Si tu empresa cierra los ejercicios fiscales siguiendo el año natural, en julio debes presentar las Cuentas Anuales. Normalmente, este momento viene acompañado de muchas dudas: ¿cómo va el negocio?, ¿está bien organizado?, ¿tenemos los objetivos bien marcados?, ¿hemos cubierto las expectativas?, ¿somos rentables?
No te agobies. Te contamos cómo puedes responder a estas preguntas que, además, son muy útiles para tu negocio. La solución es la contabilidad analítica.
La verdad es que el análisis no debería hacerse una vez al año, sino que tendría que ser una constante en el día a día para poder adelantarse a posibles cambios y estar preparado para escenarios futuros.
Monshot hace más fácil el día a día a las pequeñas y medianas empresas con un nuevo enfoque empresarial y nuevas metodologías. Es un proyecto de Montse Dinarès, magíster en Economía Aplicada por la UAB.
Qué es la contabilidad analítica y cómo puede ser útil para tu empresa
Es una rama de la contabilidad que se utiliza para analizar los costes de producción y de generación de servicios internos de una empresa para tener información en términos de rentabilidad y eficiencia. Si tienes a mano esta información, tienes más probabilidad de tomar decisiones estratégicas correctas.
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Empieza gratis¿Qué te permite la contabilidad analítica?
- Controlar los costes asociados a la producción de bienes y servicios. Te da información para saber si estás gestionando bien los recursos y si debes corregir alguna acción.
- Mejorar la toma de decisiones, ya que, al tener información sobre la rentabilidad de productos, líneas de negocio y proyectos concretos, tienes una visión más completa de en qué punto está tu empresa.
- Supervisar la evolución de la rentabilidad. Puedes determinar los KPIsmás interesantes para tu empresa y así podrás hacer el seguimiento de todas tus líneas de negocio. Te permitirá identificar cuáles son las actividades ineficientes y las más eficientes de tu negocio.
- Poder establecer tus precios. A veces cuesta encontrar el precio justo de nuestro producto o servicio. La contabilidad analítica te facilita fijar márgenes adecuados o ver las desviaciones para poder tomar medidas que corrijan tendencias cuando sea necesario.
5 consejos para aprovechar la contabilidad analítica en Holded
1. Establece tus márgenes
Como hemos comentado, es importante saber con qué margen puedes trabajar. Esto te permitirá poder hacer una planificación financiera más precisa y tomar decisiones estratégicas que optimicen los recursos de la empresa.
Utilizando el módulo de inventario puedes gestionar los costes de producción y seguir el movimiento de productos según los pedidos y albaranes. Al asociar estos movimientos con tags y proyectos específicos, puedes analizar la rentabilidad de los productos.
Esto te permitirá evaluar si los precios están bien establecidos o si es necesario realizar ajustes.
2. Controla líneas de negocios
En Holded, el uso de tags te permite analizar las finanzas de tu empresa por diferentes líneas de negocio. Así, puedes ver qué está ocurriendo en cada una de ellas accediendo a los informes financieros y filtrando con los tags correspondientes para seleccionar los ingresos y gastos relacionados con cada línea.
Es crucial que todos los registros en las cuentas de ingresos y gastos tengan un tag asociado. Esto asegura que la consolidación de los informes con tags refleje con precisión la cuenta de explotación general de la empresa.
Consejo: Crea un tag para los gastos generales, es decir, aquellos que no están directamente asociados a ninguna línea de negocio específica. Esto te ayudará a controlar los gastos que deben ser cubiertos con los márgenes obtenidos.
3. Rentabilidad por proyectos
También puedes utilizar los proyectos para determinar la rentabilidad de cada uno. Considerando las horas dedicadas por tu equipo, junto con los gastos e ingresos, podrás obtener el balance económico del proyecto tanto en tiempo real como una vez finalizado.
Mediante la configuración de cada proyecto, puedes establecer las horas previstas de dedicación y el coste por hora de cada miembro del equipo, así como los costos esperados. A partir de estos datos, debes crear el presupuesto e ir registrando las facturas emitidas y recibidas correspondientes.
4. Identificar métricas indispensables
Puedes configurar el tablero inicial de Holded con las métricas e indicadores estratégicos para tu negocio. En pequeñas empresas, donde es crucial conocer el estado de la tesorería, es útil incluir indicadores como ‘cobros pendientes’, ‘pagos pendientes’ y el saldo bancario. De esta forma, obtendrás una visión rápida de lo que aún está por recibir y por pagar.
Otros KPIS interesantes pueden ser: métricas relacionadas con el CRM (leads, seguimiento de contactos), el estado del inventario, la evolución de las ventas (en formato gráfico o numérico) y la distribución de los costes (también en formato gráfico o numérico).
5. Tesorería a meses vista
El uso de la herramienta de Cash flow te será muy útil para prevenir momentos de mayor o menor tensión en la tesorería. Para ello, es vital introducir correctamente la información en los presupuestos de previsión de facturación y utilizar la opción de configurar gastos y nóminas recurrentes. Esta información se refleja en el flujo de tesorería y te dará una visión a medio plazo del Cash in y Cash out esperados.
Para que realmente te sea útil la contabilidad analítica, es fundamental que la información introducida en el portal sea lo más fiable posible. Utilizar microdatos, como etiquetas y proyectos, para analizar lo que está ocurriendo en tu negocio en tiempo real, te ayudará a tener una visión completa y saber qué acciones tomar para corregir posibles desvíos.
Un aspecto clave es la evaluación del porcentaje de costes sobre la facturación y la rentabilidad de la empresa. Tener esta información te permite identificar qué productos o servicios están generando beneficios y cuáles pueden estar causando pérdidas.
Además, tener datos precisos y actualizados, te permite identificar oportunidades de expansión, inversiones rentables y áreas donde mejorar en tu negocio.
