Allá por marzo de 2020 la pandemia de la COVID-19 trastocó nuestras vidas para siempre. En plena vorágine de búsqueda de mascarillas, toses inquietantes y nuevos fanáticos del pan casero, muchas empresas se vieron forzadas a implementar soluciones estratégicas a contrarreloj para dotar a su equipo de los medios necesarios para teletrabajar. No fue fácil y, de hecho, muchos negocios se quedaron en el camino.
Las consecuencias del coronavirus fueron tan arrolladoras que aún a día de hoy, más de cuatro años después, muchas compañías todavía no se han recuperado del todo. Con el fin de ayudar a las empresas a retomar su actividad y reactivar la economía global tras la crisis financiera, la Unión Europea creó los llamados fondos Next Generation EU.
El Gobierno de España utilizó esos fondos para crear el flamante Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia Económica de 2021. Entre las iniciativas figura el impulso a las pymes y a los autónomos a través de su digitalización, cuya primera medida es el programa Kit Digital.
A pesar de que llevamos algunos años conviviendo con el Kit Digital, el farragoso papeleo, la gestión laberíntica y las sorpresas que oculta la letra pequeña todavía propician que haya mucho desconocimiento al respecto. Pero no te preocupes, porque en este artículo vamos a resolver todas tus dudas al respecto del Kit Digital y los autónomos. Vamos al lío.
¿Qué es el Kit Digital?
Empecemos por el principio: ¿qué es el Kit Digital? El Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España creada para apoyar la digitalización de las pequeñas empresas, las microempresas y los autónomos. Estas ayudas para la digitalización están financiadas con estos fondos europeos Next Generation EU y se encuadran dentro del Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia.
El Kit Digital estaba inicialmente dotado con un presupuesto de más de 3.000 millones de euros. Las cantidades económicas oscilan entre 3.000€ y 29.000€ dependiendo del tamaño de la empresa. Los beneficiarios no reciben el dinero como tal, sino bonos digitales que pueden utilizar para adquirir diferentes programas y servicios digitales.
Además, en la última ampliación publicada en mayo de 2024 se incluye la categoría de “Puesto de Trabajo Seguro”, que incorpora el hardware (pero solo está destinada a autónomos y empresas con menos de tres empleados, como veremos más adelante).
¿Cómo es el Kit Digital para autónomos?
El Kit Digital se lanzó para ayudar a las pymes y a los autónomos a competir en igualdad de condiciones en un marco de transformación digital que forma parte del futuro profesional.
Sin embargo, la implantación de soluciones digitales y tecnológicas, por muy necesaria que sea, supone un esfuerzo extra que a veces está fuera del alcance económico de los autónomos. Estas dificultades se potenciaron durante la pandemia del coronavirus, y el bono digital pretende paliarlas en lo que a digitalización se refiere.
El bono se ofreció inicialmente en tres convocatorias, en marzo, septiembre y octubre de 2022. En 2024 se abrió una cuarta convocatoria disponible hasta final de año, aunque solo se ofrece a pymes y autónomos con menos de tres empleados.
¿Qué es el bono digital y en qué se diferencia del Kit Digital?
El bono digital es una ayuda económica que ofrece el Gobierno de España, gracias a los fondos del Plan Europeo “Next Generation EU”. En realidad, no es distinto del kit digital, sino que es otra forma de hacer referencia a estas ayudas en algunos contextos.
Oficialmente, la ayuda que presta la Administración se denomina Kit Digital, el programa para promover la transformación digital de pymes y autónomos.
Características del Kit Digital para autónomos
El Kit Digital se diseñó originalmente para implementar en los negocios las herramientas digitales necesarias en función de su grado de digitalización. Es decir, que los autónomos pueden utilizar el bono para adquirir software o contratar asesoramiento y formación digital.
En concreto, las categorías de soluciones digitales subvencionadas por el Kit Digital son las siguientes:
- Sitio web y presencia básica en internet.
- Comercio electrónico.
- Gestión de redes sociales.
- Gestión de clientes.
- Inteligencia empresarial y analítica.
- Presencia avanzada en internet.
- Servicios y herramientas de oficina virtual.
- Gestión de procesos.
- Factura electrónica.
- Comunicaciones seguras.
- Ciberseguridad.
- Marketplace.
Además, en la cuarta convocatoria se ha incluido una importante novedad en el Kit Digital, ampliando el catálogo de soluciones destinadas al segmento III, es decir, autónomos, pymes y microempresas de entre cero y dos empleados. La nueva categoría se ha llamado “Puesto de Trabajo Seguro” y cubre una subvención de hasta 1.000€ por beneficiario para adquirir:
- Un dispositivo hardware, como un ordenador (portátil y de escritorio) o tableta.
- Licencia de ciberseguridad.
- Encriptado para la privacidad de datos del dispositivo.
¿Cómo funciona el Kit Digital para autónomos?
