El trabajo de una asesoría o una gestoría tiene una particularidad que la diferencia de la mayoría de las empresas: los plazos. Sí, todas las empresas, en particular las pymes, tienen que atenerse a unas fechas. Pero si un cliente recibe un pedido un día más tarde, el problema no es tan grave como si no se entrega a tiempo, por ejemplo, el modelo 036, la declaración de la renta del año o el IVA. Las consecuencias pueden ser nefastas.
También tiene un segundo hándicap: la infinidad de tareas que se pueden automatizar y que ocupan tantas horas de trabajo. Picar asientos, computar facturas, solicitar los gastos e ingresos a cada cliente… Aunque gestorías y asesorías no son lo mismo, sí cumplen estos dos criterios de puntualidad en los plazos y mecanización de ciertas partes del trabajo.
Es por eso que debe elegirse muy bien el programa de facturación para asesorías y gestorías: necesitamos un software intuitivo, completo, que nos dé la ayuda necesaria para mecanizar ciertos procesos, especialmente en los momentos críticos (trimestres, por ejemplo). Vamos a ver qué son estos programas y cuáles son los mejores.
¿Qué son los programas de facturación?
Son herramientas digitales que automatizan los procesos que tienen que ver con la emisión, control y recepción de facturas. Contar con este tipo de software no solo es recomendable, sino diríamos que casi imprescindible si queremos ampliar nuestra cartera de clientes. Es más, añadiríamos a este un programa de gestión para asesorías y gestorías, que simplifique y haga más fluida y eficaz la relación con el cliente.
Generar asientos contables, hacer cálculos automáticos, recopilar y reutilizar toda la información fiscal de cada cliente, emitir los distintos documentos que se deben entregar a la Agencia Tributaria, llevar un control de fechas o personalizar las necesidades de cada cliente son solo algunas de las funciones de los programas de facturación para asesorías.
Características de los programas de facturación
Pero ¿cómo elegir el programa de facturación ideal para una gestoría o asesoría? Estos son los puntos básicos que deberíamos tener en cuenta:
- Ha de ser intuitivo y fácil de usar. Solemos hacer mucho hincapié en este punto a la hora de valorar cualquier software, pero es por donde debemos empezar. Si cualquier empresa dedica una parte no menor de su tiempo a este asunto, en una asesoría o gestoría se convierte en la parte central de su negocio, por lo que la curva de aprendizaje tiene que ser muy corta.
- Alta capacidad de personalización. Las gestorías y asesorías cuentan con una cartera de clientes muy dispar: desde autónomos con una sola línea de negocio hasta medianas empresas que ofrecen distintos tipos de productos y servicios (lo que puede implicar distintos epígrafes de tributación con o sin IVA, por ejemplo). El programa que elijamos debe poder adaptarse a todos.
- Integrar facturación y contabilidad. Ambos conceptos van de la mano y son de vital importancia tanto para asesorías como para gestorías.
- Seguridad. Los programas de facturación para asesorías y gestorías contienen información muy sensible de sus clientes, por lo que no nos podemos permitir el lujo de que sea fácil de hackear. Necesitamos un programa robusto.
- Ayuda online. Aunque, como hemos comentado en el punto 1, la prioridad en este tipo de softwares es que sean intuitivos, siempre pueden surgir dudas, tanto de uso como puramente tecnológicas, que podamos resolver en línea.
- Capacidad de actualización. La legislación que afecta a la facturación o contabilidad de las empresas cambia con relativa frecuencia, por lo que nuestro software debe poder adaptarse a nuevas realidades.
Ventajas de utilizar programas de facturación para asesorías y gestorías
Bien. Llegados a este punto, ¿cuáles son las ventajas de usar programas de facturación para asesorías y gestorías? ¿Es realmente eficaz su uso en este perfil de empresa? Veamos.
- Automatización de numerosos procesos. Siempre tiene que haber, detrás de un buen software, una persona que traduzca toda esa información. Esto está claro, pero ¿cuánto tiempo se pierde en tareas que puede hacer nuestro ordenador? Sin duda, es la principal ventaja en este tipo de negocios.
- Evitaremos duplicar datos. Cualquier trabajador de una asesoría sabe bien que duplicar datos de facturación, por ejemplo, es algo habitual. Las prisas en las entregas o el estrés pueden hacer que no nos demos cuenta y se pasen por alto cosas que con un programa de facturación no sucederían porque lo detectan.
- Reducimos el número de errores. Si evitamos la entrada manual de datos, evitamos equivocarnos. Sencillo.
- Mejoramos el servicio que prestamos, especialmente si el software que utilizamos cuenta con un CRM (gestión de las relaciones con el cliente).
- Podemos aumentar el negocio. Si una parte importante del trabajo queda automatizada, tendremos la capacidad de dar servicio a una cartera más amplia de clientes.
