Gestionar un negocio a distancia nunca había sido tan fácil como ahora. Existen multitud de herramientas online que te permiten controlar cómo va tu empresa desde cualquier lugar. Ya sea que tienes que viajar por trabajo o por vacaciones, en este post te proponemos 5 herramientas que no puedes dejar de utilizar si quieres estar al tanto de lo que pasa en tu negocio en todo momento.
¿Cómo se puede gestionar un negocio a distancia?
Para la mayoría de empresarios es fundamental disponer de herramientas que faciliten la gestión de su negocio a distancia. La movilidad es un factor fundamental, sobre todo para aquellas empresas que tiene clientes y/o trabajadores en otros países.
Y cada vez son más las compañías que, gracias a internet, consiguen captar clientes en cualquier rincón del mundo y cuentan con equipos de profesionales deslocalizados, que por el motivo que sea prefieren trabajar en remoto.
Las 5 herramientas que proponemos a continuación son perfectas para gestionar y controlar a distancia tanto las métricas clave de tu negocio, como para mantener la coordinación y comunicación entre todos los profesionales que trabajen para ti, independientemente de si todos trabajan bajo el mismo techo o no.
Las 5 herramientas para gestionar tu pyme desde cualquier lugar
1. Google Drive
Google Drive es un servicio de Google para almacenar todo tipo de archivos en la nube, ya sean documentos, ficheros de imagen, música o vídeos. El plan básico de Google Drive ofrece una cuenta gratuita de 15GB de capacidad, que puedes ampliar si lo necesitas utilizando alguno de sus tres planes premium (100GB, 1TB o 10TB de espacio de almacenamiento).
Además, con Google Drive puedes crear tus propios documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc., que puedes compartir con tus colaboradores. Esta opción es perfecta para trabajar en equipo, aun cuando no todos estén presencialmente en la oficina.
Al compartir cualquier documento, presentación u hoja de cálculo con tus empleados, puedes decidir qué nivel de acceso das a cada quién: si sólo pueden leer el documento, si pueden además dejar comentarios o si incluso pueden editarlo. Con esta última opción se acabaron los problemas para saber cuál es la última versión, ya que varias personas pueden trabajar y editar a la vez un mismo documento.
Otra funcionalidad interesante de Google Drive es que, para cualquiera de los archivos que hayas creado, puedes activar la opción de acceder a ellos sin conexión, de forma que podrás revisarlos o consultarlos tanto si estás en un avión sin internet como si te quedas sin red en el lugar desde donde estés trabajando.
2. Skype
Si estás visitando a unos clientes fuera de tu ciudad, pero igualmente tienes que atender una reunión importante en la oficina, o si tienes que entrevistar a un nuevo candidato que vive en otra ciudad, no puedes dejar de utilizar Skype.
Este servicio de comunicación ofrece la posibilidad de realizar llamadas, tanto de voz como de vídeo, a través de internet, ya sea desde un ordenador o smartphone.
Incluso si más de una persona de las que tiene que estar en la reunión se encuentra en otro lugar, el meeting se podrá hacer igualmente a través de Skype gracias a la funcionalidad que permite hacer videollamadas en grupo.
Además, este software ofrece la opción de compartir pantalla, de modo que si tienes que realizar una presentación a distancia, podrás hacerlo sin problemas desde donde sea que estés.
Por otra parte, si con quien tenías que reunirte o a quien tenías que entrevistar no aparece online en el momento acordado, puedes llamarle por teléfono a través de Skype, ya sea a un teléfono fijo o a un móvil. Tienes varios planes en función de si quieres pagar una tarifa fija al mes, o de si prefieres pagar por uso (crédito de Skype).
3. Slack
Slack es una herramienta de comunicación especialmente diseñada para equipos de trabajo. Es decir, se trata de un chat en el que no solo tienes canales para hablar directamente con otra persona, de uno a uno, sino que puedes crear canales en función de los departamentos que tengas en tu empresa o canales por proyectos o por temas.
Las personas que formen parte de un departamento, de un proyecto o les interese un tema, podrán unirse a ese canal. Y todas las conversaciones relacionadas se mantendrán a través del canal expresamente creado para ello.
El uso de esta herramienta es muy indicado para mantener una comunicación abierta y transparente con tus equipos, tanto si estáis todos en la oficina como si alguno de vosotros está trabajando a distancia. De hecho, es una herramienta muy utilizada por equipos que tienen varios miembros en remoto.
Se trata de una vía de comunicación muy fácil de usar, permite que todos sepan qué está ocurriendo en un determinado momento con relación a un proyecto, o qué novedades hay en un departamento o respecto a un determinado tema de interés para la empresa.
Slack también ofrece la opción de crear canales privados para compartir información sensible a la que no todos deberían tener acceso. Quien cree estos canales invitará tan solo a las personas que considere que deben estar informadas al respecto.
4. Express VPN
Si estás en el extranjero, puede ocurrir que algunas webs, videos o redes sociales estén bloqueados y no puedas acceder a ellos.
O también puede pasarte que, en un determinado momento, tengas que conectarte a una red Wi-Fi pública para trabajar, lo cual no es especialmente recomendable, sobre todo si trabajas con información sensible o si tienes que conectarte para realizar un pago a través de internet.
Para eso existe Express VPN, que es una red virtual privada que permite que la conexión entre tu ordenador e internet sea segura – protegida del ataque de hackers – y privada, para que puedas navegar de forma anónima sin que te bloqueen el acceso a ninguna web.
Para garantizar la seguridad de la información que envías y recibes a través de internet, Express VPN encripta todos los datos. De este modo, te está protegiendo frente a cualquier tipo de monitorización o rastreo. Y para garantizar tu privacidad lo que hace es ocultar tu dirección IP y tu ubicación, de manera que puedes acceder a cualquier tipo de contenido en internet sin problemas, desde donde quiera que estés.
5. Holded
En Holded ofrecemos un software de facturación y contabilidad en la nube. Puedes acceder a él desde cualquier lugar, y ponemos a tu disposición toda la información financiera y contable de tu empresa en tiempo real.
Donde sea que te encuentres, podrás acceder a Holded desde cualquier dispositivo, ordenador, tablet o smartphone, y controlar cómo van tus ventas, gestionar tus proyectos, monitorizar el estado de tus facturas, presentar impuestos, controlar los flujos de caja, gestionar tu inventario, controlar tu stock, etc.
Y sin tener que preocuparte por la seguridad de tu información, porque utilizamos sistemas de encriptación SSL, que son los que también utilizan los bancos. Además, realizamos copias de seguridad de tus datos y utilizamos distintos servidores para almacenarlos. De este modo garantizamos aún más su seguridad y te facilitamos el acceso rápido a toda tu información.
Puedes probar Holded hoy mismo. Crea tu cuenta gratuita y prueba gratis todas las funcionalidades que ofrecemos y podrás gestionar mejor tu negocio desde cualquier lugar.
