Factura proforma: qué es, para qué sirve y cuándo se utiliza

A primera vista, son fáciles de confundir, ya que contienen la misma información y la presentan prácticamente de la misma manera, pero estas tienen sus diferencias. 

La proforma es una factura provisional. Esta sirve para sellar la compraventa de un producto o servicio entre dos partes, pero no formará parte de tu contabilidad. A diferencia de la factura que es el documento definitivo, la proforma se puede modificar. 

La Agencia Tributaria nunca aceptará una factura proforma como evidencia de una relación comercial entre tú y tu cliente, por lo que es muy importante tener clara la diferencia entre las dos. 

En cuanto a aspecto, la factura proforma sería exactamente igual a una factura regular si no fuese por dos detalles:

Título

La principal diferencia entre las dos es el título. La factura proforma siempre deberá indicar al cliente lo que es y de forma muy clara. La palabra ‘proforma’ tiene que aparecer en la cabecera del documento y de manera evidente para así poder diferenciarlas. 

Numeración

Las facturas proforma pueden numerarse, pero como no forman parte de la contabilidad, no es un requerimiento. Las facturas regulares siempre van numeradas. 

Como ya habíamos comentado, el contenido de una factura proforma es bastante similar al de una factura ordinaria.

Los requisitos de las facturas proforma son:

• El encabezado debe contener el título ‘Factura Proforma’ de forma muy visible para evitar confusiones con las facturas comerciales.
• La fecha de emisión.
• Tus datos como proveedor o emisor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, domicilio, etc. Además, en el caso de que la transacción se realice dentro de la Unión Europea, habrá que incluir el número de IVA comunitario.
• Datos de tu cliente o destinatario: nombre comercial, razón social, identificación, datos de contacto, dirección, etc.
• Descripción de los productos, mercancía o servicios, mencionando de manera explícita la cantidad o las unidades si aplica.
• Precio unitario por producto, precio total y la divisa cotizada.

Hay diferentes marcos legales que hacen necesario enviar un documento de facturación en inglés. Los más extendidos, fundamentalmente, son los envíos fuera de la Unión Europea y el caso en el que el destinatario de la proforma exija el documento en este idioma.

Por suerte, una factura proforma en inglés debe incluir los mismos apartados que en castellano. Solo se debe de tener en cuenta cómo se traducen los términos y cuáles son los impuestos internacionales.

• En el encabezado deberás incluir la expresión «Pro forma invoice» con tal de evitar malentedidos con tu cliente.
• Deberás incluir el nombre y el CIF o número de identificación de ambas partes, teniendo en cuenta que probablemente esto cambie dependiendo del país al que vas a facturar.
• A la hora de hacer facturas proforma en inglés, no te olvides de la «Pro forma invoice date», que será la fecha de la factura y que, igual que en castellano, deberá ser correlativa a su número de factura (o número de serie, en el caso de que optes por crear una serie diferente para tus transacciones extranjeras).
• Nomina todos los apartados de los conceptos facturados en lengua inglesa. Esto significa que tendrás que familiarizarte con términos como «quantity» (cantidad), «unit» (unidad), «description» (descripción), «price» (precio) y «total» (total).
• La fecha de pago será indicada bajo el concepto de «Due Date».
• Los «Terms of Payment» se refieren a las formas de pago, que deberán haber sido consensuadas y aceptadas por ambas partes con anterioridad. Este apartado es especialmente importante porque es necesario recordar que, aunque la factura proforma en inglés no sea válida a nivel fiscal (porque, recordemos, es un comprobante), sí que tiene validez legalmente en el que caso de que se produzca un impago o el incumplimiento de las condiciones pactadas.
• El total de tu factura en inglés deberá marcar un total neto que se conoce como «total without VAT», pero también deberás incluir el importe y el IVA asignado según la transacción «VAT amount %» y, para acabar, el monto final a facturar, que suele asignarse bajo el nombre de «total due».

Con Holded, es muy sencillo crear una factura proforma ya que puedes automatizar su creación al usar cualquiera de las plantillas prediseñadas que vienen por defecto.

Para empezar, solo tienes que acceder a tu sección de ‘Ventas’, hacer clic en ‘Proforma’ y seleccionar el ‘+’ azul. 

Paso 1 – Datos básicos

Desde ahí podrás dirigirte al bloque superior de información donde se rellenará de forma automática el número del documento y podrás agregar en los campos indicados los datos del contacto, la fecha de emisión y vencimiento. 

Paso 2 – Elementos de la tabla

Después te encontrarás con el bloque inferior izquierdo de información. Aquí es donde insertarás el resto de la información necesaria: artículo, concepto, descripción, cantidad, uso, etc. 

Paso 3 – Opciones avanzadas

Una vez listas las opciones básicas, podrás elegir distintos parámetros más específicos como el tipo de moneda y el idioma de la proforma, entre otros.

Paso 4 – Asigna un canal de ventas

Aquí podrás escoger una cuenta o crear una nueva donde se manejará esta proforma. 

Paso 5 –Añade etiquetas

Tienes la posibilidad de añadir etiquetas (o tags) para exportar informes personalizados más adelante. 

Paso 6 –Previsualiza y guarda

Una vez completados los demás pasos, y aceptas, podrás visualizar tu proforma en formato PDF y guardarla. 

Finalizado el proceso, será posible enviarla en un correo electrónico a tu cliente desde tu cuenta de Holded. Podrás programar el envío de hasta 500 facturas proforma en masa.