Las ayudas del Kit Digital se dividen en cinco segmentos, cuyas características definen el importe del bono digital al que pueden optar los solicitantes. Los segmentos de beneficiarios son:
- Segmento I. Pequeñas empresas de entre 10 y 49 empleados: 12.000€.
- Segmento II. Pequeñas empresas o microempresas de entre 3 y 9 empleados: 6.000€.
- Segmento III. Pequeñas empresas o microempresas de entre 0 y 2 empleados y autónomos: 3.000 € (2.000€ + 1.000€).
- Segmento IV. Medianas empresas de entre 50 y 99 empleados: 25.000€.
- Segmento V. Medianas empresas de entre 100 y 249 empleados: 29.000€.
La idea es que los beneficiarios utilicen el bono para “contratar” un agente digitalizador y elegir una o más soluciones que entren dentro del presupuesto (y de las categorías anteriormente descritas). También deben justificar la implantación de la solución escogida dentro de un plazo determinado.
¿Cuál es el tratamiento fiscal del Kit Digital para autónomos y cómo se debe tributar?
La subvención que cobran las empresas por el Kit Digital se considera un ingreso. Por lo tanto, las empresas y autónomos deben incluir este ingreso en la declaración de la renta o el impuesto de sociedades.
También hay que tener en cuenta que, aunque se declare como ingreso el importe ganado, se puede desgravar el bien o servicio adquirido en concepto de gasto del negocio. Por tanto, incluir el Kit Digital en la declaración de impuestos no debería suponer una carga fiscal para empresas ni para autónomos.
¿Cuáles son los objetivos y beneficios del Kit Digital para autónomos?
Objetivos del Kit Digital
Según se recoge en la sede electrónica de Red.es, los principales objetivos del Kit Digital son los siguientes:
- Promover un mecanismo escalable de colaboración público-privada y de alto impacto, que permita facilitar o acelerar la digitalización de pequeñas empresas, microempresas y autónomos, promoviendo la adopción de soluciones de digitalización.
- Transformar digitalmente el mayor número posible de negocios.
- Minimizar las barreras entre los niveles de madurez digital, logrando una transformación digital estructural y competitiva.
- Impulsar la digitalización del tejido empresarial objeto de estas subvenciones.
- Fomentar la expansión de nuevas oportunidades y servicios de digitalización.
Beneficios de obtener el Kit Digital
Contar con la ayuda económica del Gobierno para digitalizar el negocio puede suponer grandes ventajas:
- Oportunidad de tener más presencia online y visibilidad de la empresa
- Mejora de la gestión interna dentro de la empresa
- Reducción de costes en procesos y optimización de los recursos
- Más captación y fidelización de clientes
En resumen, puede suponer una gran mejora a nivel de rentabilidad del negocio. Se pueden conseguir unos beneficios u otros de los mencionados, en función de la tecnología en la que se invierta. La empresa debe valorar sus objetivos y prioridades para elegir entre las distintas opciones que se pueden cubrir con la ayuda del Kit Digital.
Más allá de mejorar la eficiencia de la empresa, además se puede conseguir un registro legal de todos los trámites, la digitalización certificada. Esto ayuda a la automatización de procesos y facilita el compliance de las empresas.
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Más información¿Cómo solicitar el Kit Digital y bono digital para autónomos?
El proceso de solicitud es uno de los mayores impedimentos del Kit Digital, porque no es tan simple como apuntarse en una lista y darle a un botón. Ojalá. Si no quieres meterte en ese berenjenal, pero te gustaría pedir la ayuda, Holded se encarga de todos los papeleos y gestiones si lo eliges como agente digitalizador. Solo tienes que rellenar este formulario y escoger la solución (o soluciones) que más te convengan.
Pero seguro que quieres saber más. A continuación, desgranamos los aspectos clave de la solicitud del Kit Digital.
¿Qué tipos de autónomos son elegibles para solicitar el Kit Digital y cuáles no?
En principio, todos los autónomos con actividad económica y personalidad jurídica pueden pedir el bono digital. Sin embargo, quedan excluidos los autónomos societarios y los colaboradores, que no pueden ser beneficiarios directos… aunque sí la empresa en la que trabajan, siempre que se encuadre en uno de los cinco segmentos.
¿Cuáles son los requisitos para solicitarlo?
Los requisitos para solicitar el Kit Digital son tan simples que básicamente todos los trabajadores autónomos en ejercicio pueden solicitarlo. En concreto, para pedir el bono digital hay que reunir las siguientes características:
- Ser una pequeña empresa, microempresa o autónomo.
- Cumplir los límites financieros establecidos según las categorías de empresas.
- Estar en situación de alta y tener la antigüedad mínima exigida en cada convocatoria.
- No tener la consideración de empresa en crisis.
- Estar al corriente de las obligaciones tributarias y no tener deudas con la Seguridad Social.
- Que la empresa no esté sujeta a una orden de recuperación pendiente de la Comisión Europea que haya declarado una ayuda ilegal e incompatible con el mercado común.
- No incurrir en ninguna de las prohibiciones previstas en el artículo 13.2 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.
