Una noticia de hace poco más de un año arrojaba un dato cuando menos curioso: solo un 10% de las asesorías y gestorías ofrecía servicios online. Imaginemos que, si somos el CEO de una empresa de este perfil, queremos implementar ese servicio, pero hoy por hoy no nos podemos permitir añadir una nómina. Para esto, por ejemplo, puede sernos muy útil el organigrama en una asesoría o gestoría.
¿Qué es el organigrama de una asesoría?
Aunque hay, como ya vimos, diferencias entre las asesorías y las gestorías, en este artículo nos vamos a referir indistintamente a unas y otras para simplificar. El organigrama de una asesoría es un esquema simplificado de la estructura jerárquica de la misma. Es perfecto para tener claro a primera vista qué funciones ejerce cada uno y quién reporta a quién.
Cuando vamos a crear nuestro plan de empresa es recomendable que el organigrama esté previsto desde el primer momento, ya que en él vamos a reflejar las personas que necesitamos para arrancar. Seguro que con el tiempo lo vamos a modificar, pero debemos conocer nuestras necesidades en el inicio.
Imaginemos una asesoría que lleva la contabilidad de otras empresas y también aporta información a sus clientes en el plano legal y fiscal (es lo más común). Necesitará un departamento de contabilidad, uno de asesoría fiscal y otro de asesoría en derecho laboral, además de su propio departamento de administración y de recursos humanos. Podría ser algo así:
Es uno entre montones de ejemplos. Otro: somos una asesoría pequeña y una sola persona se ocupa de todos los asuntos legales, fiscales y contables, pero necesitamos a alguien que capte clientes para hacernos crecer. Podría ser algo así:
Da igual lo pequeña o grande que sea nuestra empresa, porque la idea es crecer: necesitamos un organigrama de la asesoría o de la gestoría.
Porque, y volviendo al principio del artículo, puede que llegue un momento en el que nuestra empresa haya crecido lo suficiente y no necesitemos más a un comercial, pero sí a un experto que digitalice nuestra empresa para ofrecer servicios online (y que puede ser ese comercial con la debida formación).
¿Cómo se hace el organigrama de una asesoría o gestoría?
Aunque hay numerosas maneras de hacer un organigrama en una empresa, sí que hay una serie de puntos que debemos tener en cuenta a la hora de crear el de nuestra asesoría:
- Definiendo las tareas de cada empleado y a quién debe reportar. Es decir, diseñamos las responsabilidades, pero también la jerarquía de la estructura empresarial.
- Agrupando a los trabajadores en los departamentos que debemos definir en este segundo paso, y aplicando de nuevo un orden jerárquico dentro de los mismos.
- Asignando las tareas a cada departamento para equilibrarlos. De paso, puede que encontremos alguna tarea duplicada: es hora de eliminarla. En el caso de una gestoría, puede darse el caso de que el departamento fiscal y el contable dupliquen algún cometido.
- Estableciendo hasta dónde alcanzan las decisiones de cada uno de los trabajadores y cómo afectan estas al flujo de trabajo.
- Simplificando. Cuanto más visual sea el organigrama de tu asesoría o gestoría, mucho mejor. Las tareas se definen y se comunican en un documento aparte; en el organigrama necesitamos saber qué hace cada uno de un vistazo.
- Representando la jerarquía de arriba abajo. También nos puede valer de izquierda a derecha, pero debemos pensar en una lectura visual sencilla en la que apliquemos nuestro sentido común.
- Definiendo hasta la menor tarea. Es importante que todas las tareas queden reflejadas en el organigrama de tu asesoría o gestoría: quién hace las nóminas de la empresa, quién las de los clientes externos, quién marca el calendario fiscal, quién contacta con los clientes para recordarles las entregas de facturas, etcétera.
¿Qué beneficios tiene hacer el organigrama de una asesoría?
- Teniendo ante nosotros el organigrama de nuestra gestoría o asesoría podremos visualizar cómo mejorar los flujos de trabajo.
- La comunicación dentro de la empresa, pero también de la empresa hacia fuera, va a ser mucho más fluida.
