La contabilidad del futuro: el enfoque digital y sin papel de Braincats con Holded

 

En el panorama empresarial actual en constante y rápido movimiento, la gestión financiera se ha convertido en mucho más que calcular cifras y presentación de documentos e impuestos. Las empresas buscan partners estratégicos que puedan ofrecer insights, agilizar operaciones y mejorar los procesos de toma de decisiones.

 

Es exactamente aquí donde destaca Braincats, una innovadora asesoría financiera. Bajo la dirección de Mar Ordóñez, su CFO, o directora financiera, Braincats se posiciona como el socio financiero ideal para sus clientes. Junto con el programa ERP Holded, la asesoría logra automatizar procesos, reducir errores y empoderar negocios con datos en tiempo real gracias a la contabilidad colaborativa.

 

En este artículo, Mar Ordóñez nos comparte cómo ha conseguido revolucionar sus operaciones con Holded, los desafíos superados y cómo este cambio le ha llevado a una relación más colaborativa y transparente con sus clientes.

 

¿Podrías describir brevemente cómo gestionas la contabilidad de tus clientes?

 

En Braincats, nos diferenciamos por ser un partner financiero y no solo una gestoría. Funcionamos como un departamento financiero externo, ofreciendo un servicio integral y personalizado a nuestros clientes. Conocemos en profundidad el funcionamiento del negocio de cada cliente y su cadena de valor, lo que nos permite ofrecer soluciones financieras adaptadas a sus necesidades específicas.

 

Esto permite a nuestros clientes estar informados en todo momento y tomar decisiones estratégicas basadas en datos precisos y oportunos, apoyándose en nuestro conocimiento financiero y de su propio negocio.

 

¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentas en la gestión contable de tus clientes? ¿Cómo te ayuda Holded a superarlos de forma óptima?

 

Uno de los mayores desafíos es obtener todas las facturas para contabilizarlas y poder declararlas en los diferentes impuestos. En este aspecto, Holded ha sido extremadamente útil, ya que permite a los clientes subir las facturas y recibos a través de la aplicación o reenviando un email, lo que simplifica y acelera el proceso. Desde que usamos Holded, prácticamente no tenemos que reclamar documentos mensualmente.

 

Otro desafío era proporcionar la información necesaria a los clientes en tiempo y forma. Con Holded, los clientes pueden acceder a la información de forma autónoma y realizar sus análisis sin nuestra intermediación, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.

 

¿Qué características de Holded encuentras más útiles para la gestión contable de tus clientes?

 

Inicialmente, la posibilidad de facturar directamente en la aplicación fue la utilidad más evidente, especialmente para aquellos que aún usaban Excel. Actualmente, las reglas de conciliación y el acceso a todo tipo de informes son las funcionalidades más utilizadas y apreciadas.

 

¿Qué tan sencillo o difícil crees que es migrar los datos contables de una empresa a la cuenta de Holded?

 

Es bastante sencillo, intuitivo y rápido. Aunque el volumen de datos en algunos negocios puede ser elevado, la migración no resulta complicada y puede realizarse de forma autónoma.

 

¿Cuáles son los errores más comunes que enfrentan las empresas con un software de contabilidad y cómo pueden evitarse?

 

La falta de formación adecuada para los usuarios que no aprovechan todas las funcionalidades del software, debido a la falta de conocimiento o resistencia al cambio, tiene consecuencias significativas. Sin capacitación, los usuarios tienden a seguir utilizando métodos manuales, aumentando la probabilidad de errores que afectan a la precisión de la información. Además, la manipulación externa de datos retrasa los procesos, ya que las tareas podrían automatizarse con el software. Esto consume más tiempo y disminuye la eficiencia operativa.

 

Otro error común que cometen las empresas al usar software de contabilidad es no mantenerse actualizadas con los cambios normativos y avances tecnológicos, como la implementación de la factura electrónica que se avecina y la implantación de la inteligencia artificial en nuestro día a día.

 

¿Qué factores fueron los que te motivaron para escoger Holded, un programa de contabilidad en la nube, para tus operaciones y las de tus clientes?

 

Braincats es una empresa que trabaja sin papel y con empleados descentralizados, por lo que necesitábamos un software 100% en la nube. Otros programas que evaluamos no tenían versiones online tan desarrolladas como Holded. Además, el servicio al cliente de Holded nos terminó de convencer.

 

¿Cuáles han sido los principales desafíos en la transición hacia la automatización de la contabilidad en la nube y cómo los has abordado?

 

La gestión del cambio siempre presenta resistencias. Nuestro equipo llevaba muchos años trabajando de otra manera, y la transición fue un reto. La formación proporcionada por Holded fue crucial para facilitar la aceptación del nuevo programa y sus ventajas.

 

¿Cómo crees que ayuda Holded a mantener la salud financiera de un negocio?

 

Holded ayuda a la salud financiera de un negocio permitiendo un análisis financiero rápido y detallado, permitiendo identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas. Sus automatizaciones reducen el tiempo dedicado a tareas repetitivas y disminuyen errores humanos, mejorando la eficiencia operativa. Además, el acceso fácil a la información financiera por parte de los clientes aumenta la transparencia y comprensión de su situación económica.

 

¿Cuáles son los principales beneficios que has observado al automatizar procesos contables con Holded?

 

La disminución de errores al no manipular datos manualmente y el ahorro de tiempo en tareas de poco valor añadido son dos de los principales beneficios.

 

¿Cuál es tu experiencia con la metodología de contabilidad colaborativa? ¿Cuáles son los principales cambios respecto a la contabilidad tradicional?

 

Para clientes tecnológicos, es una ventaja clara y adoptan rápidamente esta forma de trabajo. En el caso de clientes más tradicionales, el proceso es más lento y requiere formación adicional. Sin embargo, una vez integran esta metodología, aprecian sus ventajas y no desean volver al método anterior.

 

El principal cambio respecto a la contabilidad tradicional es la posibilidad de trabajar en equipo. En el modelo tradicional, el gestor era una especie de “caja negra” que presentaba los impuestos sin que el cliente comprendiera bien los detalles. La contabilidad colaborativa implica al cliente en la gestión financiera, permitiéndole entender mejor su negocio y el impacto de una buena gestión financiera. El gestor contable pasa de realizar un trabajo mecánico a convertirse en un asesor que ayuda a crear valor, lo cual es mucho más útil y gratificante.

 

Con el programa de partners, ¿cómo ves la evolución de la gestión contable en tu asesoría en los próximos 2-3 años?

 

Nos permitirá dar un salto cualitativo. Siempre nos hemos enfocado en ser un negocio “boutique” con pocos clientes a los que aportar valor. Holded nos permitirá seguir aportando valor a muchos más clientes. El plan de negocio a 3 años que hemos preparado nos lleva a una mejora clara de rentabilidad y a la ampliación de nuestra cartera de clientes.