Los tiempos cambian y, por fortuna, las dinámicas de trabajo evolucionan y se simplifican gracias a los avances de la tecnología. ¿Cuántas veces te has frustrado a la hora de gestionar la contabilidad de tu empresa? Seguro que no han sido pocas, pero ahora te va a resultar mucho más fácil gracias a la contabilidad colaborativa entre pymes y asesorías.
¿Qué es la contabilidad colaborativa?
La contabilidad colaborativa es una nueva metodología de gestión financiera que se basa en la cooperación entre la asesoría y la empresa en el proceso contable de una empresa. A diferencia de la contabilidad tradicional, que se gestiona de forma aislada por cada parte, aquí las plataformas tipo SaaS (Software as a Service) y la tecnología en la nube, permiten compartir responsabilidades y colaborar para llevar la contabilidad de un negocio: mantener los registros financieros, realizar el seguimiento de los gastos, registrar los ingresos…
La idea principal es que los agentes (asesoría y pyme) puedan compartir información contable específica de manera inmediata a través del trabajo en tiempo real y de forma automática en una misma plataforma. Es decir, evitar quizá la parte más tediosa de la contabilidad tradicional que son los numerosos emails y llamadas.
El resultado es la simplificación de la contabilidad para las empresas, pero también a las asesorías. Es más, la contabilidad colaborativa se convierte en uno de los ejes sobre los que pivota la transformación digital de ambos, haciendo mucho más fácil la adopción de la futura factura electrónica y superando con creces las limitaciones de la contabilidad tradicional: lentitud, falta de eficiencia, pérdida de tiempo, errores, prisas de última hora…
Y esto es solo el principio, porque la irrupción de la inteligencia artificial va a cambiar para siempre las reglas del juego.
¿Cuáles son los antecedentes qué han dado con la contabilidad colaborativa?
Ha habido una serie de elementos en el contexto actual que han sido el caldo de cultivo para la contabilidad colaborativa. Por un lado, cada vez hay más herramientas digitales en la nube que permiten llevar los temas contables desde cualquier lugar.
Además, las empresas cada vez tienen más distribuida a su plantilla. Por ejemplo, se ha extendido el teletrabajo. Así, se vuelve más indispensable contar con un software en la nube para la gestión empresarial.
Otro punto importante es la necesidad de transparencia y la auditoría continua a la que las empresas deben someterse. Legislaciones como las de protección de datos o medidas que buscan evitar el fraude fiscal como la implantación de la factura electrónica también están influyendo en un enfoque de contabilidad cada vez más integrada y conectada entre las partes.
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Encuentra tu asesoría¿Cómo funciona la contabilidad colaborativa?
La contabilidad colaborativa está llamada a transformar la colaboración entre empresas y asesorías. Su funcionamiento es bastante simple, ya que funciona a través de una plataforma en la nube en la que los agentes pueden intercambiar información y documentos de manera inmediata y en tiempo real.
Así, tanto asesorías como pymes tienen acceso a datos simple actualizados, evitando los envíos de última hora y el estrés de los plazos. Y con Holded es todavía más fácil, ya que este software en la nube está completamente enfocado en la contabilidad colaborativa.
Las asesorías solo tienen que unirse al programa de Asesorías Partners, a través del cual tendrán acceso a una cuenta de Holded gratuita para trabajar en tiempo real con sus clientes.
También tendrán acceso a sesiones formativas personalizadas, obtendrán una insignia de Asesoría Partner Certificada de Holded y disfrutarán de ventajas exclusivas para hacer crecer su negocio.
Por su parte, las empresas solo deben seguir estos pasos:
- Crear una cuenta en Holded y buscar las asesorías certificadas en el directorio de asesorías.
- Elegir al despacho que mejor se adapte a tus necesidades y contactar con ellos a través del formulario.
- Dar a la asesoría elegida acceso a la cuenta.
A continuación, asesoría y empresa podrán comenzar a interactuar desde la misma plataforma. Y, como todo es automático, la carga de trabajo disminuye enormemente.
Además, la empresa ganará un software en la nube integral que abarca todas las áreas de gestión del negocio, incluyendo facturación, proyectos, ERP, inventario, equipos, CRM, TPV, contabilidad…
¿Qué ventajas y beneficios aporta la contabilidad colaborativa?
La primera ventaja que aporta la contabilidad colaborativa es que es específica, comprensible y personalizada según las necesidades de cada usuario. Pero sus beneficios alcanzan diversos puntos clave del proceso contable, como veremos ahora en detalle.
1. Eficiencia
En la contabilidad colaborativa la empresa tiene acceso a su información contable y está al tanto del día a día de su estado financiero. A su vez, esto ayuda al asesor a entender mejor la actividad de la empresa y, al mismo tiempo, aligera la carga de trabajo, lo que resulta en más tiempo disponible para atender las necesidades de la pyme, aumentando su satisfacción.
Además, al contar con datos precisos, análisis actualizados en tiempo real y más atención y tiempo por parte de sus asesorías, las empresas podrán tomar decisiones más informadas y eficaces en relación con sus finanzas, gastos, presupuestos, objetivos a corto y largo plazo, etc.
