Datos de facturación: ¿Qué debe contener una factura?

Para que un documento pueda ser considerado como factura deben aparecer, como mínimo, los siguientes datos:

Número de factura y serie

Se trata de un número que identifica a cada una de las facturas que emitas y, por lo tanto, tendrá que ser única. Es algo así como el DNI de las facturas y su numeración deberá ser correlativa. Dentro de un mismo año no podremos emitir dos facturas con el mismo número. Por ejemplo, si la anterior factura fue la 7, la siguiente deberá ser la 8. Deben tener una continuidad.

La normativa nos permite establecer series de facturación diferentes. De este modo, podremos tener varios listados de facturas cuando haya razones que lo justifiquen. Esta práctica suele realizarse, por ejemplo, cuando tengamos varios establecimientos o tiendas desde las que facturamos.

Fecha de expedición de la factura

Es muy importante que dentro de cada factura aparezca la fecha de su emisión. A efectos tributarios es fundamental, ya que supondrá el periodo en el que se ha facturado la misma y el momento en el que se imputan los impuestos que le corresponden. Además, a efectos de cobro, se utiliza la fecha de expedición para empezar a contabilizar el plazo para pagarla.

Datos fiscales del emisor y receptor de la factura

Es necesario indicar en la factura los datos fiscales tanto del emisor como del receptor de la factura en cuestión. Los datos que debes incluir son los siguientes:

• Nombre y apellidos en caso de trabajadores autónomos.
• Denominación social en caso de empresas.
• Domicilio
• Número de identificación fiscal, DNI para los autónomos y NIF para las empresas.

Concepto, importe e impuestos de la factura

En el documento de la factura es crucial indicar el concepto, es decir, por qué se emite. Deberemos indicar el producto o la descripción de los servicios prestados por los que se va a realizar el pago.

Este concepto nos indicará la base imponible a incluir en la factura, ya que dependiendo del producto o servicio que vayamos a proveer corresponderá un IVA normal, reducido, súper reducido o incluso una exención de IVA. En este último caso, también será necesario que indiquemos la normativa legal por la cual no se aplica IVA.

En lo que respecta al importe, deberemos diferenciar entre la suma del producto o servicio prestado (antes de impuestos) y el total, que obtendremos sumándole los impuestos. Para calcular la base imponible debemos tener en cuenta el importe del producto o servicio menos la retención de IRPF y los posibles descuentos que vayamos a aplicar. Esta es la cantidad a la que se aplicarán los impuestos.

Las facturas electrónicas tendrán la misma validez que las originales siempre que contengan idéntica información en la factura emitida y en la recibida y contengan los datos obligatorios enumerados. La facturación es una obligación de todos los autónomos y también lo es guardar y archivar las facturas.

Esta es una de las preguntas más comunes a la hora de pasarse a la facturación electrónica. Y no, no es obligatorio. El único requisito que se exige es que se garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. Esto es posible utilizando la firma electrónica, pero también hay otros modos de hacerlo.

El único requisito es que se permitan controles de gestión que deben permitir la creación de una auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.