¿Cansado de perder horas con el banco? Descubre la guía definitiva para automatizar tu conciliación bancaria, eliminar errores y recuperar el control financiero de tu negocio.
Para autónomos y pymes, el proceso manual de conciliación bancaria no solo es tedioso, sino un imán para errores que distorsionan la salud financiera real de tu negocio.
Pero, ¿y si te dijéramos que puede dejar de ser un quebradero de cabeza? Optimizar esta gestión es clave para tomar el control, ahorrar tiempo y decidir con información fiable.
En este artículo, te guiamos paso a paso para transformar tu conciliación bancaria. Descubrirás cómo sistematizarla, aprovechar la tecnología para automatizarla y conseguir que sea un trámite rápido, preciso y —casi— automático.
Prepárate para reconciliarte con tu contabilidad.
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La conciliación bancaria es el proceso de comprobación en el que una empresa corrobora que sus extractos bancarios y los apuntes de sus libros contables coinciden.
Durante este proceso, se comparan los movimientos anotados en los libros de contabilidad con los movimientos del extracto bancario, para asegurarse de que coinciden y detectar posibles discrepancias, ya sean por errores de registro o por transacciones realizadas que no se han anotado adecuadamente.
Si se detectan diferencias, deben corregirse mediante la realización de los asientos contables necesarios, con el objetivo de asegurar que ambos saldos, el que aparece en la contabilidad de la empresa y el del banco, sean idénticos.
Conciliar de forma periódica permite garantizar la precisión financiera del negocio, detectar tanto errores como posibles fraudes, controlar el flujo de caja y mejorar la gestión económica del negocio.
Realizar un adecuado control de ingresos y gastos, comparando la contabilidad con el extracto bancario, sirve para varias cuestiones importantes. En primer lugar, es fundamental para asegurarse de que no haya ningún descuadre, y por tanto, que la contabilidad es correcta.
Además, la conciliación bancaria permite detectar cualquier irregularidad, prevenir fraudes o pérdidas económicas y mantener las cuentas del negocio bajo control. Esto permite, a su vez, controlar los ratios financieros de la empresa y, por tanto, tomar mejores decisiones económicas.
Finalmente, una conciliación correcta ayuda detectar impagos y otros descuadres de caja de forma rápida, evitando males mayores.
El responsable de la conciliación bancaria es el departamento de contabilidad o la persona encargada de esta tarea en la empresa. En el caso de los autónomos y las pymes, frecuentemente esta tarea cae en manos del propio responsable del negocio, por lo que no es raro externalizarla a la gestoría, asesoría o empresas especializadas.
No es un tema menor, ya que contar con una visión clara y precisa de la situación financiera permite tomar mejores decisiones informadas. La conciliación bancaria es clave para decidir qué gastos e inversiones son necesarias, y anticiparse a necesidades futuras.
Asimismo, la conciliación bancaria ayuda a detectar errores y fraudes, mejora la toma de decisiones económicas y contribuye a gestionar mejor los recursos económicos, gracias a que tendremos un control más exhaustivo de los mismos.
También ayuda a cumplir con las obligaciones legales y fiscales sin errores y facilita la realización de posibles auditorías y revisiones posteriores, ya que constituye una base documental que respalda la exactitud de las cuentas.
Básicamente, los pasos para hacer una conciliación bancaria de forma adecuada son:
Las empresas tienen a su nombre una o varias cuentas bancarias, sobre las que se producen entradas y salidas de dinero en relación con la actividad comercial. Mediante los extractos bancarios recopilamos todos estos movimientos, con el concepto que los ha originado, la fecha y el importe.
Existen tres documentos a los que se debe prestar atención en este punto. El libro diario, que recoge todas las operaciones del negocio en orden cronológico. El libro de ventas e ingresos, que recoge las facturas emitidas por orden de numeración. Y el libro de compras, que recoge las facturas que suponen gastos para la actividad.
Para facilitar el proceso de conciliación bancaria, y en función del volumen de operaciones, se pueden segregar e ir comparando de forma paulatina los movimientos en cada fuente de información por meses, semanas o incluso días, si así fuese necesario.
