En el acelerado panorama actual del sector ecommerce, una gestión eficaz del inventario es crucial para seguir creciendo y ofrecer una experiencia de cliente fluida. Para Aina Barcelona, tienda online de joyería con dos tiendas físicas en Barcelona que amplía constantemente su presencia en Internet, la integración de un ERP ha supuesto un punto de inflexión.

 

En esta entrevista, Marc Ministral, COO de Aina Barcelona, nos explica cómo la conexión de su tienda online con un programa ERP como Holded ha revolucionado sus operaciones, desde la automatización de las facturas hasta la sincronización de los datos de ventas e inventario en tiempo real.

 

Esta transformación no solo ha reducido los procesos manuales, sino que también ha posicionado a Aina para un crecimiento estable en un mercado muy competitivo.

 

¿Cuál es el beneficio principal de poder tener tu tienda online conectada con tu programa de facturación?

 

El beneficio principal tiene que ver con el tiempo que se pierde pasando los datos de un lado a otro. Una vez tienes esto conectado bien, puedes hacer muchísimas cosas más, como etiquetar bien las ventas para analizarlas más tarde o configurar bien el inventario para llevarlo todo desde Holded.

 

¿Cuáles crees que son los pasos esenciales para conectar tu tienda online con el ERP?

 

Para conectar tu tienda online con el ERP es muy importante conocer bien tu empresa e ir de la mano con los aliados perfectos. En este caso sería Holded quien desarrollara la conexión. Yo recomiendo centrarte primero en que funcione la conexión. Normalmente, los problemas vienen al querer abarcar mucho al principio.

 

Yo recomendaría hacer una conexión simple en un entorno de prueba y, a partir de aquí, comparar lo que falla con tu contabilidad real y, una vez encontradas las excepciones, transmitirlas al desarrollador para que las aplique. Así unas cuantas veces hasta que tu antigua manera manual y la nueva automática sean iguales o incluso mejores que la anterior. Esto está claro que es en un mundo ideal, normalmente se suele tener más prisa y se hace todo un poco más rápido, ¡jaja!

 

¿Cuál ha sido el impacto más significativo de tener el ERP integrado en la operativa diaria de tu tienda online?

 

Bueno, el impacto ha sido mayúsculo. De perder cada semana 3 horas convirtiendo CSV a Excel, transformándolos para que se subieran bien a Holded, corrigiendo errores, etc., a que todo sea automático y poder centrarme en cosas realmente importantes y no en pasar datos de un lado a otro.

 

¿Qué procesos clave han sido automatizados gracias a la integración del ERP, y cómo ha afectado esto la eficiencia operativa de Aina Barcelona?

 

Los procesos clave para mí han sido automatizar las facturas de venta de la plataforma online. Como he dicho anteriormente, automatizar también las excepciones. En nuestro caso hay varias, pero para dar ejemplos:

 

También gestionamos ahí las ventas del POS, y nos quitaba mucho tiempo separar las facturas online y las facturas de la tienda, ya que tienen que ir con numeración distinta. El IVA de países europeos, que cada uno tiene el suyo. Las formas de pago ya vinculadas con sus cuentas.

 

¿Cómo te aseguras de que la sincronización de datos entre la tienda online y el ERP sea precisa y oportuna?

 

Yo me aseguro de que funcione cuadrando los bancos cada día. Como muchas ecommerce, tenemos muchos métodos de pago, así que la manera de saber que las facturas han sido pasadas correctamente es cuadrar cada banco que usamos.

 

¿Cómo ha apoyado la integración de Holded el crecimiento de Aina Barcelona, permitiendo manejar un mayor volumen de ventas y operaciones?

 

Ha sido esencial. No podríamos haber llegado donde estamos sin Holded, y seguro que nos ayudará mucho más en el futuro. Lo bueno de estar en una plataforma así es que se nutre del feedback de clientes y, al hacer mejoras, ayudan a otras empresas a saber qué es lo importante o a aprender a usar otras funcionalidades para llevar la empresa al siguiente nivel.

 

¿Cuáles han sido los principales desafíos al integrar el ERP con la ecommerce, y cómo se han superado?

 

Los principales desafíos han sido, por una parte, los técnicos. Cuando entras ya en empresas un poco más complejas donde, por ejemplo, facturas desde distintas plataformas o tienes tiendas físicas, etc., es clave la persona que te lo va a integrar. Debes tener confianza con ellos, que trabajen bien y entiendan de conexiones entre plataformas.

 

Y luego el impasse entre el antes y el después. Siempre cuando hay un cambio, aunque sea a mejor, al principio conviven las dos maneras y te suele generar más trabajo durante un tiempo, así que internamente se ha de entender bien que es para mejor.

 

¿Cómo planeas seguir utilizando y evolucionando Holded para adaptarte a nuevas tendencias en el ecommerce y mantener el crecimiento?

 

Creo que la clave es la automatización y tener toda la información a mano, contrastada en un mismo sitio. Que te puedas fiar de los datos. Ahora estoy tranquilo con Holded de poder abrir un nuevo mercado en un market porque sé que no me va a ser muy complicado conectarlo al ERP. Esto es clave para poder plantearte crecimientos y que no te suponga mucho esfuerzo de gestión.

 

Estoy seguro de que en los próximos años veremos grandes avances con la IA. Ya sé de varias empresas que están utilizando IA para introducir las facturas de compra directamente en Holded sin pasar ni un segundo por el inbox. Creo que todo va a ser más fácil cuando en Holded tengamos avances de este tipo, que solo tengas que ir confirmando que esté todo bien y no copiando y pegando datos de un lado a otro. Está claro que siempre tendremos que verificarlo todo, pero con menos tiempo podremos hacer mucho más.