Construir tu inventario en base a los productos de un proveedor u otro puede ser un factor diferencial a la hora de obtener más o menos beneficios en tu empresa. Elegir los mejores proveedores es la base imprescindible a la hora de diseñar un plan de compras eficiente… Pero, ojo, porque tampoco es el único factor a tener en cuenta.
Curiosamente, el plan de compras es una especie de rara avis en un mundo empresarial que prefiere construir su inventario de forma intuitiva, sin reflexiones ni planificaciones demasiado profundas. Sin tener en cuenta que, por poner un ejemplo básico, un buen plan de compras puede ser determinante a la hora de abaratar el precio final de nuestros productos y servicios.
Y eso es algo a lo que ningún negocio puede negarse… Así que, por todo ello, a continuación va una breve guía con los seis pasos a tener en cuenta en la construcción de todo plan de compras eficiente.
1. Reflexiona
Nunca (¡absolutamente nunca!) hay que meterse de cabeza en proyectos tan megalómanos como este a lo loco, sin reflexionar. Así que, antes de entrar en materia, es obligado realizar la siguiente pregunta: ¿qué hace falta? Esta pregunta se responde con un verdadero inventario de necesidades en el que conste qué necesitamos, en qué cantidad, cuándo y a qué precio.
Aquí entrarían no solo los productos del inventario, sino también los productos estratégicos de precio elevado (es decir: equipo, infraestructura, seguros, etc.) y las compras específicas y cotidianas (como, por ejemplo, el material de oficina).
2. Compara candidatos
Cuando estudies a tus candidatos, encontrarás dos tipos básicos: los que apuesten por costes competitivos y los que aporten la mejor calidad. Entre medias, habrá todo un conjunto de proveedores entre los que deberás elegir sopesando qué es lo mejor para tu negocio. Hazlo informándote no solo sobre los productos a adquirir, sino también sobre las necesidades del mercado.
3. Contacta con los proveedores
Cuando tengas una lista de posibles candidatos, es el momento de conocerles… Y aquí hay un consejo que puede resultarte muy útil: que vengan a verte a tu despacho es lo más cómodo del mundo, pero si vas tú a conocerles en sus infraestructuras, podrás ver con tus propios ojos cómo trabajan. Incluso podrás hacerte una idea bastante acertada de sus puntos fuertes y sus puntos débiles, y esto es algo que puede acabar haciendo que te decantes hacia un proveedor u otro.
4. Evita las exclusividades
Tener un único proveedor puede ser lo más cómodo, pero para nada lo más óptimo. Lo mejor siempre es tener más de un proveedor para un producto, así evitarás que una rotura de stock por su parte exponga una situación de vulnerabilidad en tu inventario. Además, si tus proveedores saben que no son los únicos, se esforzarán en resultar más competitivos y te ofrecerán más beneficios.
5. Busca el trato “de igual a igual”
Si el tamaño empresarial de un proveedor es superior al de tu empresa, es probable que no te trate de forma preferencial y que, de hecho, se permita quedar mal contigo al saber que le necesitas. Por el contrario, si un proveedor es más pequeño que tu negocio, a lo mejor tiene problemas serios a la hora de abastecer tu inventario… ¿Conclusión? Intenta siempre que tu trato con los proveedores se base en una verdadera relación de igual a igual.
6. Implementa un control
El trabajo no se acaba una vez has establecido un plan de compras en el que todas tus necesidades estén cubiertas por una serie de proveedores fiables. Ni mucho menos. Entonces es el momento de implementar un sistema de control que te permita valorar la calidad del producto de tus proveedores además del servicio que te están brindando.
Puedes usar hojas de cálculo para realizar un seguimiento y una evaluación de todas las partes de tu plan de compras. O puedes optar por un software (como el de Holded, por ejemplo) que incluya opciones de inventario que faciliten todo lo mencionado hasta este punto del artículo.