¿Merece la pena gastar dinero en digitalizar tu asesoría o gestoría? Sin dudarlo. Y más ahora, que el gobierno ha puesto en marcha el Kit Digital, con el que ofrece ayudas a pymes y autónomos para actualizar sus negocios.
Lista de los mejores programas de facturación para gestorías y asesorías
Top 5 de programas de facturación para gestorías y asesorías
Ya hemos visto por qué es necesario usar este tipo de software, pero ¿cuáles son los mejores programas de facturación para gestorías y asesorías? Este es nuestro top 6: así ahorras un tiempo precioso buscando.
Holded
Holded es mucho más que un programa de facturación. Se trata de un ERP que integra numerosas funcionalidades: gestión de relaciones con el cliente (CRM), programa de facturación, programa de contabilidad, de nóminas, gestor de gastos e ingresos, planificación de tareas y relaciones internas con tus empleados y un largo etcétera. Es tremendamente intuitivo y personalizable, y tiene la capacidad de integrar todo tipo de aplicaciones y redes sociales que usas para tu negocio al estar en la nube.
Planes y precios: Holded cuenta con 14 días de prueba absolutamente gratuitos, tras los cuales puedes suscribirte a diferentes planes, desde el básico (14,50 euros/mes los tres primeros meses) hasta el premium (99,50 euros/mes los tres primeros meses). Además, te gestionan la solicitud del Kit Digital si decides invertirlo en esta solución.
El programa específico para asesorías tiene el precio de la versión premium e incluye un panel de control personalizable, un portal de colaboración con tus clientes y lo pueden utilizar hasta 15 usuarios. Puedes importar todos tus datos desde la herramienta anterior y cuentas, como partner oficial de Holded, con numerosas ventajas, incluida la promoción de tu despacho y difusión de tu marca en su marketplace, además de sesiones formativas, webinars y permanente asistencia online.
Pero lo mejor de Holded es que no estás pagando solo un programa de facturación, sino un verdadero gestor para tu empresa muy sencillo de manejar y que te quitará innumerables tareas fácilmente automatizables.
Ventajas: su increíble facilidad de uso, su altísima capacidad de personalización, la integración de numerosas aplicaciones y plataformas que nos permiten controlarlo todo desde una única herramienta y la asistencia continua no solo en línea, sino también a través de numerosos tutoriales y de la Holded Academy, que ofrece formación específica a gestores y asesores.
Desventajas: se trata de un software específico para pymes, con funcionalidades hechas a medida para este perfil de empresas y ajustado a sus necesidades. También está muy ajustado a la normativa fiscal española, lo que puede ser una desventaja si trabajas con empresas que solo pagan sus impuestos en el extranjero.
SumUp
SumUp (antes Debitoor) es un programa de facturación y contabilidad especialmente pensado para pequeñas empresas. Crea todos los asientos de gastos y es muy sencillo de utilizar. También genera enlaces de pago junto a las facturas, altamente personalizables.
Planes y precios: SumUp no tiene un coste fijo, sino que se abona un 1,95% del precio de cada factura emitida, por lo que el precio final dependerá del volumen de facturación.
Ventajas: es muy sencillo de usar y, si el programa deja de resultarnos útil, se puede dejar cuando se quiera, ya que no hay que firmar ningún tipo de permanencia.
Desventajas: si echamos cuentas, casi el 2% de lo facturado puede terminar resultando bastante más caro que lo que se paga por la mayoría de los programas a partir de cierto volumen de facturación. Además, es una herramienta más orientada a tiendas online que a asesorías y gestorías.
ContaSimple
ContaSimple es una herramienta informática para llevar la contabilidad de una empresa, emitir facturas, calcular impuestos… Se trata de un software intuitivo y de fácil manejo, que cuenta con 30 días de prueba e incluso un ERP para gestionar las relaciones con los clientes.
Planes y precios: su versión básica es gratis; la profesional 12,95 euros/mes y la versión Ultimate, 17,50 euros/mes.
Ventajas: cuenta con numerosas herramientas muy útiles para asesorías: firma digital, cálculo de impuestos, relación con los bancos…
Desventajas: tanto la versión básica como la intermedia son realmente muy limitadas: tienen un máximo de 50 y 500 registros al año, respectivamente, y no admiten formato de factura electrónica ni digitalización certificada de documentos. El espacio virtual para la versión básica es de tan solo 10 MB.
KeyandCloud
El programa de facturación online KeyandCloud tiene funciones específicas para asesorías, de manera que puedes controlar en tiempo real todas las gestiones de tu cliente, exportar datos, generar automáticamente los modelos tributarios y crea automáticamente los asientos bancarios.
Planes y precios: la versión Small cuesta 180 euros al año; la Business, 360, y la Unlimited, 720, siempre en pagos mensuales (el pago anual incluye un descuento del 20%). Cada usuario adicional suma 8 euros mensuales; cada empresa, 15.
