy probablemente te sea suficiente.

¿Cómo elegir un software de gestión para tu pyme?

Ahora que hemos visto todo lo que existe para mejorar tu productividad, debes hacerte esta pregunta: ¿qué necesito? ¿Un software que se ocupe de facturación, contabilidad y cuestiones relativas a las finanzas? ¿Uno de que me ayude a planificar tareas y a optimizar recursos? ¿Un gestor de proyectos? ¿Un ERP, un CRM? Y, cuando te hayas respondido, piensa en estas dos: ¿quieres un solo software que lo integre todo o varios separados entre sí? ¿Cuánto quieres gastar?

Si lo que buscas es un software completo (un ERP con todas las funcionalidades de facturación y contabilidad más CRM, gestor de proyectos, de recursos humanos y un largo etcétera), específico para pymes, se integre a la perfección con pasarelas de pago, tiendas online, Google Drive…, y que además tenga un precio competitivo, Holded es, definitivamente, tu solución.

En resumen: antes de lanzarte a adquirir un software de gestión para pymes, mira qué te hace falta. No sobredimensiones, no optes por programas muy complejos si no tienes curiosidad por la tecnología ni tiempo, y sobre todo, prueba. Hazte con la versión gratuita o de testeo y comprueba si es lo que estabas buscando.

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