El recibo de pago es un documento tan habitual que, en algunas ocasiones, se realiza de forma incorrecta. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre él para que evites cometer errores.
Siempre que realices una transacción, esta debe quedar reflejada en algún documento para que quede constancia y así, evitar problemas. De esta necesidad nace el recibo. A veces se le añade ‘de pago’, pero ambos conceptos significan exactamente lo mismo.
¿Qué es un recibo de pago?
Empecemos por el principio: ¿qué es exactamente un recibo? Se trata de un documento que certifica un pago y deja constancia de que el receptor recibe del emisor una cantidad económica acordada. Lo más importante es que tiene validez legal.
Es un documento tan común que puedes adquirirlo en cualquier papelería o en tu proveedor habitual. Pero, al igual que con las facturas, si lo personalizas quedará mucho más profesional.
El concepto de recibo es usual en el mundo empresarial, un básico entre los básicos. Pero mucha gente lo realiza de manera incorrecta y eso significa que pierde su validez.
Por eso mismo, aparte de su definición, te ofreceremos un ejemplo claro de recibo de pago para que te sirva de guía en futuras transacciones.
¿Para qué se utiliza un recibo de pago?
Un recibo o, lo que es lo mismo, el modelo recibí es un documento justificativo. Es decir, una persona reconoce haber recibido una cantidad económica a cambio de algún producto o servicio.
Como hemos comentado anteriormente, este documento tiene validez legal, ya que se trata del justificante de haber pagado una deuda que se tenía con otra persona.
¿En qué ocasiones se utiliza un recibo de pago?
Un recibo de pago se utiliza en diversas ocasiones para dejar constancia de una transacción financiera. A continuación encontrarás algunas de las ocasiones más comunes en las que se utiliza un recibo de pago:
- Compras y ventas: Un recibo de pago se utiliza en transacciones de compra y venta para documentar que una persona ha recibido una cantidad económica a cambio de un producto o servicio.
- Pagos parciales: También se utiliza cuando se realiza un pago parcial de una deuda o compra, dejando constancia de la cantidad pagada en ese momento.
- Préstamos: Los recibos de pago se emiten cuando alguien presta dinero a otra persona, y el prestatario paga una cantidad acordada como parte del reembolso.
- Pagos de servicios: Los proveedores de servicios emiten recibos de pago para confirmar que han recibido el pago por los servicios prestados.
- Alquileres: Los propietarios de propiedades emiten recibos de pago a sus inquilinos para registrar los pagos mensuales de alquiler.
- Donaciones: Las organizaciones sin fines de lucro emiten recibos de pago a los donantes para que puedan deducir las donaciones en sus declaraciones de impuestos.
- Pagos de deudas: Los recibos de pago también se utilizan cuando alguien paga una deuda pendiente, lo que sirve como comprobante de que se ha realizado el pago.
- Transacciones comerciales: En el mundo empresarial, los recibos de pago son esenciales para llevar un registro de las transacciones financieras y mantener la contabilidad adecuada.
¿Qué información debe tener un recibo de pago?
Si decides hacer tu propio modelo de recibo de pago, puede que te surjan las siguientes dudas: ¿qué elementos debo incluir?, ¿cómo se hace un recibo de pago de manera clara y simple? No te preocupes, te compartimos el listado de lo que no puede faltar:
- El encabezado debe contener el concepto ‘Comprobante de pago’ escrito de la forma más clara posible. No dejes espacio para ningún tipo de confusión.
- Datos fiscales, razón social y/o nombre de la persona que emite el recibo.
- Fecha en la que se realiza la transacción.
- Número del documento.
- ‘Recibí de’, con los datos del emisor a continuación.
- ‘La cantidad de’, con espacio para apuntar las cantidades de producto (en el caso de que sea aplicable).
- ‘Por concepto de’ para especificar de manera detallada cuál ha sido el producto o servicio que ha dado base a la transacción que queda reflejada en el recibo de pago.
- Nombre y firma del receptor.
El principal consejo es que seas lo más claro posible. Es mejor ser simple, claro y directo, para no dar cabida a ningún tipo de confusión. No te arriesgues añadiendo o quitando campos, porque eso podría hacer que el recibo fuera inoperante.
Y recuerda que todo recibo de entrega de dinero ha de realizarse por duplicado. La idea es que cada una de las dos partes implicadas conserven una copia del documento para que la transacción quede reflejada en las cuentas de ambos.
No necesitas saber cómo se hace un recibo de pago
Necesitas una solución que sepa hacerlo por ti.
Descubre cómo¿Cómo se hace un recibo de pago?
Una vez explicada la teoría, toca aplicarla en un documento para crear tus propios recibos de pago. Es muy sencillo: solo tienes que crear una plantilla a partir de algún procesador de textos y guardarla para cuando la necesites.
Ejemplo de un modelo de recibo de pago
A continuación, te facilitamos un ejemplo para que puedas copiarlo y adaptarlo como prefieras:
En (añadir ciudad) a (día) de (mes) de (año)
Recibí del Señor/a (nombre del emisor), la cantidad de (cantidad en euros), en concepto de pago total o pago parcial de la compra/adquisición/servicio (producto o servicio adquirido).
Firma y DNI del vendedor.
Por si te sirve de ayuda, también te incluimos una versión descargable y editable.
Diferencias entre una recibo y una factura
De primeras, un recibo de pago y una factura pueden parecer lo mismo, pero en realidad tienen varias diferencias entre sí. Es importante que las conozcas para que hagas un uso debido de cada uno.
Un recibo se emite tras una transacción de compraventa como comprobante de la operación. En cambio, la factura acredita legalmente esa operación comercial. Es decir, su emisión ayuda a tener la contabilidad y los documentos bajo control y no tener descuidos tributarios. El recibo no requiere de un registro tan exhaustivo.
El recibo se emite por el proveedor después de recibir el pago por la operación (nunca antes). La factura se envía o se da en cuanto la transacción se realiza, pero antes del pago. En resumen, el recibo es un registro del pago y la factura es un registro de la solicitud del pago.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los beneficios de hacer un recibo de pago?
Sabemos que un recibo solo tiene uso informativo, pero es importante hacerlo por todas estas razones:
– Quien lo recibe tiene una herramienta útil para llevar un registro personal o empresarial de sus gastos.
– Al tratarse de un comprobante de pago, es perfecto para demostrar la titularidad de un bien que se ha adquirido.
– Para el proveedor, habitualmente, no supone un esfuerzo extra, ya que cualquier terminal de pago (TPV, datáfono) lo emite durante el proceso de compraventa.
– Da una imagen de transparencia en la transacción comercial que, sin duda, fomenta la confianza necesaria entre proveedor y cliente.
– Si el cliente, al ver lo que ha adquirido, detecta algún error o daño, tiene un comprobante con el que dirigirse a su proveedor para poder reclamar un cambio o devolución. En caso contrario, ninguna de las partes podrá tener la certeza de que ese producto fue adquirido allí.
¿Es necesario crear un recibo de pago personalizado?
No, en absoluto. Se puede tener un recibo estándar. Pero lo cierto es que personalizar tus recibos da una imagen corporativa más sólida. En la actualidad, muchos de los TPV permiten diseñar los tickets de compra, sean recibos, facturas simplificadas…