Ventajas: si solo se desea un programa de facturación, KeyandCloud puede ser una solución muy cómoda para asesorías y gestorías, ya que tiene algunas herramientas específicas para ellas.
Desventajas: a la versión Small le faltan numerosas prestaciones: tiene un número de facturas anuales pequeña (100), no incluye el cálculo de ciertos modelos tributarios ni integraciones ecommerce. Por otra parte, el número de usuarios es muy limitado, incluso en su versión premium: solo se da licencia de uso para cuatro, y a partir de ahí hay que pagarlos aparte.
Tunuve
Tunuve vende control de clientes, y realmente esa es su mayor fortaleza. Creado por asesores fiscales, este software de facturación está muy orientado a gestorías y asesorías al automatizar numerosos procesos contables.
Planes y precios: gratuito, profesional (29 euros al mes) y premium (llamado Automate), que cuesta 49 euros mensuales.
Ventajas: al tratarse de un programa creado por expertos en asesoría, está muy orientada a este tipo de empresas y resulta muy cómoda de usar.
Desventajas: aunque su precio es muy competitivo, estás adquiriendo única y exclusivamente un programa de facturación. Aunque Tunuve se integra con varios programas ERP, no lo hace con todos. La versión gratuita es bastante limitada, y la intermedia no automatiza la gestión de pagos y cobros. Tampoco integra una app para móviles.
Tabla comparativa de programas de facturación para asesorías y gestorías
| Programa | Precios | A favor | En contra |
| Holded | 14,5 – 29,5 – 49,5 – 99,5 euros/mes (primeras dos semanas gratis) | mucho más que un programa de facturación: es una ERP que automatiza también la contabilidad, gestión con los clientes, distribución de tareas en el equipo, etc. | muy ajustado a la normativa fiscal española y europea |
| SumUp | 1,95% de cada factura emitida | sin permanencia | más enfocada al e-commerce, el coste puede ser muy alto a la larga |
| a3ASESOR | no lo indica (estimado: entre 1.500 y 5.000 euros/año) | alto grado de especialización para asesorías | periodo de implantación largo, muy costoso |
| ContaSimple | de 0 a 17,50 euros/mes (tres planes) | bien enfocada a asesorías | plan básico e intermedio muy limitados |
| KeyandCloud | 180, 360, 720 euros/año (más 8 €/mes por nuevo usuario y 15 por nueva empresa) | herramientas específicas para asesoría fiscal | mucha limitación de usuarios, incluso en la versión premium |
| Tunuve | 0, 29 o 49 euros/mes | hecha por y para asesores | versión básica demasiado limitada, no incorpora app, solo se integra con algunos ERP |
¿Cómo elegir el programa de facturación ideal para tu asesoría o gestoría?
¿Deseas únicamente un software que se ocupe de tus facturas, asientos bancarios y modelos tributarios o quieres sumarle un gestor de relaciones con el cliente, además de interno, que distribuya las tareas pendientes en tu equipo y que integre otros programas para asesorías, como los de firma digital? Si prefieres esto último, necesitas un ERP, ya que incorpora entre sus numerosas funciones un programa de facturación y contabilidad.
Pero además, debes tener en cuenta los siguientes puntos:
- Que sea compatible con la Agencia Tributaria. Es decir, necesitas un programa que se ajuste a la normativa española y europea, que te permita generar, enviar y presentar en tiempo y forma todas las obligaciones fiscales de tus clientes.
- La máxima automatización posible. Necesitas un programa que te quite trabajo. Cuanto más, mejor.
- Digitalización de facturas. Sin esto, y más en una asesoría o gestoría, no tienes nada.
- Que permita la conciliación bancaria, esto es, contabilizar los pagos y cobros para tener siempre una imagen fiable de cómo va tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué programa de facturación recomendamos para tu asesoría o gestoría?
Teniendo en cuenta todos los aspectos del punto anterior, lo ideal es un programa que aúne numerosas funciones. Un ERP como el que ofrece Holded no solo es completísimo a la hora de llevar la facturación de una asesoría, sino que también gestiona las tareas dentro de tu equipo. Algo imprescindible en esos momentos críticos, como son los módulos trimestrales, los plazos de entrega de la Declaración de la Renta, etc.
¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un programa de facturación?
Un ERP es una solución integral, que incorpora un programa de facturación, de contabilidad, gestiona proyectos, automatiza la distribución de tareas entre el equipo, se integra con numerosas aplicaciones (por ejemplo, redes sociales imprescindibles para la estrategia comercial de tu asesoría), lleva un control de tus clientes, de tus gastos e ingresos… Es decir, en un ERP el programa de facturación es una parte de un todo mucho más completo.
