Resolvemos las dudas que más preocupan a las empresas sobre la ley antifraude, gracias a Luis Vilanova, CEO de leyantifraude.com.
Si hablamos de tendencias empresariales, no podemos pasar por alto las leyes que van a marcar el devenir de la gestión empresarial durante los próximos años. Es el caso de la ley antifraude, que establece el nuevo marco para prevenir el fraude fiscal y que supone la adaptación de muchas pymes a un nuevo marco, cien por cien digital.
Para conocer en profundidad algunos de los detalles que más afectan al funcionamiento de las empresas, hablamos con Luis Vilanova, CEO de leyantifraude.com, uno de los mayores conocedores de esta ley. Gracias a él, muchas empresas saben cómo reaccionar ante los cambios que tendrán lugar, más pronto que tarde, como consecuencia de esta y otras leyes.
David Romera: Luis, ¿por qué es importante para las empresas la ley antifraude?
Luis Vilanova: La ley antifraude está en vigor en sus cuatro primeros puntos (A,B,C,D) desde el 11 de octubre de 2021. Es decir, ha habido inspecciones que han supuesto sanciones, buscando el uso fraudulento del software de facturación o contabilidad para generar facturar en paralelo o bien contabilidades B.
El reglamento per se, especificado en las últimas dos letras de la ley, entrará en vigor próximamente pero ya hay muchas medidas que las empresas de desarrollo deben ir incorporando, como las copias de seguridad o el registro de eventos.
¿Por qué ahora? ¿Por qué aplicar medidas desde ya cuando aún no se está aplicando en su totalidad esta ley?
Como te decía, la ley aplica desde octubre de 2021 y, además, ya disponemos de un borrador del reglamento que será aplicado, y que explica con claridad las medidas de seguridad que las empresas deben poner en marcha. Hay que ser cautos porque, por ejemplo, hay muchas empresas que consideran que no les van a sancionar hasta que no esté el reglamento definitivo, pero esto no es exacto.
Por ejemplo, tener un software que permita caja B o facturación en paralelo está ya sancionado, como escribí en uno de mis artículos. Al final, las empresas juegan con lo que se llama “el apetito al riesgo” o, lo que es lo mismo, hasta que no vea a mi vecino sancionado, me arriesgo y espero al reglamento definitivo. Grave error.
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¿Qué aspectos de la ley afectan directamente al software de gestión de las empresas?
Todo lo relativo a garantizar que nuestro software, directa o indirectamente, no permite generar facturación en paralelo o caja B, o defraudar de alguna manera, siempre hablando del flujo de caja entrante.
Por ejemplo, ¿qué pasa con las notas de mesa de software de un restaurante? El restaurante lo muestra al cliente, lo cobra en efectivo y lo borra del sistema… Es un ejemplo de una situación que permite indirectamente generar ingresos en paralelo indetectables si el software no tiene medidas de seguridad, atentando contra los cuatro primeros puntos de la ley.
¿Qué pueden ir aplicando las empresas desde ya, en el caso de que no quieran pillarse los dedos cuando la ley sea una realidad de obligado cumplimiento?
Es obvio que se deben aplicar las medidas de seguridad que se extraen de las cuatro primeras letras de la ley para evitar modificar, alterar o borrar transacciones ya realizadas, así como medidas que se extraen ya como evidentes del reglamento. Por eso, a veces es recomendable contactar con una asesoría que tutorice este proceso ya que la interpretación de esta ley y reglamento borrador no es trivial.
¿Tendrán que cambiar las empresas todo su sistema para implementar los requerimientos de la ley?
No, pero sí tendrán que adaptar gran parte del mismo, especialmente en los procesos de facturación, contabilidad y otros apartados.
A partir de ahora, ¿debo dejar registro de cada una de las operaciones contables que realice con mi software?
Efectivamente, la ley no me permite generar registros y alterarlos o eliminarlos posteriormente. La casuística es tan grande por cada sector y software que es recomendable el apoyo en alguna empresa auditora y asesora que ya tenga experiencia previa con la AEAT.
¿Cómo adaptaré el software para que tenga lugar este registro?
Según el artículo 8.4 del reglamento (8.3 en las novedades de junio de 2022), el registro debe incluir todas las operaciones e interacciones del sistema, siempre de una manera segura, que garantice la integridad y conservación de la información. Por ello, cada software requiere de una recomendación particular, dependiendo si es On-premise, Cloud, Cloud SAAS, etc.
¿Cómo me aseguro de que este registro sea totalmente seguro para mis clientes?
Las medidas más conocidas son generar un hash con clave secreta encadenada, árbol de Merkle u otras medidas que garanticen la integridad, disponibilidad y conservación del registro, detectando o imposibilitando cualquier alteración del mismo.
¿Cómo cambiará mi forma de facturar? ¿Se añadirán nuevos campos?
Las facturas, según nos indican los artículos 10 y 11 del reglamento, deberán incluir nuevos campos pero, en general, complementan a los que ya eran obligatorios según la normativa aplicable de facturación emitida. En la ley antifraude se juntan muchas leyes que debemos conocer.
¿Necesitaré que todas las operaciones contables tengan firma digital?
No necesariamente. En principio, en las facturas, siguiendo los artículos 8, 10, 11 y 12 necesitaremos bajo ciertas circunstancias calcular un hash y una firma electrónica.
¿Cómo podré implementarla? ¿Necesitaré un partner especializado para esto?
Tenemos que esperar a que el reglamento definitivo esté publicado para entender claramente cómo calcular esta firma. En principio, todo parece indicar que deberemos generar un xml y aplicar la firma a dicho formato.
¿Cambiará la forma en que comunico a Hacienda mi tributación?
En principio, la comunicación VeriFactu de la factura expedida será de obligada implementación por el fabricante o propietario del software, pero de opcional uso por el obligado tributario, lo que en principio no parece generar ningún cambio en la forma de tributar.
¿Cuánto tardaré en adaptar mi negocio a todos los requerimientos de la ley antifraude?
Este es el punto clave. Nuestros clientes tardan de 3 a 6 meses de media en adaptar el software a la ley y reglamento, teniendo en cuenta que aún está pendiente la firma electrónica y la comunicación directa a la AEAT por cada factura expedida.
Es por ello que recomendamos que no esperen a que esto esté definido y comiencen ya a trabajar en la adaptación de la ley. Recordemos que está en vigor desde el 11 de octubre de 2021 con sanciones ya conocidas.
¿Cómo le comunico a mis clientes que hay que adaptarse ya a esta nueva ley sin que entren en pánico?
Es complejo pero debemos ‘evangelizar’ haciendo ver a nuestros partners todo el trabajo que hacen, y cómo influyen los cambios en él. En este sentido, nosotros hacemos todo lo posible para ayudarles, participando en seminarios que nuestros clientes organizan, para trasladar a sus clientes los puntos clave de la ley y cómo nuestros clientes, como Holded, hacen un gran esfuerzo en adaptar sus procesos a ella.