2. Automatización
La contabilidad tradicional tiene importantes limitaciones que la contabilidad colaborativa puede subsanar. Una de las principales es la alta probabilidad de error natural de los procesos manuales, derivando en retrasos, imprecisiones y desajustes.
Con la contabilidad colaborativa, el proceso es automático, lo que permite ahorrar tiempo, reforzar la consistencia y mejorar la calidad en la realización de los servicios. Así la empresa está más satisfecha y la asesoría mejora su reputación.
3. Cumplimiento y trazabilidad
Los programas en la nube realizan un registro de cada acción ejecutada en el sistema. Este alto nivel de trazabilidad aporta una mayor tranquilidad y seguridad a la empresa y proporciona a la asesoría la información necesaria para hacer una auditoría completa de las actividades contables y demostrar el cumplimiento de las leyes.
4. Satisfacción
La colaboración en tiempo real con la asesoría permite que las pymes tengan acceso a sus finanzas diarias y movimientos contables (ventas, gastos, beneficios…) desde cualquier lugar. De esta forma, las pymes y los autónomos pueden ver su información contable y fiscal hecha por un profesional en el mismo sistema que utiliza para su gestión diaria.
En definitiva, las pymes están más satisfechas, porque pueden comprender mejor su contabilidad, implicarse más y realizar consultas. La ventaja para la asesoría es disponer de un canal de comunicación directo con las empresas y evitar las prisas cuando se acercan los plazos de entrega.
5. Precisión
En la contabilidad colaborativa el asesor cuenta con herramientas para garantizar que la colaboración sea eficaz y que la empresa no pueda modificar los datos revisados. Por ejemplo, dispone de opciones para bloquear períodos fiscales y contables. Esto también contribuye a reforzar la seguridad de los registros contables de la empresa.
¿Qué consideraciones se deben tomar para implementar la contabilidad colaborativa?
Para las empresas
Primero de todo, es importante encontrar una asesoría que trabaje con la metodología de la contabilidad colaborativa. La implementación de una nueva metodología siempre requiere tiempo, trabajo y cierto esfuerzo en inicio.
La contabilidad colaborativa no es una excepción y, por eso, su introducción debe entenderse como una inversión para la empresa.
Por otro lado, la compañía debe hacer partícipes en el proceso a todos los trabajadores implicados y aportarles la formación apropiada, como webinar o guías.
Para las asesorías
Es importante considerar que, a través de la contabilidad colaborativa, las asesorías se pueden implicar más en el negocio del cliente, del mismo modo que la empresa puede implicarse más en su propia contabilidad.
Esto tiene como consecuencia información y datos en tiempo real para que las asesorías tomen decisiones más informadas y su trabajo sea más sencillo, rápido y eficaz.
¿Cómo aplicar la contabilidad colaborativa en tu negocio?
La herramienta clave para poder conectar la actividad contable que se realiza en tu empresa con tu asesoría, es un software contable en la nube. Así, puedes facilitar la colaboración en tiempo real.
Recuerda capacitar a tu personal y de motivarle, para implementar la solución con éxito. También deberás hacerlo con tu empresa a la que externalizas la contabilidad, o con tu personal que trabaje a distancia.
¿Qué herramientas SaaS se recomiendan para aplicar la contabilidad colaborativa?
El SaaS que se debe implementar para poder automatizar tareas contables y trabajar online debe ser un programa de gestión con un módulo de contabilidad. Otra opción es un programa contable que se centre solo en este área. Sin embargo, un ERP completo que tenga más funcionalidades para tu empresa será la opción más completa.
Asegúrate de elegir una solución intuitiva, que no te dé problemas de compatibilidad y que se integre fácilmente. Otro punto a tener en cuenta es que elijas un programa con soporte y actualizaciones, para posibles incidencias futuras.
Holded es una plataforma de gestión empresarial en la nube que combina contabilidad, facturación, CRM, gestión de proyectos y más, en una única solución. Es ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una herramienta todo en uno para gestionar sus finanzas y operaciones.
En resumen
Los recursos digitales han dejado de ser una opción o una herramienta más para pasar a ser una parte integral y esencial del día a día en un negocio. La contabilidad colaborativa surge para dar respuesta a los nuevos retos que la contabilidad tradicional ya no puede cubrir.
Dar el salto a la contabilidad colaborativa, por necesario que sea, requiere planificación, paciencia, tiempo y una inversión inicial. Lo primero que ambos agentes deben hacer es marcar objetivos y explicar qué plataformas se adaptan mejor a las necesidades específicas de la asesoría y la empresa.
Tras encontrar la solución adecuada, la eficiencia se multiplica y los beneficios superan notablemente la inversión inicial. En ese sentido, uno de los programas pioneros en contabilidad colaborativa es Holded.
Si quieres revolucionar la contabilidad de tu negocio, apúntate a la contabilidad colaborativa con Holded. Si puedes simplificar la gestión empresarial y aumentar la productividad, ¿por qué no empezar gratis ahora mismo?
