Los 7 mejores software y programas contabilidad para agencias de viajes

Tienes una agencia de viajes y un 2023 por delante que, una vez superada la pandemia, apunta a récord histórico del sector turístico. No lo decimos nosotros, lo pronostican los grandes agentes del sector y la reciente feria FITUR de Madrid que ha mostrado una euforia generalizada por partes de todos los actores involucrados. Un año repleto de optimismo en el que los expertos hablan de alzas en todas las reservas turísticas.

¿Necesitas más razones para estar bien preparado? Te presentamos seis grandes programas de contabilidad para agencias de viajes en el mercado. ¿Cuáles son sus principales características? ¿Qué ventajas aportan? ¿Qué incluye cada software? Apunta.

¿Qué es un programa ERP para agencias de viajes?

Es un software que gestiona de manera eficiente los procesos comerciales, financieros, administrativos y, por supuesto, contables que giran alrededor de las necesidades de una agencia de viajes.

En otros términos, es un programa enfocado al turismo que ayuda a reforzar aspectos propios de este sector como la relación con los turoperadores o los hoteles, la gestión de expedientes, las reservas de alojamientos y trayectos, la contabilidad o la administración financiera de la agencia, entre otros aspectos. En definitiva, un programa que mejora el servicio a tus clientes y la rentabilidad de tu negocio si tienes una agencia o empresa turística.

Funcionan, como lo hacen la mayoría de ERP, como un software todo en uno, con todas las herramientas integradas para gestionar de manera sencilla e intuitiva tanto el back office como el front office de la empresa turística. De puertas adentro, cubre las principales patas sobre las que se asienta la agencia: la facturación, la administración, la gestión de reservas y, lo que nos interesa en este artículo, la contabilidad.

¿Y qué es un ERP contable?

Pues es sencillamente una de las patas del sistema de planificación de los recursos de tu empresa, pero focalizado en la contabilidad. Y es fundamental porque permite tener un buen músculo financiero y conocer la solidez económica de tu proyecto empresarial.

En pocas palabras, un ERP de contabilidad te lleva un control de todos los movimientos de tu empresa del sector turístico. La libreta de antaño ha sido sustituida por software automatizado, sencillo, intuitivo. Una plataforma que gestiona y controla el área de la contabilidad.

Características de los programas de contabilidad

Las características de un programa de contabilidad enfocado a un sector tan dinámico como éste son numerosas. Te detallamos algunas:

• Gestiona las cuentas: cobros, pagos, devoluciones o remesas.
• Confecciona las facturas personalizadas y facilita su envío.
• Genera y registra los comprobantes
• Administra de forma ágil los pagos de las posibles cancelaciones que se generen tras la reserva.
• Gestiona la tesorería y los indicadores financieros.
• Organiza inventarios.
• Gestiona los vencimientos.
• Lleva la contabilidad analítica
• Lleva un seguimiento de la relación y la conciliación bancaria.

Ventajas de utilizar un programa de contabilidad para tu agencia de viajes

Un ERP contable es mucho más que un sistema contable, ya que va un paso más allá y mejora el control de tu negocio, no solo la parte contable en sentido estricto.

• Todo se gestiona desde una única plataforma, de manera que toda la información contable queda integrada y registrada en un único lugar.
• Simplifica el ecosistema contable de tu empresa, lo que supone que todos los procesos no solo contables, sino también administrativos son mucho más fáciles.
• Automatiza la función contable, por lo que evita que tengas que hacer un copy and paste continuo de ciertos procesos.
• Ahorra costes y mucho tiempo, ya que te evita perder información en el camino y la duplicidad de tareas.
• Permite una facturación más sencilla para que desde las facturas hasta la elaboración de informes o presupuestos se realicen de manera automatizada.

¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión y un programa de contabilidad?

Básicamente, el ERP con contabilidad es un sistema de gestión de recursos con un abanico muy amplio de opciones mientras que un programa de contabilidad es mucho más limitado. Este último se ocupa de las transacciones contables habituales tales como la facturación, las nóminas, las cuentas y los balances además de las órdenes de compra, las hojas de horas, los pagos electrónicos o los libros de contabilidad.

En cambio, el ERP va un paso más allá y se integra con las otras patas en el ecosistema de la empresa: desde los ciclos de vida de los productos o las ventas a las relaciones con los clientes o la gestión de proyectos. En otras palabras, el programa de contabilidad es solo una parte del ERP de contabilidad.