- El organigrama de tu gestoría permitirá que tus asesores fiscales, contables, etcétera, no dupliquen tareas y puedan ser más eficaces en sus respectivos departamentos.
- Asimismo, un organigrama hará de tu gestoría una empresa transparente, donde ningún trabajador va a tener dudas de cuáles son sus funciones y cuáles no, y a quién debe informar en cada momento.
- En consecuencia, la coordinación entre departamentos va a mejorar notablemente, lo cual es imprescindible cuando os enfrentéis al temido calendario de una asesoría (IRPF, IVA, Renta…).
¿Qué cargos representamos en el organigrama de una asesoría o gestoría?
Cada asesoría o gestoría tiene su propia estructura, por lo que las combinaciones son casi infinitas, pero estos son algunos de los cargos más comúnmente representados en ellas:
- Asesor legal/jurídico. Experto en prevención de riesgos laborales, en cuestiones relativas a la Seguridad Social… También asesorará a los clientes para que cumplan con la normativa vigente en aspectos legales.
- Asesor fiscal. Como su nombre indica, asesorará a los clientes sobre la manera de gestionar de la mejor manera posible sus cargas impositivas. También suele ser el encargado de presentar los impuestos en la Agencia Tributaria.
- Auditor contable. Controla los gastos e ingresos de las empresas para que cuadren las cuentas.
- Auxiliar administrativo. Llevará el control de la propia asesoría o gestoría (nóminas, impuestos, etcétera).
- Comercial. Imprescindible, al menos en las primeras etapas, para captar clientes.
- Responsable de recursos humanos.
- CEO o gerente. Coordinará al resto de departamentos y será el responsable último de cada decisión.
La importancia de tener bien definido el organigrama de una asesoría o gestoría
Si en cualquier empresa un organigrama es fundamental por todos los motivos que hemos visto anteriormente, en el caso de una asesoría o gestoría lo es por partida doble.
Piensa, por ejemplo, en los momentos de gran volumen de trabajo, como pueden ser los trimestrales o, en especial, la primavera, cuando a los ejercicios trimestrales debemos sumar la Declaración de la Renta. Son momentos en los que cada trabajador ha de tener perfectamente definidas sus tareas y contribuir al flujo de trabajo y no al caos.
Además, una gestoría o asesoría puede encontrarse numerosos imprevistos que debe poder atender. Por ejemplo, un cliente en crisis porque ha recibido una denuncia. O porque un empleado ha sufrido un accidente. Los escenarios que pueden abrirse son infinitos. Por eso, definir hasta la última línea las tareas de cada trabajador es imprescindible si queremos evitar un colapso de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe crear el organigrama de una asesoría o gestoría?
Lo normal es que se ocupe el experto en recursos humanos. De hecho, una de sus habilidades principales es conocer la capacitación profesional de cada trabajador, por lo que para él o ella será especialmente natural crear este organigrama.
¿Cómo se crea un organigrama desde cero?
Como ya hemos visto, el organigrama en una asesoría (y en realidad en cualquier empresa) debe preverse desde la génesis de esta. Desde el momento en el que diseñamos nuestro negocio tenemos que construir un organigrama en paralelo.
Una vez que definamos las tareas que nuestra asesoría o gestoría va a llevar a cabo, al menos en el arranque de la misma, comenzamos a crear nuestro organigrama y a jerarquizar cada puesto y cada departamento.
Es importante recalcar que, con el tiempo, puede que la parte fiscal tenga más peso que la contable, o viceversa (por poner un ejemplo), y que tengamos que redefinir el organigrama de la asesoría o gestoría.
¿De qué manera puedo contribuir a agilizar procesos en mi asesoría?
Es importante contar con herramientas digitales que agilicen nuestros flujos de trabajo. En general, cualquier pyme puede reducir tiempo y costes con un simple programa de gestión de empresas.
En el caso específico de las asesorías y gestorías, un programa de nóminas nos va a ser imprescindible. Más aún si, como ocurre a menudo, nuestra asesoría funciona como departamento administrativo externo de otra empresa.
