La digitalización de empresas: ¿opción u obligación?

Hoy en día no podemos pretender que la revolución digital es un tema nuevo. Después de todo, en el 2020 se cumplen más de 20 años desde que los civiles tenemos acceso a internet. 

La interconectividad se ha vuelto parte de nuestro día a día y tecnologías como el internet de las cosas dominan las conversaciones en el mundo de las pymes.  Pero, en los últimos meses, el tono ha cambiado. 

Tenemos un nuevo nivel de urgencia. La crisis del COVID-19 ha dejado a muchos preguntándose: ¿sigue siendo la digitalización una opción o es ahora una obligación? 

Para responder a esta pregunta, tuvimos que contactar a un experto. En esta ocasión, tenemos la ayuda del asesor Manel Montero de MANPAT Consulting. 

Hablamos de las dificultades a las que la pequeña empresa se enfrenta hoy en día a la hora de  iniciar la transformación digital y cuáles son sus consejos para que ésta adopte las nuevas herramientas. 

¿Qué es la digitalización de empresas?

En cuanto a empresas se refiere, la digitalización es la automatización de procesos para ahorrar en tiempo y recursos. Estos pueden ir desde un software que automatiza el envío de facturas recurrentes a un ERP que controla existencias. 

Simplemente, la digitalización empresarial es mejorar y encontrar soluciones digitales a procesos manuales. Normalmente se pretenden conseguir los siguientes objetivos: 

1. Enriquecer la relación con el cliente. El marketing digital, canales como ticketing, SMS, Live Chat y e-commerce son maneras de ofrecer una atención personalizada. 
2. Aumentar la productividad. Se consiguen sinergias entre los diferentes integrantes de la organización gracias a las disponibilidad compartiendo bases de datos en la nube. 
3. Mejorar el control sobre las infraestructuras. Nuevas tecnologías como el internet de las cosas permite que distintos dispositivos compartan información entre sí.  

Las dificultades que afrontan las pymes a la hora de digitalizarse 

Las pymes son una parte muy importante de nuestro tejido empresarial ya que generan la mayor parte de los empleos en España. Pero encontrar una solución digital que funcione para todas es prácticamente imposible porque sus modelos de negocio varían enormemente de unas a otras. Es de hecho esta variabilidad lo que le impulsó a los fundadores de MANPAT a especializarse en la pequeña y mediana empresa.  

Además, la reglamentación que gira en torno a éstas está cambiando constantemente. Las pymes no tienen el lujo de esperar. Por eso necesitan una solución digital que se adapte rápidamente a su situación.

Hoy en día se necesita ser atrevido. ¡Hay que lanzarse! No tener miedo a la tecnología, no tener miedo al proceso de digitalización…

Manel Montero de MANPAT Consulting

Consejos para digitalizar una empresa

Para iniciar el proceso de digitalización, se recomienda firmemente informarse, valorar y pensar en cuál es la estrategia y cuáles son los recursos con los que se cuenta. A las pymes que quieran empezar, Manel siempre recomienda:  

• Lanzarse. No se puede dudar cuando hablamos de digitalización empresarial. Se tienen que  hacer pruebas y pivotar sobre la idea o el concepto. Algunas funcionarán y otras no. Esto es un procedimiento natural para encontrar la solución óptima que se adapte a las necesidades de la empresa. 
• Tener una base sólida de conocimientos informáticos a nivel de usuario. De nada sirve adoptar el mejor software de gestión de nóminas si tu equipo de RRHH no tiene el nivel técnico necesario para dominarlo. Si la implementación es necesaria, se tiene que invertir en la formación  del personal. 
• Alinear los recursos disponibles y los objetivos empresariales. No se puede llevar a cabo una digitalización plena si estos no están coordinados. 

El director de MANPAT recalca que es muy importante elegir muy bien los partners tecnológicos para realizar este viaje. Para esto es importante llevar a cabo: 

• Una investigación (informarse) 
• Unas pruebas antes de tomar una decisión
• Un estudio de mercado (y cómo está respondiendo) 
• Un estudio de los competidores

Si no se siguen estos pasos, la transformación digital que debería ser una solución, podría convertirse en un freno al desarrollo empresarial. Se tiene que saber muy bien cuales son los recursos con los que se cuenta y a partir de ahí, elegir bien. 

Cómo elegir la solución correcta

Más que en un software, Manel aconseja pensar en un conjunto de soluciones digitales que interactúan para conectar la información con los dispositivos . Este ecosistema debe ser capaz de recolectar el Big Data y presentarlo de una manera sencilla, clara y útil. 