Lista con los mejores programas de contabilidad para agencias de viajes

A continuación te damos seis buenas opciones que hay actualmente en el mercado:

1. Holded
2. Tourplan
3. Gesvi
4. Beroni
5. Cross
6. Giav
7. Siturweb

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Holded

Características

Holded es una plataforma tan intuitiva que resulta sorprendente su fácil manejo para automatizar todos los procesos contables de tu agencia de viajes. Sus principales características:

• Una contabilidad actualizada al momento gracias a la función de Pérdidas y Ganancias para analizar la evolución de los gastos e ingresos. Además, puedes conocer en tiempo real el balance de la empresa, sincroniza toda la contabilidad con tus bancos de confianza y actualiza la base de datos del cash-flow para saber al instante la liquidez de la que se dispone.
• Una contabilidad unificada, que permite tener los modelos de impuesto siempre a punto, que actualiza los asientos del libro contable de manera automática, que importa cualquier información externa de manera sencilla, simplemente rellenando un Excel.
• Una contabilidad conectada 360º para crear facturas en muy poco tiempo y por supuesto para conectar los proyectos generados, el inventario, el CRM y toda la fuerza laboral que se genera en los equipos de trabajo. Un todo en uno que resulta envidiable.

Planes

Dispone de cuatro distintos planes según las necesidades de cada empresa:

• Básico: ofrece dos usuarios, 1.000 facturas al año, facturación, CRM, cash flow, gestión de proyectos y recursos humanos. Cuesta 29 euros/ mes.
• Estándar: Sube a 4 usuarios, 3.000 facturas al año, contabilidad, remesas bancarias, permisos de usuarios con roles predeterminados y todas las funcionalidades del plan Básico. Cuesta 59 euros/ames
• Avanzado: Es para 7 usuarios, 10.000 facturas, roles personalizados y todas las funcionalidades de los planes Básico y Estándar. Cuesta 59 euros/ mes.
• Premium: Son ya 15 usuarios, facturas ilimitadas, un account manager especializado y todas las funcionalidades de los planes Básico, Estándar y Avanzado. Cuesta 199 euros/mes

Existe además un plan gratuito, solo para autónomos, que incluye funciones básicas de facturación y enviar 30 facturas al año.

¿Por qué elegir el programa de contabilidad de Holded?

Porque tiene una interfaz muy intuitiva, clara y muy bien estructurada. Y además un servicio técnico muy ágil para resolver cualquier problema, que además hace copias de seguridad cada pocos minutos, e impide cualquier pérdida de información.

Además, ofrece un sistema contable integrado en un programa de gestión de empresa que es una opción perfecta para trabajar en tiempo real en la nube y poder interconectarla con otras áreas de la empresa como la comercial.

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Tourplan

Características

Tour plan ofrece un paquete de contabilidad y reservas totalmente integrado. Posiblemente, uno de sus puntos fuertes se encuentra en que, junto al sistema contable estándar, es decir cobros, pagos, administración financiera y contabilidad general, ha añadido algunas soluciones contables muy dirigidas al sector turístico.

Entre ellas, la contabilidad basada en la fecha del viaje (posiblemente uno de sus puntos a tener en cuenta).

Ventajas

Algunas de las ventajas del software integrado se encuentran en servicios como los informes contables instantáneos. Es decir que las facturas de venta emitidas por los vendedores son reconocidas inmediatamente.

Otra de sus ventajas es la funcionalidad integrada multi moneda en todos los módulos de reservas y el cálculo inmediato por el diferencial cambiario del valor de la moneda según la operación con la que se realice.

Además, Tourplan ofrece análisis muy detallados de ingresos, ventas, reservas y proveedores que se pueden hacer de manera diaria, semana o mensual según las necesidades.

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Planes y tarifas

La mejor forma de conocer las tarifas personalizadas es a través del formulario de contacto que ofrece la web.

Gesvi

Características

Gesvi es un software único que ofrece información contable como la mayoría de ellos en tiempo real y de forma integrada. Junto a las funciones comerciales y administrativas, ha desarrollado un programa para contabilidad especializada en el sector turístico y que integra todo en uno para dejarlo interconectado y facilitar el trabajo en la agencia.

