Claves para la gestión financiera eficiente: La estrategia de Nora Villar para startups con Holded

 

En el complejo mundo de la gestión empresarial, mantener el control financiero es vital para garantizar el éxito. Nora Villar, experta en gestión financiera, ha dedicado su carrera a ayudar a startups de diferentes sectores a organizar sus cuentas, optimizar sus recursos y tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa.

 

A través de su dilatada experiencia, Nora ha encontrado en Holded una herramienta indispensable para agilizar los procesos contables y mejorar la eficacia operativa de sus clientes. En esta entrevista, la freelancer nos comparte su metodología y explica los retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de implantar un sistema de gestión financiera eficaz.

 

¿Podrías definir cómo lideras la parte financiera de empresas con diferentes naturalezas?

 

Mi trabajo consiste en poner orden a las finanzas de los negocios. Confirmar que los bancos están actualizados, que las facturas están pagadas y cobradas y, a partir de una contabilidad al día, hacer informes para que el empresario pueda tomar decisiones.

 

Para esto, al trabajar con la contabilidad, la mayoría de las empresas se parecen mucho. Y, generalmente, la falta de conocimiento en finanzas y contabilidad es la que lleva al descontrol y al no saber la rentabilidad del negocio ni el endeudamiento real.

 

¿Cómo gestionas tu día a día para poder hacer un seguimiento detallado de cada uno de tus clientes?

 

Me organizo por días y por horas. Si bien es cierto que los primeros meses en los que trabajo con un cliente el esfuerzo es superior hasta que se pone todo en orden, una vez encauzado, es fácil dedicar un par de horas a la semana para llevar la contabilidad y las finanzas al día. Cierres trimestrales o momentos puntuales, haciendo malabares para encajar todo y poder dar respuesta a todo el mundo.

 

¿Hay alguna funcionalidad de Holded que consideres crucial para mantener el nexo contable con tus clientes?

 

Si llevas al día Holded —sobre todo, los bancos— el cliente puede acceder y tener en todo momento una visión general del negocio —facturas pendientes de cobrar, pendientes de pagar…— También he visto que los resúmenes semanales que manda Holded les interesa mucho y luego los intentan hacer cuadrar con la información contable.

 

¿Crees que Holded ayuda a simplificar procesos de gestión con tus clientes? ¿Por qué?

 

Es muy intuitivo y no tienes que saber de contabilidad para saber cómo va tu negocio. El cliente no se siente abrumado buscando la información en las cuentas contables de un Balance de Situación o en un libro mayor infinito, sino que entrando en los distintos apartados puede ver, de un vistazo, facturas pendientes de cobrar o de pagar.

 

¿Crees que es importante para las startups la implementación de un ERP desde el principio?

 

Sin duda alguna. He tenido clientes que desde el principio han implementado correctamente un ERP y es mucho más sencillo, tanto para ellos como para mí, poder tener una idea clara de cómo va el negocio.

 

También he tenido clientes que o bien no tenían un ERP implementado y solo disponían de la información de la gestoría, o tenían el ERP mal implementado y, cuando surgen problemas, la información no es buena y se tarda mucho más en conseguir entender qué está pasando con el negocio.

 

Así que sí, un ERP ayuda mucho a las empresas pequeñas, pero siempre y cuando esté bien implementado.

 

¿Qué factores deben considerar las startups al seleccionar un ERP? ¿Cuáles son las características clave que deben buscar?

 

Yo creo que depende de la persona que vaya a utilizar el software. Si sabe o no de contabilidad, si es técnico o es contable… Además, están también las necesidades individuales de cada negocio. No es lo mismo una empresa que fabrique un producto, que otra que ofrezca un servicio o una tienda que simplemente compre y venda productos.

 

El empresario que fabrique buscará una buena gestión de stock y de producción para tener control de la rentabilidad real del negocio y poder poner precios rentables. La empresa que ofrezca servicios tendrá que llevar un control de los costes, directos e indirectos de cada uno, para así conocer la rentabilidad de los mismos…

 

Al final, cada uno tiene que entender las necesidades de su negocio para poder encontrar algo que se adapte a ellos y que sea capaz de darles la información de una forma que les permita tomar decisiones.

 

¿Cuál es el proceso típico de implementación de un ERP para una startup? ¿Cuánto tiempo suele durar esa primera fase de implementación?

 

Depende de cómo la empresa tenga la información. Lo más sencillo es siempre empezar de cero. Se traspasa la información que tengan de la gestoría que les lleve los impuestos y listo.

 

Lo más complicado suele ser cuando hay que poner al día el ERP, pero no se ha estado haciendo correctamente. Hay que actualizar la contabilidad por detrás para cuadrarla con la de la gestoría, verificar que los bancos estén correctamente pasados… Esto suele ser un proceso más complicado y delicado.

 

¿Qué tipo de capacitación y soporte es crucial para asegurar una implementación exitosa entre una startup y un ERP como Holded?

 

Hay que conocer tanto el software como tener conocimientos de contabilidad. Es imprescindible para que todo fluya correctamente una vez implementado y que la información y los informes luego sean comparables con los de la gestoría, o válidos en caso de una inspección fiscal.

 

¿Cuáles son los errores más comunes que cometen las startups al implementar un ERP y cómo pueden evitarlos?

 

Generalmente, suele ser cuando lo hacen sin conocimiento de contabilidad. Te quedas limitado a ventas, gastos y movimientos bancarios básicos, pero luego no puedes obtener información financiera viable porque faltan datos.

 

Esto hace que tengas una doble contabilidad: por un lado, la que lleva la propia empresa en el ERP y por otro, la que lleva la gestoría. A la larga, cuando la empresa empieza a crecer, juntar las dos contabilidades es muy complicado. Yo suelo recomendar que, usen el ERP que usen, eviten llevar dos contabilidades distintas. Que hablen con su gestoría y que ellos les recomienden el software que estén empleando y, si eso no les cuadra, que busquen otra gestoría.

 

Cada vez más gestorías estamos implementando software como Holded con el que, tanto el cliente como el asesor, tienen acceso real al negocio y, así, se evitan las dobles contabilidades, la información disponible es buena y se pueden tomar decisiones acertadas para el crecimiento y estrategia del negocio.

 

¿Qué te llevó a elegir Holded como tu ERP preferido para la gestión financiera de tus clientes?

 

Qué es fácil e intuitivo. Cualquier persona, sin necesidad de conocer contabilidad, puede entender cómo va su negocio y, a mí, me permite tener toda la contabilidad en un solo sitio, para la presentación de impuestos y demás informes.

 

Además, el cliente está contento porque tiene acceso a toda la información genérica rápidamente sin necesidad de esperar a que yo les envíe ningún extracto.