Esto podría ser, por ejemplo, la implantación definitiva en los puntos de venta del RFID. Un producto que se sincroniza con nuestro ordenador y nos muestra los datos del inventario en tiempo real. A través de una analítica sencilla, nos permite prever el comportamiento de los clientes, los artículos que más se venden y la rotación de toda la cartera de productos. 

A la hora de elegir una herramienta que ayude a crecer el negocio, Manel recomienda que lo mínimo indispensable que esta debe ofrecer es: 

• Tecnología en la nube. Es primordial que la herramienta digital esté en la nube. Debemos tener acceso a la información en todo momento y desde cualquier dispositivo. 
• Copia de seguridad. Una buena copia de seguridad y una buena parametrización para que los datos no se pierdan son fundamentales. Tenemos que poner en marcha todas las medidas de seguridad posibles para que la empresa no sea hackeada. 
• Aplicaciones modulables. Hoy en día la información tiene que fluir dentro de una organización. Si los distintos departamentos de una empresa no se pueden comunicar, se repetirán los mismos errores una y otra vez. 

Otros consejos

La herramienta digital que se adapte 100% a las necesidades de todos los equipos de la empresa no existe (o puede ser excesivamente cara). El consejo de Manel es elegir soluciones que sean compatibles entre ellas y que faciliten el intercambio de datos entre departamentos para conseguir así alinear los recursos. 

Hay que buscar y encontrar un buen partner tecnológico y trabajar para adaptarlo a nuestro modelo de negocio para poder sacarle el máximo provecho. 

Habiendo dicho esto, también es importante recordar que el exceso de información es igual de malo o peor que la falta de información. Hoy en día es básico y muy importante tener un buen gestor de información digital interno que sepa filtrar los datos que la empresa necesita.

Después de todo, el Big Data es puro ruido si no se gestiona correctamente. 

La asesoría 2.0 

MANPAT (la unión de los nombres de sus fundadores: Manel y Patricia) inició su carrera hace ya unos años como una asesoría tradicional. Ofrecían sus servicios de administración, gestoría y asesoría fiscal-contable. Recibían documentos físicamente por lo que los cierres trimestrales se convertían en un sprint de confección de impuestos y presentaciones en jornadas maratonianas. 

Pero pronto Manel se dio cuenta de que este modelo se estaba quedando atrás. Ya no lo llenaba ni personal ni profesionalmente, así que fue ahí cuando decidió reinventarse y crear la asesoría 2.0 (como él mismo la llama). En el 2017 cambiaron la empresa y apostaron por una nueva forma de trabajar con el cliente en el centro de la estrategia.  

‘…al cliente (hoy en día) se le tiene que dar muchos más servicios que la contabilización de facturas. Queremos resolver sus dudas… consultas. ¿Cómo los podemos ayudar si no venden?’. 

Manel Montero de MANPAT Consulting

A este se le acompaña y dan todos los recursos posibles desde el lado de la asesoría para que se sienta cómodo y que la gestión de su negocio sea lo más fácil posible. MANPAT trabaja con varias herramientas digitales (Holded entre una de ellas) y estas les permiten a los clientes subir documentos a la nube y sincronizarlos con la base de datos de Manel. 

Cómo han cambiado las conversaciones gracias a la digitalización 

A pesar de las distancias, las videollamadas los ayudan a seguir hablando de ‘tú a tú’. Las conversaciones que Manel tiene con sus clientes siguen con los mismos objetivos de siempre: repasar costes, asegurarse de que todo cuadre, etc. Pero estas se han acelerado.  

Al tener datos compartidos y trabajar todos sobre la misma plataforma, ya las dudas se han aclarado antes de empezar la conversación. El proceso se ha sintetizado. Cada vez que tiene una reunión, Manel no tiene que comprobar si los datos que tiene su cliente son los mismos que tiene él. 

Inmediatamente van a la información y la analizan para entender cómo mejorar el negocio. Es muy difícil equivocarse. Todo está guardado en la nube lo cual les permite tratar cualquier tema utilizando la misma aplicación como por ejemplo: cómo contratar a alguien o abrir una nueva línea de negocio. 

El proceso se ha acelerado

Manel  nos asegura que desde hace un tiempo las reuniones con los clientes son diferentes ya que se puede prescindir de la típica presentación corporativa porque la información se envía a través de correo electrónico y simplemente se reúnen para aclarar dudas. 