Entre las características específicas de su programa contable destacan el módulo de facturación simple o múltiple junto a módulo específico de prepagos. Además, tiene un control de vencimientos. Su software distingue entre régimen general y régimen especial.

Ventajas

El hecho de que haya sido desarrollado por consultores con más de 20 años en el sector de las agencias de viajes es uno de sus puntos a favor.

El sistema es accesible desde cualquier parte del mundo por su fácil conectividad. Su interfaz no resulta complicada y es bastante intuitiva.

Otros de sus ventajas es la generación de disco bancario para la emisión de transferencias o la contabilidad centralizada para agencias con varias sucursales.

Además, no requiere de una tecnología concreta. Basta un navegador y un plugin.

Planes y tarifas

Dispone de 3 tarifas:

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• Gevi Lite: con las principales funcionalidades de contabilidad. 18 euros/ mes
• Gesvi Profesional, que además incluye curso de formación. 21 euros/ mes
• Booking: incluye programa de gestión, motor de reservas y web personalizada. Precio a consultar

Beroni

Características

La propuesta de Beroni es Beconta, un programa contable específico para agencias de viaje, totalmente integrado con el software de gestión administrativa Retailer (que gestiona toda la actividad de la agencia de viajes en un único backoffice: desde la base de datos del cliente a la contratación).

Genera de forma rápida todos los libros, lleva a cabo un análisis paso a paso y muy detallado de la explotación contable de los departamentos de la empresa y sus puntos de venta, sucursales y agencias integradas. Y, además, facilita la operativa diaria de la gestión contable porque, como en la mayoría de estos softwares, su interfaz no resulta complicada.

Ventajas

Probablemente la gran ventaja de Beroni es la integración de su paquete contable con otras funcionalidades para le gestión de toda la operativa que se deriva de una agencia de viajes o empresa relacionada con el sector turístico. Destaca sobre todo su excelente integración con su programa de facturación FrontOffice. Junta la contabilidad con la facturación y la gestión administrativa.

El pack de la empresa de Lleida permite una eficaz gestión de cierres mensuales para un mayor control, una gran facilidad en la búsqueda de apuntes contables y la posibilidad de personalizar el código de punteo para facilitar las labores de equipo. Además, es multiidioma.

Planes y tarifas

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Se personalizan en la web. Contacta con ellos para conocer las mejores opciones.

Cross

Características

Es uno de los programas senior, de los que más lleva en el mercado, en concreto desde 1994, es decir casi 30 años. Y la experiencia siempre es un grado. Lógicamente, poco queda de las primeras versiones, que se han ido actualizando para llegar a las actuales.

El programa, completo en términos de contabilidad general – tesorería, facturación- ha integrado muy bien otros servicios como por ejemplo los sistemas de reservas online, al momento y sin errores. Eso redunda directamente en la satisfacción del cliente. Además, ofrecen un excelente servicio de diseño de páginas web para agencias de viajes y sector turístico.

Ventajas

Sin duda una de sus grandes ventajas es la experiencia de tantos años ofreciendo un producto muy adaptado a las necesidades de un cliente claramente enfocado al sector turístico. Además, el hecho de ser un software 100% online permite trabajar on time a cualquier hora y desde cualquier lugar.

Es interesante destacar además que el programa incluye la solución Prometeus que incluye la posibilidad de crear una web y un eficaz sistema de gestión contable y administrativa para recoger e integrar online los procesos de booking realizados por los usuarios. En total, son siete herramientas de gestión integradas en el software, algo que pocos ofrecen.

Planes y tarifas

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Ofrecen planes de diseño de webs desde 1 000 euros y otros servicios de gestión a medida. Y un servicio de gestión minorista desde 50 euros al mes o mayorista desde 100 euros al mes.

Giav

Características

La mejor carta de presentación de este software, de Gesintur, posiblemente entre por los ojos. Su interfaz gráfica de última generación es uno de sus puntos fuertes. Entre sus características, integra un sistema de avisos y notificaciones muy bien estructurado para pagos a proveedores o cobros de clientes.

Y, por supuesto, incluye todas las funcionalidades propias de estos softwares de contabilidad general. Desde facturación a presentación de impuestos hasta conciliación bancaria, analítica o pago de nóminas. Y desde la nube.