Tomando en cuenta la información del libro diario y la del libro de registro de ventas, compararemos si concuerdan con los movimientos de ‘Haber' que se hayan producido en la cuenta bancaria.
El mismo proceso que el punto anterior, aunque en este caso basándonos en el libro diario y el registro de gastos, en comparación con los movimientos de tipo ‘Debe' de la cuenta empresarial.
Además de comprobar, movimiento a movimiento, si existen diferencias, se debe realizar la suma de todas las operaciones. Tanto en periodos de tiempo marcados, como por ejemplo, mes a mes, como totales. Es la comprobación final para asegurar una conciliación bancaria sin errores.
En el caso de que, durante el proceso de conciliación, se detecten errores y discrepancias entre los libros y el extracto bancario, deben corregirse realizando las anotaciones necesarias en uno u otro lado.
Si utilizas un software de contabilidad como Holded, y lo has conectado con tu cuenta bancaria, dentro del programa ya tienes todo lo que necesitas para hacer la conciliación bancaria. En el caso de que tengas que realizar el proceso de forma manual, necesitarás:
La frecuencia de esta actividad contable depende de cada caso. Influyen factores como el tamaño de la empresa y el volumen de transacciones. En general, se recomienda no tardar más de un mes en realizar la conciliación bancaria. En caso de empresas con más volumen de operaciones, debe ser más habitual.
Un descuadre contable puede producirse por diferentes causas, como errores de registro, omisión de alguna transacción, cobros o pagos pendientes o diferencias de cambio por uso de monedas extranjeras. Algunos de los desajustes más comunes son:
No hay una ley en particular que obligue a las empresas a realizar esta actividad. Sin embargo, es una práctica muy recomendable y puede ser incluso indispensable para poder cumplir las obligaciones legales y fiscales. Por tanto, en última instancia, se trata de un imperativo para poder llevar correctamente las finanzas e impuestos de la mayoría de empresas.
Entender la teoría es fundamental, pero ver cómo se aplica en el día a día marca la verdadera diferencia. Para que puedas trasladar estos conceptos a la realidad de tu negocio, analizamos varios casos concretos que te encontrarás habitualmente.
Imaginemos una empresa que ha realizado tres trabajos de asesoría en el mes de junio con los siguientes importes y fechas, para los que ha emitido las correspondientes facturas:
Para cada uno de esos movimientos, la empresa habrá registrado en su libro contable de ventas las siguientes anotaciones:
Posteriormente, entramos a nuestra cuenta bancaria y solicitamos el extracto de los movimientos tipo ‘Haber’ entre los días 1 y 30 de junio. Obtendremos un documento similar a este
Como vemos, las fechas no coinciden. Esto no sería un inconveniente para realizar correctamente la conciliación bancaria. De hecho es lo más habitual, dado que la fecha de valor de la cuenta bancaria hace referencia al momento en el que se abona la factura. Cuestión que, en muchas ocasiones, no coincide con el mismo día en que se emite y envía al cliente.
Siguiendo con el ejemplo, lo importante aquí es corroborar que ambos coinciden. Como, en efecto, ocurre en el caso descrito, con lo que la conciliación bancaria se estaría realizando correctamente y sin detectar errores.
Esta misma empresa, para sus labores de asesoría, abona mensualmente dos licencias de programas informáticos. También realiza publicidad en revistas especializadas para promocionar su actividad.
Estos movimientos deben haberse anotado en el libro de gastos o compras del siguiente modo:
Para realizar la conciliación bancaria de estos gastos la empresa debe consultar ahora el extracto de su cuenta bancaria correspondiente a los meses de junio y julio. Porque es probable que el abono de la última cantidad se haya realizado posteriormente a la fecha de emisión, que ya pertenece al mes de julio.
Es importante que, ahora, filtre los movimientos de tipo ‘Debe’, pues son los que representan la salida de dinero. Al hacerlo, debería obtener lo siguiente.
Al coincidir los importes y los conceptos a los que se asocia, el proceso de conciliación bancaria habría terminado de forma correcta.