Todos sus clientes se están preguntado si este es el momento de digitalizar la empresa. Cuando se trata de este tema, él no censura sus palabras. Si no ofreces lo que el mercado necesita, otro lo hará. 

La transformación digital no depende de la edad ni de la persona, depende de la mentalidad con la que se enfrenta a los problemas. 

Manel Montero de MANPAT Consulting

Digitalización en tiempos del COVID-19

Manel nos confiesa que desde que se declaró el estado de alarma en España, existe un tema recurrente entre sus clientes y ese es el de la situación financiera. 

Es una época en donde la caja manda y hay que hacer una buena predicción. Ya no es válido plantear un único escenario que más o menos se acerque a la realidad sino que hay que hacer un segundo y un tercero también. 

Tenemos que estar súper seguros de que la caja de la empresa lo va a soportar. Es la mayor preocupación de nuestros clientes. 

Manel Montero de MANPAT Consulting

Muchas de estas compañías están viviendo ahora del ERTE. Les han quitado los costes salariales de los empleados pero la falta de ingresos les está empezando a preocupar. 

Pero no es la situación de todos. Algunas pequeñas empresas han crecido en los últimos meses. Sobretodo aquellos modelos de negocio que tenían soluciones digitales desde antes han podido sobrellevar esta temporada. 

¿Qué les espera a las pymes?

Nadie sabe qué va a suceder cuando el turismo se reactive. Manel  asegura que todo depende del tipo de negocio y del ámbito en el que se encuentra. A partir de ahí, recomienda hacer simulacros y previsiones con poco margen. Si no sucede lo previsto se tiene que pasar al plan ‘B’ y, si eso tampoco funciona, acudir al plan ‘C’ sin perder tiempo. 

Vivimos en tiempos de incertidumbre y las empresas tienen que valorar tantas situaciones como sean posibles.  

Las herramientas digitales en estos tiempos

Hoy en día coge fuerza la imagen del consultor para ver qué posibilidad hay de iniciar el proceso de digitalización. ¿Cómo puedo compaginar la tienda física con herramientas digitales para gestionar mejor o para dar una respuesta al mercado?

Manel nos dio un ejemplo de un cliente suyo, un salón de belleza que tenía problemas para gestionar las citas junto con las nuevas restricciones. Tenían picos de mucho trabajo y después momentos donde no entraba ni una sola cita. La solución fue la de crear una agenda digital que tanto los clientes como los trabajadores podían acceder a través de la página web y ver claramente la disponibilidad de cada estilista. 

Servicios de asesoría para pymes 

Hoy en día existen iniciativas tanto públicas como privadas que puede interesar a la pyme que quiera digitalizarse. Estas ofrecen cursos, asesoramiento y herramientas para facilitar este proceso.  

MANPAT junto a otros profesionales del sector en toda España, han fundando Apymes, una organización sin ánimos de lucro cuya misión es la de ayudar a pymes en plena digitalización. Algunos de estos servicios incluyen marketing digital, redes sociales, e-commerce y consultoría. Para agendar una consulta, solo se necesita un correo electrónico. 

Asociaciones como estas ofrecen una solución a la pequeña empresa que necesita digitalizarse. 

Digitalizarse ya no es una opción

La digitalización ya no es una opción, es una obligación. El consumidor siempre ha sido exigente. La diferencia es que hoy en día tiene mucha más información que antes. Las redes sociales están literalmente en la palma de la mano y encontrar una alternativa es cuestión de segundos. 

La velocidad en la que se hacen los negocios ha cambiado. Procesos que tardaban una semana, se hacen hoy en día en cuestión de minutos. Hay que estar muy bien informado y muy expectante a los cambios que hay en el mercado de nuevas herramientas. 

Si (el cliente) se entera de que un competidor ofrece un servicio ‘online’, y tu le dices que no te vas a digitalizar, le estás abriendo la puerta de salida. 

Manel Montero de MANPAT Consulting

Esta emergencia nos ha demostrado que la digitalización es un proceso que ya no tiene vuelta atrás. Ahora ha llegado el momento de dotar una parte relevante del presupuesto a investigar e innovar. Como todo en la vida, vamos a tener éxito, vamos a cometer errores, pero hay que levantarse y volver a darse golpes si es necesario.

Nuestro experto termina la conversación haciendo una comparación con la revolución industrial. Esta parecía que iba a traer el caos y destrucción de empleo masivo pero terminó impulsando la economía como ningún otro movimiento en la historia. 

Ahora es el momento de otra revolución que ha venido a quedarse.