Ventajas

Es precisamente esta interfaz su ventaja más llamativa exterior. Ha sido diseñada para adaptarse al formato panorámico de los dispositivos más avanzados desde cualquier punto. De esta manera, permite una experiencia similar a si lo usaras desde el escritorio de la propia agencia de viajes. Vamos, que puedes estar en Taipei y trabajar con las mismas sensaciones como si lo hicieras en Barcelona.

La otra gran ventaja de este software de Gesintur está en su interior: integra Inteligencia Artificial (Travel Agent AI) en la gestión lo que permite facturar sin necesidad de conocimientos fiscales muy amplios y llevar la facturación completa de forma automatizada.

Planes y tarifas

Existen tres opciones de precios:

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• Licencia Standard, que incluye una gestión básica, con un precio de 10 euros al mes.
• Licencia Advanced, que incluye la gestión integral de la facturación y las ventas de la agencia, a 28 euros/mes
• Licencia Premium, con todas las funcionalidades, a 38 euros al mes.

Siturweb

Características

Este software de gestión general y contabilidad para agencias de viaje ofrece, como su propio nombre indica, la operativa a través de la propia web, lo que la convierte en una opción con “más libertad”.

Ventajas

El programa no se instala en el ordenador, sino que se gestiona todo via web por lo que bastan las claves de acceso. Su operativa es enormemente sencilla y se puede acceder (con la tarifa mensual) desde diferentes dispositivos a la vez y por supuesto desde diferentes lugares. Todo ello implica un ahorro en costes de adquisición de licencias adicionales

Entre algunas de sus ventajas, destaca una intranet del cliente conectada automáticamente con su propio subdominio en tuarea.es. Y permite además la firma biométrica a distancia, para facilitar ciertas operativas contables. Además, dispone de una app para que el cliente pueda firmar documentos a distancia en formato pdf.

Como la mayoría de servicios de estos programas, Siturweb realiza copias de seguridad de todos los datos dos veces al día

Planes y tarifas

Disponen de un periodo de prueba sin coste por un mes. El coste por licencia del software es de 21,95 euros al mes. Con el módulo de facturación. Para conocer los planes de tarifas personalizados es necesario rellenar un formulario.

Tabla comparativa de los mejores programas de contabilidad para agencias de viajes

Software	Facturación	Integración contable	Ventajas	Destaca en…	Precio /mes
Holded	Sí	Sí	Interfaz muy intuitiva / Muy buen servicio técnico	Muy completo en todo	Cuatro planes, desde 29€
Tourplan	Sí	Sí	Soluciones contables propias del sector turístico.	Funcionalidad integrada multi moneda	Acceder a la web para precios personalizados
Gesvi	Sí	Sí	Fácil conectividad desde cualquier punto	Generación de discos bancario	Tres tarifas, desde 18 euros.
Beroni	Sí	Sí	Análisis contable paso a paso muy detallado	Buena integración con su programa FrontOffice	Personalizados. Acceder a la web
Cross	Sí	Sí	Uno de los más veteranos del sector. La experiencia es un grado.	Posibilidad de crear una web / tiene siete herramientas de gestión.	Desde 50€ (y creación de web desde 1000 €)
Giav	Sí	Sí	Aplicación de Inteligencia Artificial para facturación	Su interfaz gráfica de última generación	Licencia Advanced a partir de 28 euros
Siturweb	Sí	Sí	Libertad de movimientos y desde diferentes dispositivos	Operativa muy sencilla desde la web	Desde 21,95 euros

¿Cómo elegir el mejor software contable para tu agencia de viajes?

Llegados a este punto, llega la pregunta del millón: ¿Cómo escoger el mejor programa de viajes para mi agencia de viajes? Esa respuesta dependerá de las necesidades concretas de tu proyecto empresarial.

Giav es una buena opción, sin duda, porque el plus de la inteligencia artificial y su vistosa interfaz le dan valor al conjunto. Gesvi añade esos cursos de formación que no tienen otros y Tourplan tiene una gran tarjeta de visita por su experiencia en el sector.

Pero en conjunto, Holded es una de las mejores propuestas en el ámbito estrictamente contable. Su integración del CRM con la facturación es notable y la sincronización con los bancos enormemente efectiva. Además, destaca en un aspecto: la visualización de sus gráficos en pantalla.

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