Suele ocurrir así: una mesa vacía que se va llenando poco a poco. Compañeros que miran al techo. Otros que miran el móvil. Algunos que comentan el partido de anoche. El jefe (o la jefa) pone las cosas en orden resumiendo el tema a tratar. Se arranca un compañero. Le sigue otro.
Pasan 10 minutos y la gente ya está aburridísima. Hay quien bosteza. Pasan 15 y la gente empieza a irse por las ramas, algunos hablan de sus problemas personales, otros dicen disparates; el jefe (o la jefa) no sabe cómo reorientar la conversación. Pasan 20 minutos y aquello es un auténtico desperdicio, un ejercicio de verborrea fatigosa y soporífera. Pero aún hay más: al despedirse alguien dice “mañana más”. Y lo peor es que es verdad. Mañana habrá más
¿No lo ves? El exceso de reuniones está aniquilando la productividad del negocio.
Antes de hacer cualquier cosa, deberías preguntarte el sentido de eso que vas a hacer. Parece una perogrullada, pero la inercia de la rutina impone hábitos que a menudo suponen una enorme pérdida de tiempo. Piensa, por ejemplo, en la gente que agenda tareas que después resolverá en medio minuto. ¿De verdad es necesario agendar esa tarea? ¿No sería más efectivo hacerla sin más?
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Los hábitos tienen una función vital en la medida en que sirven para reconocernos a nosotros mismos, para no perdernos en la vorágine del mundo actual. Esa atribución choca frontalmente con la cara menos necesaria de estos hábitos, que es la que nos lleva a sentarnos día sí y día también en una mesa de oficina para hablar de quién sabe qué.
Lo hacemos, además, sabiendo que la reunión de turno es una máquina de engullir tiempo y productividad a causa de las siguientes razones:
- Parten la jornada en pequeños bloques de tiempo e interrumpen el flujo natural de trabajo.
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Desglosan agendas normalmente poco concretas, de modo que al final nadie sabe muy bien de lo que se está hablando.
Se debaten temas que pocas veces redundan en el correcto funcionamiento de la empresa. - Exigen una preparación previa que los asistentes rara vez cumplen.
- Al final los asistentes con más voz terminan hablando de asuntos personales que podrían resolverse en una charla privada y que suponen una pérdida de tiempo para los demás.
- El tiempo que se está escuchando divagar a estas voces es tiempo perdido en cerrar tareas pendientes.
Llegados a este punto, cabe aclarar que no todas las reuniones son un problema. Es evidente. Hay reuniones que ayudan a clarificar detalles concretos y otras, más estructurales, que sirven para definir la línea a seguir por la compañía. Las reuniones favorecen el diálogo y ponen en común puntos de vistas dispersos. No hay que demonizarlas. Contra lo que se habla aquí es contra el exceso y contra las reuniones mal planificadas. En determinadas empresas los trabajadores están más tiempo reunidos que trabajando, y eso es absolutamente perverso. ¿Sobre qué se puede hablar en una empresa que no invierte tiempo en producir?
Según el Instituto Tecnológico Autónomo de México, solo el 50% de las reuniones suelen ser productivas, y de éstas, solo termina siendo fructífera una media hora. Por ello, proponemos 5 puntos con los que se puede compatibilizar reuniones y productividad:
Controla el tiempo
No necesitas una hora para hablar de un tema en concreto. Piensa en el tiempo que invertiste en la última reunión y cuánto fue realmente provechoso. Las reuniones de más de media hora terminan haciéndose largas y ricas en divagaciones.
Limita el número de asistentes
No es necesario que toda la empresa se siente alrededor de la mesa. De hecho, en la mayoría de reuniones, muchos de los asistentes suelen ser prescindibles. La reuniones deberían servir para tratar asuntos concretos, no para establecer jerarquías entre quienes asisten y quienes no. Piensa que cuanta más gente esté invitada a la reunión, más gente estará dejando de producir.
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Divide las reuniones
La idea es que no se haga una única reunión para todo el mundo con temas que a menudo involucran a poca gente. En su lugar, vale más programar reuniones específicas con temas concretos y todos los asistentes involucrados. De este modo la reunión será más efectiva para los asistentes.
Define los puntos a tratar. Antes de empezar la reunión publica el orden del día en un documento compartido por todos los asistentes. Así podrán prepararse la reunión y sabrán a qué atenerse durante el tiempo que dure. Asimismo, les ayudará a llevar propuestas y necesidades más concretas.
Rompe con los hábitos
Ahórrate las introducciones eternas o los argumentos repetitivos. Lo hemos dicho al principio, hay hábitos necesarios, pero otros que son una total y absoluta pérdida de tiempo.