- No superar el límite de ayudas minimis (de pequeña cuantía).
¿Cómo es el proceso de solicitud del Kit Digital y bono digital para autónomos? Paso a paso
Los autónomos que cumplan los requisitos para solicitar el Kit Digital pueden disponer de un bono digital para acceder a diferentes soluciones de digitalización. El proceso de solicitud es el siguiente:
- Los autónomos tienen que registrarse en el área privada de la página web Acelera pyme.
- Luego deben completar el test de autodiagnóstico digital para conocer el grado de digitalización de su negocio.
- En función de los resultados, el Kit Digital pone a disposición de los autónomos una serie de soluciones de digitalización.
- A continuación, hay que realizar los trámites para solicitar el bono a través de la sede electrónica de Red.es. También pueden descargar el modelo de representante voluntario para que una asociación o empresa realice el papeleo. Por ejemplo, ATA (Asociación de Trabajadores Autónomos) ha estado actuando como representante de los autónomos que lo han pedido.
- Una vez confirmada la concesión del bono digital, los beneficiarios pueden utilizarlo escogiendo una o varias soluciones de digitalización ofrecidas por los agentes digitalizadores autorizados (como Holded).
- Por último, los autónomos deben ponerse en contacto con el agente digitalizador escogido.
Ojo, aunque los autónomos no tienen que pagar nada por el uso del bono digital, sí que deben adelantar el IVA del producto o servicio, aunque este valor se desgrava en la declaración trimestral. También es importante tener en cuenta que, en muchos casos, se trata de una ayuda temporal y que el producto contratado tiene un coste una vez finalizado el plazo (que suele ser de un año).
Además, si se solicita la ayuda y luego no se implanta la solución tecnológica, el Estado puede exigir al autónomo el pago de la cantidad pertinente.
¿Cuáles son los plazos y tiempos establecidos para la solicitud del Kit Digital? ¿Existe una fecha límite para completar la solicitud?
Actualmente, las cuatro convocatorias del Programa Kit Digital están abiertas. Las ayudas se conceden por orden de solicitud y están disponibles hasta agotar la partida económica destinada al bono digital. La fecha límite es el 31 de diciembre de 2024 a las 11:00.
Como excepción, para los autónomos y pymes del segmento III el plazo para presentar las solicitudes se mantendrá abierto hasta el 31 de octubre de 2025 a las 11:00. La fecha se extiende para estos profesionales a causa de la ampliación de las ayudas del Kit Digital introducida en 2024.
Por otro lado, es importante tener en cuenta que Red.es advierte de que, una vez notificada la concesión del bono, los beneficiarios tienen seis meses para utilizarlo. Tras validar el acuerdo, en los siguientes tres meses se tiene que implantar la solución y emitir la factura. Asimismo, también hay un plazo para justificar la implantación del Kit Digital, que es de tres meses desde la emisión de la factura (de la que el autónomo tiene que pagar el IVA, cantidad que luego se desgrava).
¿Qué es la figura del representante voluntario y cómo influye en este proceso?
El representante voluntario es un perfil introducido por el Gobierno de España dentro del programa Kit Digital. Su función es facilitar el proceso para acceder a las ayudas, agilizando los trámites. Puede ser una empresa externa o un profesional independiente que ofrece los servicios de gestionar todo lo relacionado con la solicitud de la subvención.
¿Pueden los autónomos societarios y autónomos colaboradores solicitar el Kit Digital?
En principio, cualquier entidad con actividad económica y personalidad jurídica puede pedir el bono digital. Sin embargo, los autónomos societarios y los colaboradores no pueden ser beneficiarios del Kit Digital como tal.
Ahora bien, aunque no pueden solicitar la ayuda como autónomos independientes, sí que se puede pedir a nombre de la empresa. Si la pyme se encuadra dentro de uno de los cinco segmentos del programa, por ahí tienen el camino despejado.
¿Cómo se ve el futuro del Kit Digital para autónomos en 2024?
La ampliación del Kit Digital de 2024 supone una ayuda adicional para los autónomos, que no suelen contar con los mismos medios que las grandes empresas. Ahora, además de software y otros recursos digitales, también pueden conseguir un equipo (ordenador de sobremesa, portátil o tableta) o soluciones de seguridad completamente gratis.
No obstante, la complicada burocracia que conlleva solicitar el bono hace que muchos profesionales desistan. Es comprensible, porque iniciar el papeleo supone meterse hasta el cuello en un cenagal. Pero no todo son malas noticias. De hecho, hay muchas asociaciones y empresas que te ayudan durante todo el proceso.
¿No sabes cómo pedir el Kit Digital? No te preocupes. Con el fin de aliviar esta carga y ayudarte a optimizar al máximo tu negocio, Holded se ha adherido al programa de Kit Digital como agente digitalizador y se encarga de realizar todas las gestiones por ti. Tú solo tienes que rellenar este formulario y de dejar que Holded te ofrezca las mejores soluciones digitales para optimizar tu negocio.