Retomando el primero ejemplo, imaginemos que una de las asesorías que ha realizado la empresa todavía no ha sido cobrada, y ha sobrepasado la fecha de vencimiento.
En este caso, es importante abrir un apunte en el documento de conciliación bancaria para que, en el siguiente periodo de revisión, sepamos que partimos con ese déficit. En este caso, el ejemplo de conciliación bancaria sería:
En este ejemplo, el siguiente proceso de conciliación bancaria empezará en negativo, a la espera de ser ajustado cuando, en efecto, la empresa deudora abone la cantidad.
La excelencia en la conciliación bancaria se alcanza adoptando una serie de hábitos y estrategias clave que te permitirán, no solo conciliar bien, sino hacerlo de forma más eficiente y proactiva.
Pero, sin duda, la mejor práctica para optimizar el proceso de conciliación bancaria es contar con un software que facilite el proceso, reduciendo posibles errores manuales y ahorrando tiempo que puede dedicarse a otros aspectos del negocio.
Un software de facturación y contabilidad es un gran aliado para automatizar la conciliación bancaria. Se ahorra una enorme cantidad de tiempo y se reducen considerablemente los riesgos de contabilizar erróneamente las operaciones.
Aunque puede realizarse mediante hojas de cálculo tipo Excel, un software como Holded permite mucho más, lo que le convierte en uno de los mejores programas de contabilidad.
Por ejemplo, mediante la creación de reglas que permitan a la aplicación buscar movimientos en tu cuenta con el término ‘cuotas Seguridad Social’. El sistema, automáticamente, añade el movimiento al proceso de conciliación, dentro de la partida correspondiente y sin errores tipográficos en importes o conceptos.
Además, el lanzamiento de Holded Wallet va un paso más allá: con esta función, podrás crear una cuenta de empresa directamente dentro de la plataforma, con la que enviar y recibir dinero, pagar facturas y algo que te facilitará enormemente tu gestión financiera:
automatizar por completo la conciliación bancaria. Holded Wallet te ofrece un IBAN español propio, protección total para tus fondos y una cuenta lista y verificada en menos de 72 horas.
Lo primero, es detectar la cuantía de la diferencia. Y tratar de encontrar facturas emitidas o recibidas que pudieran coincidir y que todavía no han sido abonadas por alguna de las partes. Suele ser el caso más común de falta de conciliación.
En el caso de que la irregularidad no provenga de ahí, debemos revisar el concepto del extracto bancario que no tenemos contemplado, para tratar de entender su procedencia.
Podría darse el caso de no contar con la factura recibida por parte de un proveedor de suministro eléctrico que, sin embargo, sí ha domiciliado el importe del mes de suministro en nuestra cuenta.
En este caso, será necesario solicitar al proveedor el reenvío de la factura generadora de ese gasto, para actualizar los libros de gastos y subsanar la desavenencia en la conciliación.
Es importante que quien realiza la conciliación bancaria tenga acceso a toda la documentación de ingresos, gastos y movimientos bancarios. Es clave no depender de terceros para acceder a esta información, con el objetivo de realizar la conciliación sin grandes pérdidas de tiempo.
Por otro lado, se recomienda realizar el proceso, al menos, cada mes. Es la mejor manera de no acumular excesivos movimientos que pudieran dar lugar a diferentes desavenencias.
La automatización en la gestión de libros contables, así como la conexión de cuentas bancarias con software de facturación es otra precaución interesante para, de nuevo, reducir el tiempo que se invierte en este proceso, así como los errores por apuntes manuales mal tomados.
La conciliación bancaria es una red de seguridad que nos ayuda a detectar inconsistencias en nuestras cuentas que pueden ser perjudiciales para la empresa. En primer lugar, porque nos ayuda, por ejemplo, a detectar clientes morosos.
Por otro lado, una correcta llevanza de libros contables es obligatoria por Ley para empresas y autónomos. Los errores en los mismos pueden dar lugar a sanciones por parte de la Agencia Tributaria, sean intencionados o no. La conciliación bancaria nos permitirá detectarlos y subsanarlos antes de que sea Hacienda quien solicite información o abra expediente.
